Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: 15 wskazówek dotyczących śledzenia czasu pracy pracowników
Ponieważ coraz więcej pracowników pracuje zdalnie, śledzenie czasu staje się ważniejsze niż kiedykolwiek. Może obniżyć koszty pracy dla kadry zarządzającej. I zwiększa zaangażowanie pracowników dla pracowników. Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu może pomóc nawet małej firmie spełnić wymagania dotyczące zgodności.
Najlepsze praktyki monitorowania czasu pracy pracowników
Poszukiwanie najlepszego produktu lub aplikacji do śledzenia czasu nie musi być przytłaczające ani mylące. Istnieją najlepsze praktyki dla określonych branż. Jak opieka zdrowotna i firmy, które zatrudniają pracowników na godziny. Są też inne względy. Na przykład ten, który wybierzesz, powinien oferować dane śledzenia czasu i przestrzegać zasad, takich jak zasady związkowe.
Przeczytaj o najlepszych praktykach i wskazówkach dotyczących śledzenia czasu poniżej.
1. Oferuj zachęty
Założycielem jest Willie Greer Analityk Produktu. Mówi, że zapewnienie zachęt dla pracowników to dobry punkt wyjścia. To świetny sposób, aby zachęcić pracowników do śledzenia czasu.
„Weź pod uwagę członków personelu, którzy przestrzegają zasad i rozwijają się zgodnie ze standardami” — pisze.
Małe prezenty działają. Podobnie jak dodatkowy dzień wolny od pracy.
2. Dostosuj
Po wybraniu rozwiązania otrzymasz bogactwo danych śledzenia. Upewnij się, że możesz dostosować narzędzie i śledzić potrzebne informacje.
„Niektóre konkretne zadania muszą mieć konfigurowalną opcję śledzenia czasu”, pisze Nikolina Jeric, założycielka 2Date4Love.com. „Ważne jest, aby sprawdzić, czy oprogramowanie można dostosować do konkretnych potrzeb biznesowych”.
3. Proste śledzenie czasu
Jeśli śledzisz czas, ale zajmujesz go zbyt dużo, cel zostaje pokonany. Utrzymywanie rzeczy w prostocie jest drogą do zrobienia. Na przykład skonfigurowanie zarządzania projektami i kategorii zadań ułatwia pracownikom śledzenie czasu.
4. Szukaj integracji
„Wybierz rozwiązanie, które oferuje integrację listy płac i śledzenie offline”, pisze Thierry Tremblay, dyrektor generalny i założyciel firmy Kohezja. „Powinno mieć kompleksowe raportowanie, w tym koszty i zwrot z inwestycji, oraz obsługiwać wiele walut”.
5. Skorzystaj z dedykowanego personelu
Pozwól tylko określonym osobom w Twojej firmie tworzyć zadania i projekty oraz przydzielać je.
„Jeśli wszyscy zaczną to robić, zrobi się bałagan” — pisze Tremblay. „Twoje raporty nie dają jasnego przeglądu danych”.
6. Nie przesadzaj
Śledzenie czasu w Twojej firmie jest ważne. Nie musisz jednak przesadzać. Na przykład nie każdy e-mail wysyłany do klienta musi być dodawany. Jednak handlowcy spotykający się z klientami muszą śledzić swój czas.
Oto wskazówka. Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś dodawać elementy, które trwają dłużej niż 15 minut. Pamiętaj tylko, że zbyt wiele szczegółów może zniekształcić wyniki.
7. Wybierz dobry interfejs
Poniżej znajdziesz kilka dobrych pytań, które warto zadać.
„Czy aplikacja jest wygodna w użyciu? Czy zapewnia potrzebne produkty w dogodnym dla Ciebie formacie? Upewnij się, że zarówno interfejs rzeczywistego trackera, jak i dane wyjściowe, które zapewnia, są przydatne” – sugeruje Trond Nyland, założyciel i dyrektor generalny Mattress Review.
8. Zgadnij, kiedy musisz
Wiele opcji śledzenia czasu ma opcję timera. Pracownicy i kierownicy mogą zapomnieć o włączeniu lub wyłączeniu. Kiedy tak się stanie, zachęć pracowników do dokładnego odgadnięcia czasu, który przegapili.
9. Użyj przypomnień
Allan Borch jest hakerem wzrostu i założycielem DotcomDollar. Ma kilka dobrych sugestii dotyczących efektywnego śledzenia czasu.
„Korzystaj z przypomnień i alertów, aby nękać cię na wypadek, gdybyś zapomniał śledzić swój czas” – pisze.
10. Wejdź w rutynę
Borch mówi również, że szczegóły i procedury mają znaczenie: „Codziennie śledź czas i zawsze wskazuj, które zadanie jest śledzone”.
11. Uwzględnij kwoty niepodlegające rozliczeniu
Uzyskanie dokładnego obrazu tego, jaka część kosztów projektu obejmuje koszty niepodlegające rozliczeniu. Dlatego dobrze jest uwzględnić takie elementy, jak rozmowy i sesje burzy mózgów. Nie zawsze możesz dodać je do faktury. Ale są nieocenione, gdy widzisz wzorce i musisz obliczyć stawkę godzinową.
12. Prawidłowo zapisuj swój czas
Wreszcie, właściwe kategoryzowanie przedmiotów ma duże znaczenie w Twojej pracy.
„Zawsze łącz zadania, nad którymi pracujesz, z projektami, do których należą” — pisze Borch.
13. Ucz się na podstawie danych śledzenia czasu
Charlie Worrall jest dyrektorem ds. marketingu cyfrowego w firmie Cyfrowy Imaginaire. Mówi, że z zebranych danych można wyciągnąć wnioski dotyczące wielkiego biznesu.
