Rozpoczynasz duży projekt w pracy, kończysz złożone zadanie w wyznaczonym terminie lub znajdujesz rozwiązanie bieżącego problemu, ale żadne z tych osiągnięć nie jest tak satysfakcjonujące jak ten rzadki moment, gdy Twoja skrzynka odbiorcza jest pusta.
Mamy dobrą wiadomość: osiągnięcie Inbox Zero nie musi być rzadkim zjawiskiem. Skorzystaj z tych czasami pomijanych funkcji w programie Outlook 365, aby lepiej organizować swoje wiadomości e-mail i zacząć koncentrować się na ważniejszych zadaniach.
wyd. Uwaga: Niektóre z opisanych tutaj funkcji dotyczą usługi poczty e-mail firmy Microsoft, Outlook.com, ale większość z nich dotyczy wersji programu Outlook dostarczanej z usługą Office 365.
1. Przenieś złożone i niekrytyczne wiadomości e-mail do folderu zadań do wykonania
W programie Outlook 365 możesz utworzyć strukturę folderów do organizowania wiadomości e-mail. Wiele osób używa struktury folderów dla archiwizacja wiadomości e-mail, ale foldery to także świetny sposób na zarządzanie przychodzącymi wiadomościami e-mail jako zadaniami i usuwanie ich z widoku skrzynki odbiorczej. Zamierzamy użyć tych folderów do segregacji wiadomości e-mail, uporządkowania niechlujnej skrzynki odbiorczej i przezwyciężenia przeciążenia poczty e-mail.
Aby to zrobić, utwórz trzy nowe foldery w folderze skrzynki odbiorczej. Pierwszy to folder „Do zrobienia”, a drugi i trzeci to podfoldery o nazwach „Follow Up” i „Someday”. Są one luźno zgodne z metodologią organizacji zadań Getting Things Done® lub GTD®.
Getting Things Done® i GTD® są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy David Allen.
Aby utworzyć te foldery:
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy folder „Skrzynka odbiorcza” i wybierz „Nowy folder”.
2. Zatytułuj pierwszy folder „Do zrobienia”.
3. Kliknij strzałkę obok folderu Skrzynka odbiorcza, aby wyświetlić nowy folder To-Do.
4. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder To-Do, wybierz nowy folder i nadaj mu nazwę „Pewnego dnia”.
5. Powtórz te czynności, aby utworzyć podfolder „Follow Up” w folderze To-Do.
Teraz masz cztery foldery na przychodzące wiadomości e-mail i możesz ich używać do zarządzania zadaniami i utrzymywania porządku w skrzynce odbiorczej.
Po otrzymaniu nowych wiadomości e-mail przenieś je do odpowiedniego folderu:
W pudełku – Jedyne e-maile, które pozostają w Twojej skrzynce odbiorczej, to te, na które powinieneś natychmiast odpowiedzieć. Są albo pilne, albo można je załatwić szybko (w ciągu trzech minut lub mniej).
Do zrobienia – Przeciągnij niepilne e-maile i e-maile, które wymagają więcej niż trzyminutowej odpowiedzi do folderu zadań. Później zajmiesz się tymi elementami, ale natychmiastowe ich przeniesienie spowoduje, że Twoja skrzynka odbiorcza będzie pusta podczas przetwarzania wiadomości e-mail.
Podejmować właściwe kroki – Przenieś do tego folderu wiadomości e-mail, które są wstrzymane. Rzeczy takie jak odpowiedzi, na które czekasz, lub zadania, które delegowałeś.
Pewnego dnia – Niektóre e-maile nie wymagają odpowiedzi. Zamiast tego są to rzeczy, które chciałbyś przeczytać/zrecenzować pewnego dnia, kiedy będziesz miał czas. Przeciągnij je do folderu „kiedyś”, aby przejrzeć je w przyszłości, gdy praca zwolni i będziesz musiał coś zrobić. Może to być odpowiednik folderu Archiwum, ale możesz go użyć do elementów, do których będziesz potrzebować szybkiego dostępu w ciągu najbliższych kilku tygodni.
