Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: 25 wskazówek dotyczących etykiety poczty e-mail
Prawdopodobnie wysyłasz dziesiątki e-maili dziennie, ale czy Twoje wiadomości są dobrze odbierane? Czy niektóre z Twoich e-maili po prostu odstraszają ludzi? Możliwe, że łamiesz jakieś kardynalne zasady biznesowej etykiety e-mailowej.
Nasz zespół redakcyjny otrzymuje i wysyła setki e-maili dziennie. Widzieliśmy dobro, zło i brzydotę. Dlatego opracowaliśmy wytyczne dotyczące etykiety e-mail, których ludzie biznesu powinni przestrzegać, aby zapewnić solidną komunikację e-mail.
Wytyczne dotyczące etykiety biznesowej poczty e-mail
Oto 25 wskazówek dotyczących etykiety e-mail, które możesz rozważyć we własnej małej firmie.
Uzyskaj zwrot grzecznościowy i zakończenie w prawo
Pisanie skutecznych e-maili zaczyna się od odpowiedniego powitania i zakończenia. A Badanie Perkbox Insights z 1928 profesjonalistów stwierdziło, że niektóre e-maile z pozdrowieniami i zakończeniami są bardziej preferowane niż inne. Prawie połowa ankietowanych preferuje e-maile zaczynające się od powitania „Cześć”. Inne popularne pozdrowienia to:
- Dzień dobry/po południu (48%)
- Cześć (21%)
- Drogi (20%)
Jeśli chodzi o końcowe wyrażenia w e-mailach biznesowych, respondenci ankiety preferowali następujące:
- Pozdrawiam (69%)
- Dziękuję lub jeszcze raz dziękuję (46%)
- Pozdrawiam (31%)
- Z góry dziękuję (21%)
- Najlepsze życzenia (20%)
A jaki jest najgorszy sposób kończenia biznesowych e-maili? „Kocham”, „Ciepło” i brak podpisu oceniły najgorsze sposoby zamknięcia.
Nie zostawiaj ludzi w zawieszeniu
Potwierdź odbiór wiadomości, do których nie możesz od razu uzyskać dostępu. Poinformuj nadawcę, że go otrzymałeś i odpowie w późniejszym terminie. Powiedz im, kiedy się tego spodziewać. Ustal datę i godzinę i trzymaj się tego.
Gdy wyjeżdżasz na wakacje lub nie ma Cię w biurze na dłużej niż dzień lub dwa, skonfiguruj odpowiedź „poza biurem” lub wiadomość „nieobecny”, aby ludzie otrzymali szybkie potwierdzenie. Podaj datę powrotu do biura i przewidywany termin odpowiedzi. Daj ludziom alternatywny kontakt w pilnych sprawach, na wypadek gdyby musieli natychmiast skontaktować się z kimś w Twojej firmie.
Ogranicz akronimy i żargon
Zanim użyjesz skrótów i akronimów biznesowych lub żargonu w swoich e-mailach, rozważ wiedzę odbiorcy. Jeśli na przykład masz do czynienia z klientami z różnych branż, możesz podać więcej informacji niż w przypadku współpracowników. Nadużywanie akronimów wyklucza ludzi z rozmowy.
Używaj „Odpowiedz wszystkim” tylko wtedy, gdy jest to konieczne
Gdy otrzymasz e-maile zawierające kilka osób, możesz ulec pokusie, by odpowiedzieć wszystkim. Ale może to prowadzić do dużej straty czasu dla odbiorców, jeśli wiadomość nie jest dla nich odpowiednia. Może to być nawet krępujące, jeśli Twoja odpowiedź zawiera poufne informacje o firmie i trafia do klienta, który przypadkowo został skopiowany. Dlatego zachowaj ostrożność i klikaj „odpowiedz wszystkim” tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.
Skorzystaj z funkcji Cofnij wysyłanie
Niektóre klienty poczty e-mail, takie jak Gmail, mają funkcję, która pozwala cofnąć wysłanie wiadomości e-mail do 30 sekund. Jeśli zapomniałeś sprawdzić literówki lub załącznik, działaj szybko i możesz anulować wysyłanie wiadomości e-mail, zanim dotrze na drugi koniec, i wprowadzić poprawki.