„Czas śledzenia nie zawsze powinien dotyczyć tego, jak szybko Twoi pracownicy mogą pracować” — mówi. „To powinno być coś, z czego można się uczyć. Jeśli pracownicy utkną w pewnym punkcie procesu, może być z nim coś nie tak. I może istnieć sposób na skrócenie czasu poprzez automatyzację i aktualizacje”.
14. Powiąż śledzenie czasu z szacunkami
Oprogramowanie może pomóc w śledzeniu wydajności pracowników. Możesz go również użyć do tworzenia lepszych szacunków dla przyszłych projektów. Możesz użyć zebranych danych, aby ustalić konkurencyjną cenę. Możesz też poszukać miejsc, w których można obniżyć koszty, zanim sporządzisz kosztorys.
15. Miej plan
Utrzymywanie prostoty jest ważne. Dotyczy to niezależnie od tego, czy używasz oprogramowania, czy arkusza kalkulacyjnego do śledzenia czasu. Dobrym pomysłem jest trochę wcześniejszego planowania. Na przykład powinieneś zdecydować, czy zamierzasz śledzić projekty, czy poszczególnych pracowników w swojej pracy.
Zrozumienie, co chcesz zrobić, pomoże Ci wybrać odpowiedni produkt.
Jakie są zalety śledzenia czasu pracy pracowników?
Dean Mathews jest założycielem i dyrektorem generalnym firmy Na zegarze. Dostarczył kilka przemyśleń na temat bonusów śledzenia czasu.
„Na początek prawo wymaga śledzenia czasu personelu” — pisze. „Departament Pracy (DOL) stwierdza, że należy śledzić czas pracy wszystkich pracowników godzinowych”.
Mówi również, że zbieranie danych śledzenia czasu zapewnia wgląd w biznes. Zmniejsza to spory płacowe, eliminując błędy i ogólnie oszczędza czas. Mathews twierdzi, że śledzenie czasu przynosi korzyści także pracownikom.
„Pracownicy czerpią korzyści z wglądu w swoje przepracowane godziny, wnioski o urlop/bilans oraz planowane harmonogramy pracy” — mówi.
Dodaje ostatni punkt, w jaki sposób przedstawić personelowi pomysł, w jaki chcesz śledzić ich czas: „Śledzenie czasu powinno przynosić obopólne korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Jeśli nie, pracownicy będą postrzegać to jako taktykę „starszego brata”.
Jaka jest najlepsza aplikacja do śledzenia czasu pracy pracowników?
Oprócz OnTheClock istnieje wiele aplikacji do śledzenia czasu pracowników do wyboru. Mają one na celu usprawnienie pracy zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pracodawców.
- Arkusze. Ta opcja oferuje interaktywne raporty w czasie rzeczywistym. Jedną z innych dużych zalet jest fakt, że do tego produktu można podłączyć oprogramowanie płacowe. Istnieje nawet aplikacja mobilna, za pomocą której można ostrzegać pracowników o godzinie wejścia i wyjścia.
- Kleszcz jest prostym rozwiązaniem. Małe firmy muszą wybrać zadanie lub projekt i po prostu kliknąć przycisk, aby rozpocząć śledzenie czasu. Uzyskaj bezpłatną 30-dniową wersję próbną tego produktu. Jest nawet Tik Apple Watch Aplikacja dla zapracowanych przedsiębiorców.
- Wieczna godzina oferuje listę integracji, które mogą być przydatne dla małych firm. Na przykład ten produkt integruje się ze Slackiem. Oferuje możliwość śledzenia swoich budżetów w czasie rzeczywistym
Więcej informacji znajdziesz w artykule: Aplikacje do śledzenia czasu i wydatków: 27 rozwiązań
Jak wybrać rozwiązanie do śledzenia czasu?
Mathews mówi, że pierwszym krokiem jest lista kontrolna określająca twoje cele, gdy patrzysz na śledzenie czasu. Przedstawia kilka obszarów do rozważenia: „Jakie są twoje problemy, problemy, które chcesz rozwiązać i co chcesz osiągnąć?”
Sugeruje, abyś szukał następujących funkcji, gdy chcesz śledzić czas w swojej firmie.
- Pracownicy muszą mieć możliwość rejestrowania wejść i wyjść
- Wsparcie dla płatnego czasu wolnego (PTO) i wniosków personelu o PTO
- Aplikacje na telefon
- Planowanie pracowników
- Monitorowanie i kontrola lokalizacji dla pracowników mobilnych (GPS, geofencing itp.)
- Integracja z dostawcą usług płacowych
- Opcje online vs. na miejscu
- Kosztorysowanie prac i projektów
- Wsparcie pracowników etatowych
- Alerty i powiadomienia pomagające w zarządzaniu firmą
- Funkcje raportowania
Według Mathewsa następna jest lista potencjalnych systemów śledzenia czasu. Podaje kilka wskazówek:
„Wyszukiwane hasła Google, takie jak „zegar czasu pracy pracownikalub „zegar czasu” – pisze. „Bądź pomysłowy, aby uzyskać obszerną listę potencjalnych opcji. Poproś swoich pracowników i innych właścicieli firm o rekomendacje dotyczące tego, z czego korzystali wcześniej”.
Na koniec musisz zademonstrować system śledzenia czasu.
Większość systemów śledzenia czasu ma bezpłatny okres próbny. Korzystaj z różnych funkcji, dodawaj pracowników i przeglądaj raporty.
„Pamiętaj, aby wysłać kilka próśb o wsparcie, aby upewnić się, że otrzymasz odpowiedzi na wszelkie pytania” — mówi Mathews. Uzyskaj informacje zwrotne od swojego zespołu przed podjęciem decyzji.
Aby uzyskać więcej wskazówek, przeczytaj: Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu
