W każdej firmie istnieją procesy zarządzania fakturami. Czasami są one wykonywane ręcznie, czasami automatycznie, a najczęściej stanowią kombinację obu. Jednak nie każda firma posiada elektroniczny system fakturowania. Ale powinni. Fakturowanie elektroniczne oferuje wiele korzyści każdej organizacji i może pomóc jej w łatwym i skutecznym śledzeniu faktur/płatności dostawców. Oto pięć powodów, dla których potrzebujesz już dziś rozwiązania do fakturowania elektronicznego w swojej firmie.
Automatyzacja zobowiązań
Jedną z kluczowych zalet fakturowania elektronicznego jest automatyzacja płatności. Ręczne fakturowanie jest drogie, podatne na błędy i może zająć znaczną ilość czasu. Konieczność ich automatyzacji jest większa niż wcześniej, zwłaszcza że firmy poruszają się znacznie szybciej w epoce cyfrowej. Oznacza to, że możesz szybko przetwarzać faktury wsadowo i ograniczyć ręczne wprowadzanie danych i archiwizację dokumentów. Automatyzacja oszczędza także czas, eliminując konieczność przeglądania każdej faktury z osobna. Co więcej, pracownicy AP mogą zarządzać fakturami z własnych urządzeń. Oznacza to, że mogą sprawdzać błędy, wysyłać, odbierać i zatwierdzać faktury ze swoich telefonów lub biurek w dowolnym miejscu i czasie.
Ulepszone prowadzenie rejestrów
Posiadanie elektronicznego systemu fakturowania pomaga w lepszym prowadzeniu dokumentacji i audytowaniu w Twojej organizacji. Oprócz faktur elektronicznych możesz skanować/przesyłać faktury papierowe, aby utworzyć zapis elektroniczny. To znacznie ułatwia przyszłe wyszukiwanie informacji. Ponadto przechowywanie wszystkich faktur w jednym systemie gwarantuje, że plik audytu będzie gotowy do użycia, jeśli zajdzie potrzeba jego szybkiego przeprowadzenia. Oprogramowanie do e-faktur jest niezwykle pomocny w śledzeniu, zatwierdzaniu i nie tylko. Może również pomóc w weryfikacji wiadomości e-mail na różnych poziomach tolerancji. Jeśli musisz znaleźć określoną fakturę lub ustawić określone filtry dotyczące szukanych faktur, ręczne wykonanie tej czynności może zająć zbyt dużo czasu. Korzystając z wbudowanych funkcji oprogramowania do fakturowania, można je znaleźć szybko i sprawnie. Co więcej, możesz szybko wyodrębnić dane z dowolnej faktury i wysłać je bezpośrednio do skrzynki pocztowej działu AP. Może to zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów, a jednocześnie ułatwić dostawcom wykonanie pracy (i otrzymanie zapłaty na czas!). Dzięki takiemu prowadzeniu rejestrów możesz mieć oko na wydatki i efektywnie zarządzać ryzykiem.
Zarządzanie kapitałem obrotowym
Kolejny obszar, w którym e-fakturowanie sprawdza się w zarządzaniu kapitałem obrotowym. Kapitał obrotowy – pieniądze, którymi Twoja firma dysponuje na realizację krótkoterminowych celów/obowiązków – musi być monitorowany i odpowiednio zarządzany, aby zapewnić wartość organizacji. Wdrażając rozwiązanie do fakturowania elektronicznego, możesz mieć pewność, że dostawcy otrzymają płatności szybciej i na czas. Może to odblokować rabat za wcześniejszą płatność i budować lepszą relację z dostawcą. Może także pomóc w efektywniejszym zarządzaniu przepływem środków pieniężnych. Automatyczne przypomnienia pomagają mieć pewność, że faktury zostaną opłacone na czas, a automatyzacja procedur płatności pomaga w śledzeniu całego procesu płatności. Prawidłowe wykorzystanie oprogramowania do fakturowania elektronicznego pozwala zoptymalizować kapitał obrotowy i cieszyć się wypłacalnością przepływów pieniężnych.
Sztuczna inteligencja
Sztuczna inteligencja to coś więcej niż tylko nowatorskie narzędzie, które może generować wszystko, co tylko pojawi się w wyobraźni użytkownika. To solidne narzędzie edukacyjne, które pozwala gromadzić, oceniać i analizować informacje, aby pomóc firmom poprowadzić firmę we właściwym kierunku. Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe to niesamowite aspekty nowoczesnej technologii, które można zastosować do wszystkiego, od zrozumienia łańcucha dostaw po uzyskanie lepszego wglądu w potencjalne ryzyko związane z wydatkami lub nieuczciwe transakcje. Dzięki wykorzystaniu najnowszych i najlepszych technologii AI potężna platforma fakturowania może nie tylko zautomatyzować kilka funkcji Twojej firmy, ale także pomóc znacznie zmniejszyć ryzyko w całej organizacji. Korzystanie ze sztucznej inteligencji do fakturowania elektronicznego może zaoszczędzić czas i pieniądze, pomagając Ci zachować lepsze śledzenie wydatkówi zapobiegać oszustwom. Wszystkie powyższe funkcje umożliwiają firmom wydajniejsze działanie i utrzymanie płynności finansowej.
Łatwiejsza zgodność
Zgodność jako usługa (CaaS) nie pojawia się regularnie przy omawianiu innych modeli usług (takich jak oprogramowanie jako usługa), ale jest równie istotna. Wysyłając faktury na cały świat, firmy muszą przestrzegać: pewien zbiór standardów i rozliczać się z obowiązku podatkowego. Standardy te w dużej mierze zależą od kraju, w którym mieści się siedziba Twojej organizacji. Przepisy cały czas się zmieniają. Firmy muszą mieć pewność, że przestrzegamy przepisów w większości aspektów ich działalności. Chociaż w większości przypadków może to obejmować kwestie związane z prywatnością lub finansami, jest to równie istotne w przypadku rozliczeń i płatności. Jeśli wysyłasz płatności do wielu dostawców, zwłaszcza dostawców spoza kraju, musisz przestrzegać pewnych standardów. Jeśli korzystasz z wielu usług e-fakturowania, masz także do czynienia z wieloma standardami zgodności. Musisz się upewnić, że są one ze sobą zsynchronizowane i że masz jedno centrum, w którym możesz bez problemu wysyłać zgodne faktury. Połączenie tego wszystkiego w jeden produkt saas do fakturowania elektronicznego może pomóc w zarządzaniu tymi wysiłkami.