Odczekaj 24 godziny przed wysłaniem emocjonalnej wiadomości
Jeśli kiedykolwiek znajdziesz się w sytuacji, w której kusi Cię wysłanie gniewnego lub emocjonalnego e-maila, przygotuj swoją wiadomość. Unikaj naciskania wyślij, dopóki nie odejdziesz na jeden dzień, aby oczyścić umysł. E-maile związane z pracą powinny być pozbawione negatywnych emocji. Otrzymywanie emocjonalnych słów jest bolesne dla innych.
Unikaj używania samych wielkich liter
Nie szalej z CAPS LOCK, ponieważ według ankiety 67% ludzi nie toleruje tego. Zawsze używaj wielkości zdań. Wielkie litery mogą dodać podkreślenia. Ale mogą też wyglądać na krzyczące. Rozważ użycie kursywy lub koloru do wyróżnienia.
Trzymaj to krótko
Około 29% osób twierdzi, że nie toleruje długich e-maili. Czy naprawdę chcesz stracić prawie jedną trzecią czytelników tylko z powodu rozmiaru wiadomości? Szanuj czas swojego zespołu i współpracowników. Używaj krótkich akapitów i formatowania, takich jak wypunktowania, które ułatwiają przeglądanie e-maili.
Zamiast długiego e-maila wypróbuj alternatywę: rozmowę wideo, spotkanie twarzą w twarz lub rozmowę telefoniczną. Jeśli musi to być na piśmie, utwórz osobny raport w załączniku lub udostępnionym dokumencie w chmurze.
Wyraźny temat jest koniecznością
Wiersze tematu powinny dokładnie odzwierciedlać treść. Jasny temat to uprzejmość informująca odbiorcę, czego może się spodziewać przed otwarciem wiadomości. Co więcej, może to mieć wpływ na to, czy ludzie otworzą Twój e-mail, czy go zignorują.
Nie udostępniaj informacji poufnych
Wiadomości e-mail są zbyt łatwe do przekazania i udostępnienia lub przypadkowego wysłania do niewłaściwej osoby. Większość wiadomości e-mail nie ma odpowiedniego formatu do udostępniania poufnych informacji.
Używaj humoru z rozwagą
Możesz ulec pokusie, aby dodać trochę zabawy lub humoru do swoich e-maili. Ale bez języka ciała humor i ton mogą być trudne do rozszyfrowania w e-mailach. Nigdy nie używaj żartów, chyba że masz dobre relacje z odbiorcą.
Ogranicz emotikony i emotikony
Jeśli chodzi o emotikony, emotikony i emotikony, trzymaj je w rozmowach z przyjaciółmi i bliskimi współpracownikami. Klienci i potencjalni klienci mogą postrzegać ich jako nieprofesjonalnych.
Nie spiesz się z przypomnieniami
Daj odbiorcy dzień lub dwa na odpowiedź, w zależności od rodzaju zapytania. Odbiorca może czuć się ukarany, gdy otrzyma przypomnienie, gdy przez cały dzień był poza biurem lub na spotkaniach.
Ponadto przed wysłaniem przypomnień sprawdź folder ze śmieciami lub spamem. Postaw się w sytuacji odbiorcy. Czy ktoś kiedykolwiek skarżył się, że nie otrzymał jednej z twoich wiadomości, zmuszając cię do ponownego wysłania, tylko po to, by odpowiedzieć „Och, była w moim folderze ze spamem”. Prawdopodobnie czułeś się lekko zirytowany, myśląc: „Dlaczego w ogóle tam nie zajrzałeś?”
Uważaj na BCC
BCC to skrót od blind carbon copy i oznacza to, że inni nie widzą osoby skopiowanej w ciemno na liście odbiorców. BCC to dobra etykieta, jeśli chcesz poinformować inne osoby w swojej organizacji i chronić ich imię i nazwisko, stanowisko lub adres e-mail przed udaniem się, powiedzmy, do przedstawiciela handlowego zewnętrznego dostawcy. Ale BCC może być złą etykietą, jeśli twoim celem jest przebiegłość i działanie za plecami współpracownika. Jak się poczujesz, jeśli twój współpracownik dowie się, że jego szef został skopiowany w ciemno? Jeśli może go to zdenerwować, nie używaj tego.
