Role w zarządzaniu projektami nie są uniwersalne. Obejmują różne branże, a każda rola jest unikalna dla danej firmy. Jednak większość ról nadal wymaga tych samych umiejętności, aby odnieść sukces. Niezależnie od tego, czy opanowujesz sprawny przepływ pracy w projekcie tworzenia stron internetowych, czy korzystasz z tablic Kanban z kreacją, Twój podstawowy zestaw umiejętności prawdopodobnie pozostanie taki sam. Poniższych pięć podstawowych umiejętności zarządzania projektami z pewnością zapewni Tobie i Twojemu zespołowi sukces.
1. Przywództwo i zarządzanie zespołem
Ustaw ton. Aby skutecznie zarządzać projektem od początku do końca, trzeba pewnie kierować zespołem zarówno jako motywator, jak i system wsparcia.
Prowadzić poprzez wyznaczanie celów. Jako kierownik projektu, planując pracę, pamiętaj o celach klienta. Łatwo jest dać się wciągnąć w codzienne zadania i planowanie i stracić koncentrację na ogólnym celu projektu. Jeśli jednak będziesz dawać przykład i utrzymywać ten cel w rozmowach podczas wewnętrznych spotkań współpracy, codziennej komunikacji i dyskusji z klientami, przyniesie to korzyści zarówno wewnętrznemu zespołowi, jak i całemu projektowi.
Powiązana zawartość:
Kieruj ze wsparciem i odpowiedzialnością. Każdy pracuje inaczej i jako kierownik projektu bardzo szybko się tego uczysz. Oznacza to, że możesz mieć dwa identyczne projekty, ale każdy projekt będzie działał inaczej, jeśli masz dwa unikalne zespoły. Musisz nauczyć się zarządzać różnymi sposobami, dzięki którym różni członkowie zespołu wykonują swoją najlepszą pracę.
Może to oznaczać, że jeden członek zespołu pracuje liniowo, inny priorytetowo traktuje trudne zadania w pierwszej kolejności, inny najlepiej współpracuje z zespołem, a jeszcze jeden woli pracować jako samotny wilk. Nie Twoim zadaniem jest mówić komuś, jak ma pracować. Twoim zadaniem jest jednak zapewnienie im narzędzi i informacji, których potrzebują, aby odnieść sukces, jak najlepiej wykonywać swoją pracę i pociągnąć ich do odpowiedzialności za przestrzeganie tych standardów.
2. Komunikacja
Komunikacja jest podstawą każdej roli związanej z zarządzaniem projektami, którą przyjmiesz. Wszystko tkwi w szczegółach: wiadomości Slack, czaty G, rozmowy telefoniczne, e-maile, rozmowy wideo. Sposób, w jaki komunikujesz się ze współpracownikami i klientami za pośrednictwem tych kanałów, może mieć ogromne znaczenie.
Dla kierownika projektu szczegóły przedstawione w komunikacji mogą zadecydować o tym, czy zadanie zostanie wykonane prawidłowo, czy nieprawidłowo. Musisz skutecznie przekazać zarówno drobne szczegóły zadania, jak i ogólne szczegóły całego projektu. W razie wątpliwości zawsze komunikuj się nadmiernie.
Poza komunikacją wewnętrzną nie można oczekiwać, że klienci będą wiedzieć lub rozumieć, co zrobił zespół wewnętrzny, bez udostępnienia tych szczegółów. Komunikując się z klientami, poświęć czas na przedstawienie ogólnych zwycięstw w oparciu o pracę wykonaną przez zespół.
3. Ustalanie oczekiwań
Oprócz prowadzenia zespołu poprzez efektywną komunikację, należy określić odpowiednie oczekiwania wobec projektu. W grę wchodzą tutaj zarządzanie zasobami, zarządzanie czasem i planowanie.
Co należy uzupełnić? Kto może go ukończyć? A kiedy będzie można go ukończyć?
Zanim będziesz mógł określić oczekiwania, musisz realistycznie spojrzeć na obciążenie pracą w ramach projektu, zespół i istniejące harmonogramy. Rzadko, jeśli w ogóle, projekt mieści się dokładnie w idealnym harmonogramie. Kiedy to zaakceptujesz, wszystko stanie się mniej stresujące. Bycie szczerym wobec siebie, swojego wewnętrznego zespołu i klientów w kwestii tego, co można zrobić i kiedy, na dłuższą metę, ułatwi wszystkim życie.
Przekonasz się, że jeśli dasz sobie i swojemu zespołowi odpowiednią ilość czasu na wykonanie wspaniałej pracy, którą są w stanie wykonać, jakość będzie widoczna.
4. Rozwiązywanie problemów
Słyszałeś to już wcześniej: pracuj mądrzej, a nie ciężej. Rozsądnie jest przyjąć takie podejście jako kierownik projektu, gdy będziesz musiał stawić czoła nieuniknionym przeszkodom, które staną na Twojej drodze.
Będziesz testowany w niezliczonych scenariuszach, w których nie ma jasnej odpowiedzi ani wyniku. Nie komplikuj nadmiernie spraw. Jeśli nie wiesz od czego zacząć, poproś o pomoc. Nie myśl, że musisz sam dźwigać ten ciężar.
I odwrotnie, jeśli zauważysz, że członek zespołu ma trudności i wykracza to poza Twoją codzienną rolę, wkrocz i zapoznaj się z jego obciążeniem pracą, aby móc mu pomóc. Wykorzystaj dostępne narzędzia i swoich współpracowników, aby poradzić sobie z sytuacjami, które początkowo mogą wydawać się nierozwiązywalne. Nie bój się złamać standardowego procesu, aby coś zrobić. Ważniejsze jest, aby się skoncentrować i znaleźć rozwiązanie, nawet jeśli wykracza ono poza Twoją strefę komfortu.
5. Negocjacje i elastyczność
Negocjacje i elastyczność idą w parze z rozwiązywaniem problemów. Być może masz idealnie zaplanowany kolejny miesiąc pracy, a potem odbierasz telefon od klienta i okazuje się, że zmieniły się priorytety i wszystko wymaga zmiany.
Jako kierownik projektu będziesz stale wymieniać jedno zadanie na drugie, zmieniać priorytety i negocjować wewnętrznie i zewnętrznie, aby dotrzymać terminu. Często będziesz mieć sprzeczne obciążenia, gdy na przykład coś jest priorytetem dla klienta, ale tak naprawdę nie poruszy igły pod względem wydajności. Spotkasz się także z sytuacjami, w których będziesz musiał zamienić pracę jednego klienta na innego, aby dotrzymać terminu lub dostarczyć przedmiot o wysokim priorytecie.
Kluczem do sukcesu jest elastyczność. Zrozum, że kiedy ustalisz harmonogram, w 90% przypadków ulegnie on zmianie.
Każda rola i zespół są wyjątkowe, ale jeśli będziesz stale pamiętać o tych pięciu podstawowych umiejętnościach, przekonasz się, że dzięki nim będziesz o wiele bardziej skuteczny jako kierownik projektu i o wiele bardziej niezawodny jako źródło informacji dla klientów i zespołu wewnętrznego.
