Microsoft Excel: co za program. Być może jest to jedno z najczęściej używanych programów w biznesie. Trudno nam sobie wyobrazić, co byśmy bez niego zrobili.
Jednak ta wspaniała aplikacja ma znacznie większy potencjał niż zwykły stół — w rzeczywistości jest niezwykle potężnym narzędziem, które może znacznie usprawnić Twoje operacje. Z tego powodu zebraliśmy niektóre z naszych ulubionych funkcji programu Excel, które mogą pomóc Twojej firmie osiągnąć sukces (zobacz, co tam zrobiliśmy?), bez względu na to, na czym się koncentruje.
1. VBA i makra
Jeśli mamy omówić program Excel, równie dobrze możemy zanurzyć się na głęboką wodę. Visual Basic of Applications, w skrócie VBA, to język programowania używany w programie Excel, który Ci w tym pomoże dostosuj swoje prześcieradła. Potrafi tworzyć automatyzacje, manipulować interfejsem użytkownika i ustanawiać nowe funkcje. Zanim jednak zaczniesz myśleć, że brzmi to niezwykle skomplikowanie, piękno tego języka polega na jego naturalności.
Zamiast znać się na kodowaniu, VBA używa instrukcji przypominających zdania, aby zbudować niezbędną funkcjonalność. Można na przykład zautomatyzować czyszczenie danych, modyfikować wiele arkuszy i formatować dane. Jest to ogromne ułatwienie dla każdego arkusza kalkulacyjnego i nie wymaga wiele pracy, aby zobaczyć wyniki. VBA jest również często używany w połączeniu z makra które mogą pomóc w dalszej automatyzacji arkusza kalkulacyjnego.
2. Tabele przestawne
Dla tych, którzy muszą przeglądać i analizować mnóstwo danych, nie ma nic lepszego niż tabela przestawna. Mogą one wyświetlać potrzebne informacje w bardzo skondensowany sposób, wspierając Twoje wysiłki i znacznie ułatwiając radzenie sobie z ogromnymi ilościami danych. Tego rodzaju tabela składa się z wierszy, kolumn, pól danych i stron, po których można się przemieszczać i na różne sposoby analizować wybrane dane w czasie rzeczywistym.
Dzięki tabelom przestawnym można szybko znajdować wzorce, podsumowywać dane i tworzyć raporty. To genialne przewodnik krok po kroku z Hubspot pomoże Ci dowiedzieć się, jak z nich korzystać, także przy porównywaniu sprzedaży i wyodrębnianiu liczby pracowników.
3. WYSZUKAJ PIONOWO
W biznesie czasami mamy dane przechowywane w wielu tabelach lub arkuszach. Możesz na przykład mieć listę pracowników i ich działów lub stanowisk oraz osobną listę z ich wynagrodzeniami. Jeśli chcesz dodać pasujący tytuł stanowiska do wynagrodzenia pracownika, ręczne wykonanie tej czynności zajęłoby dużo czasu i energii (i frustracji), zwłaszcza jeśli masz duży zespół.
Istnieje jednak formuła programu Excel, która może pomóc w zautomatyzowaniu tego procesu: WYSZUKAJ PIONOWO. Dzięki niemu możesz dopasowywać listy z różnych tabel i tworzyć bardziej całościowy arkusz. Jest niezwykle łatwy w użyciu — a
prosta formuła — nie tylko pozwoli Ci to zaoszczędzić czas, ale także znacznie ułatwi realizację zadań wymagających większej ilości informacji.
4. Konwertuj na aplikację internetową
Chociaż nie jest to funkcja dostępna w programie Excel, przekształcenie arkusza kalkulacyjnego w aplikację internetową może usprawnić wykorzystanie go w firmie, zwłaszcza gdy wielu interesariuszy musi korzystać z tego samego arkusza kalkulacyjnego. „Arkusze kalkulacyjne mogą wymknąć się spod kontroli, jeśli są udostępniane lub używane wspólnie” EASA wyjaśnia. „Formuły mogą zostać nadpisane, w obiegu mogą pozostać nieaktualne pliki, a własność intelektualna może zostać ujawniona”.
Konwertując arkusz Excela na aplikację internetową, umożliwiasz pełną współpracę pomiędzy członkami Twojego zespołu a każdą osobą, która potrzebuje dostępu do danych, ograniczasz dostęp osób postronnych do Twojego adresu IP i umożliwiasz płynną, jednoczesną pracę na Twoich stołach. Możesz to zrobić za pomocą aplikacji o niskim kodzie lub zdać się na firmę, która zrobi to za Ciebie – na przykład EASA.