Dodaj osobistą wiadomość podczas przekazywania
Gdy uznasz, że konieczne jest przekazanie wiadomości e-mail współpracownikowi, dodaj wprowadzenie na górze, zamiast po prostu naciskać wyślij. Nie zmuszaj współpracowników do czytania nieznanego wątku e-mail bez kontekstu. Rozważ także zmianę tytułu wiersza tematu, aby miał większy sens.
Dodaj ostatni adres e-mail
Jeśli przygotowujesz zupełnie nową wiadomość e-mail, zacznij od tematu i treści, zanim dodasz adresy e-mail. Zapobiegnie to przypadkowemu wysłaniu go zbyt wcześnie i konieczności marnowania czasu na mówienie innym, aby zignorowali niekompletną wiadomość.
Miej jasne wezwanie do działania
Co chcesz, aby odbiorca zrobił z Twoją wiadomością, jeśli w ogóle? Jeśli chodzi wyłącznie o poinformowanie drugiej osoby, to tak oświadcz. Ale jeśli oczekujesz odpowiedzi, decyzji lub innej rzeczy, bądź krystalicznie czysty. To niesamowite, jak wiele e-maili zawiera niejasne informacje na temat tego, o co prosi się odbiorcę (lub czego nie robi).
Dołącz informacje kontaktowe
Dwadzieścia trzy procent użytkowników poczty e-mail twierdzi, że brak blokady podpisu e-mail jest złą etykietą. Profesjonalny podpis e-mail z odpowiednimi informacjami nie tylko sprawia, że wyglądasz bardziej profesjonalnie; ułatwia to również osobie, z którą się kontaktujesz.
Dołącz odpowiednie informacje, takie jak numer telefonu, strona internetowa firmy i nazwy mediów społecznościowych, aby mogli łatwo skontaktować się z nimi, jeśli mają dodatkowe pytania. Jeśli Twój e-mail zawiera szczegółowe instrukcje, aby dana osoba mogła do Ciebie zadzwonić lub skontaktować się z Tobą w inny sposób, umieść również te dane w treści.
Trzymaj się czerni i bieli
Niektóre osoby próbują dodać trochę pizazz do swoich e-maili za pomocą unikalnych kolorów, czcionek lub elementów projektu. Ale może to źle wpłynąć na niektórych odbiorców. A style, które ci się podobają, mogą sprawić, że będą mniej atrakcyjne dla innych.
Unikaj używania unikalnych kolorów czcionek i wzorów tła w wiadomościach e-mail. Klasyczna czerń i biel jest najłatwiejsza do odczytania. I połącz go z podstawowymi czcionkami, takimi jak Times New Roman. Pomoże Ci to zrobić profesjonalne wrażenie, niezależnie od tego, czy komunikujesz się z pracownikami, czy partnerami. .
Ogranicz wykrzykniki
Niektórzy używają wykrzykników, aby wyrazić podekscytowanie lub życzliwość. Należy ich jednak używać oszczędnie w profesjonalnej poczcie e-mail. W rzeczywistości 16% twierdzi, że ten znak interpunkcyjny jest niedopuszczalny, a 48% toleruje tylko jeden znak interpunkcyjny w e-mailu.
Pamiętaj o tonie e-maila. Na przykład wiadomość e-mail ogłaszająca nowe, ekscytujące produkty lub usługi może obejmować więcej niż wiadomość e-mail dotyczącą problemu z komunikacją z pracownikami. A potem przeczytaj go na końcu, aby sprawdzić, czy nie jest pełen nadmiaru emocji.
Czytać korektę
Nie chcesz poświęcać czasu na tworzenie świetnej wiadomości e-mail tylko po to, aby była zaśmiecona błędami ortograficznymi i gramatycznymi. Poświęć chwilę na sprawdzenie i sprawdzenie pisowni przed wysłaniem, aby móc wychwycić potencjalne błędy. Poszukaj problemów ortograficznych i gramatycznych.
Dodatkowo przeczytaj wiadomość z myślą o tym, jak odbiorca ją przeczyta. Pomyśl o tonie, aby upewnić się, że nie zostanie odebrany w inny sposób.