Po przetworzeniu wiadomości e-mail codziennie zaplanuj czas w kalendarzu, aby przejrzeć i zająć się elementami w folderze zadań do wykonania. Ta metoda ma trzy zalety:
Po pierwsze, utrzymuje czystą skrzynkę odbiorczą, co pozwala osiągnąć zero skrzynek odbiorczych i uniknąć przytłoczenia zaśmieconą skrzynką odbiorczą. Nowe e-maile, które przychodzą stałym strumieniem, nie mieszają się z istniejącymi e-mailami, które już przeczytałeś, przesuwając wszystkie ważne e-maile w dół.
Po drugie, Twoje e-maile są lepiej zorganizowane! Masz teraz ustalone miejsce na e-maile, które wymagają Twojej uwagi — tylko tyle folderów, ile potrzebujesz, aby być na bieżąco z pocztą, ale nie więcej niż potrzebujesz. Zamiast tworzyć niezliczone foldery (dla różnych projektów, klientów lub innych kategorii), masz tylko cztery do pracy.
Po trzecie — i być może najlepsze ze wszystkiego — pozwala lepiej zarządzać czasem w ciągu dnia, skupiając się na ważnych zadaniach, zamiast rozpraszać się ciągłymi pytaniami i prośbami e-mailowymi.
2. Korzystaj z listy zadań programu Outlook zamiast zapychać skrzynkę odbiorczą
Niektóre wiadomości e-mail nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi, ale trzeba je obsłużyć przed zaplanowanym czasem przejrzenia elementów w folderze zadań do wykonania. Te elementy nadal można przenosić do folderu zadań do wykonania, aby nie zatykały skrzynki odbiorczej, ale warto mieć przypomnienie, aby zająć się nimi przed upływem terminu.
Utwórz przypomnienie, dodając te e-maile do listy zadań programu Outlook:
-
Przeciągnij wiadomość e-mail i upuść ją na ikonę listy zadań programu Outlook.
2. Dodaj termin oraz ustaw datę i godzinę, aby otrzymać przypomnienie. Zapisz zadanie.
Możesz teraz najechać kursorem na ikonę listy zadań, aby zobaczyć szybki podgląd listy zadań uporządkowanej według terminów. Kliknij ikonę listy zadań, aby otworzyć listę rzeczy do zrobienia i przejrzeć odpowiednie zadania.
Jeśli ustawisz przypomnienie, zadanie pojawi się jako przypomnienie o spotkaniu o określonej godzinie.
Gdy zadanie zostanie ukończone, oznacz je jako takie, aby usunąć je z listy rzeczy do zrobienia. Otwórz zadanie, klikając je dwukrotnie, a następnie kliknij przycisk „Oznacz jako ukończone” — lub po prostu naciśnij klawisz Wstaw, aby szybko oznaczyć element jako ukończony.
Lista zadań programu Outlook jest również przydatna, jeśli masz zwyczaj kopiowania siebie w wiadomościach e-mail jako przypomnienie o kontynuacji lub jeśli wysyłasz e-maile do kogoś, kto ma skłonność do ignorowania twoich próśb. Zamiast przechowywać przypomnienia jako e-maile w skrzynce odbiorczej, po prostu przenieś je do folderu zadań i dodaj do listy zadań.
3. Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą jednym kliknięciem
Urlop jest cudowny do momentu, gdy po powrocie do pracy otwierasz skrzynkę e-mail. Jeśli pracujesz w firmie intensywnie korzystającej z poczty e-mail, być może otrzymałeś setki e-maili, gdy byłeś poza biurem, a teraz masz do czynienia z trudnym zadaniem sortowania każdej z nich.
Dzięki funkcji czyszczenia programu Outlook (wprowadzonej w programie Outlook 2010) możesz radykalnie zmniejszyć liczbę e-maili, z którymi musisz się uporać, za pomocą zaledwie kilku kliknięć — niezależnie od tego, czy wracasz z wakacji, czy po prostu masz zbyt wiele e-maili. Funkcja czyszczenia usuwa wszystkie odpowiedzi e-mail, które są zduplikowane w późniejszym wątku, umożliwiając przeczytanie pojedynczego wątku zamiast dziesiątek pojedynczych e-maili.
Aby szybko wyczyścić skrzynkę odbiorczą:
-
Przeglądając skrzynkę odbiorczą, kliknij przycisk „Wyczyść” i wybierz „Wyczyść folder”.
2. Kliknij przycisk „Wyczyść folder” w wyskakującym okienku, aby potwierdzić akcję.
Program Outlook automatycznie usunie wszystkie zduplikowane wiadomości e-mail, pozostawiając znacznie mniej e-maili do sortowania.
Narzędzie do czyszczenia usunęło 29 zduplikowanych e-maili ze skrzynki odbiorczej. W razie potrzeby dostęp do tych wiadomości e-mail można uzyskać w folderze kosza.
Funkcja czyszczenia może być początkowo nieco niepokojąca. Co się stanie, jeśli usunie coś ważnego, na przykład odpowiedź zawierającą załącznik, który został usunięty w późniejszym wątku?
Zapewniamy, że narzędzie jest wyrafinowane i nie usunie żadnych wiadomości e-mail z załącznikami lub tekstem, który nie jest dokładnie zduplikowany w późniejszych wątkach, aw razie potrzeby zawsze możesz przejrzeć usunięte elementy w folderze kosza.
4. Użyj reguł, aby automatycznie sortować e-maile i przestać otrzymywać nieistotne e-maile
Niestety, nie wszystkie e-maile w miejscu pracy zawierają link do rezygnacji z subskrypcji. Dzień po dniu do Twojej skrzynki odbiorczej docierają e-maile, które tylko rozpraszają uwagę. Niektóre typowe przykłady obejmują:
-
Automatyczne powiadomienia: Jeśli jesteś przydzielony do zespołu na jednej z platform, z których korzystasz w pracy — na przykład w oprogramowaniu do zarządzania relacjami z klientami (CRM) — ta platforma może wysyłać wiadomość e-mail za każdym razem, gdy w systemie zostanie wprowadzona zmiana.
-
„Zabawne” e-maile: Czasami lider zespołu lub dział wysyła codziennie/co tydzień e-maile z ciekawostkami, memami lub dowcipami, które mają sprawić, że praca będzie przyjemniejsza.
-
Wątki, w których nie powinieneś się znaleźć: Od czasu do czasu ktoś wyśle masową wiadomość e-mail, która otrzyma dziesiątki odpowiedzi — z których żadna nie ma nic wspólnego z Tobą ani Twoją pracą.
Te e-maile uniemożliwiają skupienie się na ważnej pracy. Użyj funkcji reguł programu Outlook, aby pominąć skrzynkę odbiorczą i wysłać te e-maile prosto do kosza — lub do innego folderu w celu przejrzenia.
Możesz także użyć reguł programu Outlook do automatycznego sortowania przychodzących wiadomości e-mail do odpowiedniego folderu, na przykład zawsze wysyłaj wiadomości e-mail od szefa z określonym tematem do folderu Do zrobienia i wiadomości e-mail z regularnie czytanego biuletynu do folderu Pewnego dnia.
-
Kliknij wiadomość e-mail prawym przyciskiem myszy, najedź kursorem na „Reguły” i wybierz „Utwórz regułę”.
2. Wybierz kryteria reguły:
-
“Z [Sender]” wykona regułę za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail z określonego adresu e-mail lub kontaktu.
-
„Temat zawiera” spowoduje wykonanie reguły za każdym razem, gdy zostanie użyty określony wiersz tematu.
3. Wybierz, co się stanie, gdy reguła zostanie uruchomiona. Aby posortować e-maile ze skrzynki odbiorczej do odpowiedniego folderu, zaznacz „Przenieś element do folderu” i wybierz folder, do którego chcesz wysłać e-maile. Możesz wybrać folder „Elementy usunięte”, jeśli nie chcesz ich nigdy widzieć, lub możesz utworzyć osobny folder archiwum, jeśli w przyszłości będziesz musiał przeglądać wiadomości e-mail.