Następnie wróć i upewnij się, że poprawnie wpisałeś imię i nazwisko osoby w e-mailu. W tym przypadku nie można być zbyt ostrożnym. Wybierz również właściwy adres e-mail — wysyłanie wiadomości na niewłaściwe konta e-mail jest krępujące.
Wiedz, kiedy zachować formalność
Zachowaj bardziej formalny charakter w kontaktach z osobami, do których wysyłasz e-maile po raz pierwszy. Błądź po stronie bycia bardziej formalnym i profesjonalnym zarówno w stosunku do klientów, jak i przełożonych. Formalność jest wyrazem szacunku i jest mniej prawdopodobne, że zostanie błędnie zinterpretowana.
Gdy poznasz kogoś bliżej, możesz stać się mniej formalny. Na przykład możesz użyć imion lub pseudonimu zamiast pełnych imion. Możesz też skrócić powitanie lub pożegnać się z osobami, z którymi regularnie się komunikujesz.
Nie zapomnij dołączyć
Dość często mówi się, że coś się dołącza, a potem zapomina się to zrobić. To nie tylko sprawia, że wyglądasz na zapominalskiego; zmusza również odbiorcę do skontaktowania się z przypomnieniem. Więc sprawdź dwa razy przed wysłaniem.
Dodatkowo nazwij załączniki odpowiednio, jeśli jest ich kilka. To pozwala im uniknąć otwierania każdego z nich, aby zobaczyć, co to jest. Może nawet pomóc im uniknąć otwierania załączników zawierających wirusy lub złośliwe oprogramowanie. Jeśli to możliwe, wysyłaj pliki PDF zamiast plików wymagających określonego programu, aby nie musieli pobierać dodatkowych plików, aby zobaczyć, co wysłałeś.
Weź pod uwagę różne kultury i języki
Czasami możesz korespondować z osobami z różnych kultur lub środowisk za pośrednictwem poczty elektronicznej. Pamiętaj więc, aby wziąć to pod uwagę podczas tworzenia odpowiedzi, aby nikt nie poczuł się urażony ani zdezorientowany.
Na przykład używaj prostych, powszechnie uznanych terminów zamiast slangu skoncentrowanego na Ameryce. Jeśli regularnie komunikujesz się z zespołami lub odbiorcami w danym kraju, poszukaj informacji o tej kulturze, aby uzyskać jeszcze bardziej szczegółowe informacje i uniknąć nieporozumień.
Rozpocznij nowy łańcuch wiadomości e-mail dla nowych tematów
Wysyłając e-maile do kogoś, z kim często korespondujesz, kuszące może być ciągłe utrzymywanie tylko jednego łańcucha. Może to jednak utrudniać organizację rozmów. Rozpocznij więc nowy łańcuch dla każdego nowego przedmiotu.
Na tej samej zasadzie przekazuj wiadomości tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. I unikaj klikania opcji „Odpowiedz wszystkim”, gdy chcesz wysłać wiadomość tylko do jednego lub dwóch odbiorców w łańcuchu e-mail.
Co należy, a czego nie należy robić w przypadku biznesowej poczty e-mail?
Dos:
- Prowadź profesjonalną korespondencję biznesową.
- Twórz e-maile, które szanują czas ludzi.
- Trzymaj się tematu i przejdź do sedna.
czego nie robić:
- Nie nadużywaj emotikonów ani wykrzykników.
- Nie używaj slangu w stosunku do klientów lub partnerów biznesowych, których dobrze nie znasz.
- Nie używaj emocjonalnych słów.
- Nie używaj sarkazmu i uważaj na humor i ton, aby przypadkowo nie urazić podczas wysyłania wiadomości e-mail.
Jakie są korzyści z etykiety e-mailowej?
Przyjęcie zasad etykiety e-mailowej ma pięć zalet:
- Profesjonalizm.
- Poprawiony wizerunek firmy.
- Lepsza reakcja na komunikaty sprzedażowe.
- Efektywność organizacyjna i oszczędność czasu.
- Zmniejsz odpowiedzialność w miejscu pracy, unikając niewłaściwego tonu lub błędnej interpretacji.
Więcej wskazówek dotyczących etykiety:
Wskazówki dotyczące etykiety biurowej
Etykieta spotkania online