Kliknij „OK”, aby zastosować regułę.
Chcesz zapobiec otrzymywaniu przyszłych e-maili w określonym wątku? W takim przypadku zamiast tworzyć regułę, możesz po prostu użyć funkcji ignorowania w Outlooku. Kliknij e-mail prawym przyciskiem myszy, wybierz „Ignoruj” i potwierdź akcję.
Ignoruj automatycznie wysyła przyszłe odpowiedzi do tego wątku do folderu „Elementy usunięte”, więc nie otrzymujesz ich w skrzynce odbiorczej.
5. Twórz szybkie części dla domyślnych odpowiedzi na często zadawane pytania
Jeśli spędzasz dużo czasu wpisując te same odpowiedzi na powtarzające się pytania, utwórz Szybkie części, aby wstawić ten tekst do odpowiedzi e-mail za pomocą kilku kliknięć. Nie ma potrzeby ciągłego wpisywania tego samego lub szukania starej odpowiedzi w celu skopiowania i wklejenia.
Po zakończeniu wpisywania odpowiedzi, którą prawdopodobnie trzeba będzie wysłać ponownie, wykonaj poniższe czynności, aby zapisać tekst jako szybką część:
-
Zaznacz tekst, który chcesz zapisać w wiadomości e-mail, i kliknij kartę „Wstaw”.
2. W menu „Wstaw” kliknij „Szybkie części” i wybierz „Zapisz wybór w galerii szybkich części”.
3. Nadaj nowej szybkiej części opisową nazwę i kliknij „OK”.
Po zapisaniu tej szybkiej części możesz teraz dodać ten tekst do dowolnego e-maila za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Umieść kursor w sekcji treści wiadomości e-mail, kliknij kartę „Wstaw”.
Kliknij „Szybkie części”, a następnie wybierz szybką część, którą chcesz wstawić.
Wstępnie napisany tekst pojawi się automatycznie w treści wiadomości e-mail i możesz go edytować i dostosowywać zgodnie z potrzebami nowej odpowiedzi.
6. Skorzystaj z szybkich kroków, aby podjąć natychmiastowe działanie w przypadku nowego e-maila
Jeśli udało Ci się zastosować poprzednie wskazówki dotyczące programu Outlook i chcesz przejść do bardziej zaawansowanego zarządzania pocztą e-mail, nadszedł czas, aby zapoznać się z Szybkimi krokami. Szybkie kroki umożliwiają automatyczne wykonywanie długich ciągów działań w oparciu o wyzwalacz.
Załóżmy, że pod koniec miesiąca otrzymujesz serię faktur od dostawców lub kontrahentów. Twój normalny proces polega na przejrzeniu faktur, przesłaniu ich do księgowego i utworzeniu przypomnienia, aby skontaktować się z księgowym tydzień później, aby upewnić się, że faktury zostały opłacone.
Quick Steps może zająć się dwoma ostatnimi krokami za pomocą mniejszej liczby kliknięć niż w przypadku ręcznego wykonania zadań:
-
Kliknij przycisk „Utwórz nowy” w sekcji Szybkie kroki na wstążce Strona główna.
2. Nadaj nowemu szybkiemu krokowi opisową nazwę i wybierz pierwszą akcję: „Dalej”.
3. Wpisz adres e-mail swojego księgowego w polu „Do”.
4. Kliknij przycisk „Dodaj akcję”, aby wybrać drugą akcję: „Utwórz zadanie z załącznikiem”.
5. Kliknij „Zakończ”, aby utworzyć Szybki krok.
Po przejrzeniu faktury możesz teraz wykonać Szybki krok, aby przekazać wiadomość e-mail i utworzyć zadanie przypomnienia. Wybierz wiadomość e-mail zawierającą fakturę i kliknij odpowiedni Szybki krok na wstążce Strona główna.
Wiadomość e-mail do przodu i zadanie windows otworzy się automatycznie. Kliknij Wyślij, aby przesłać dalej wiadomość e-mail i ustaw termin oraz przypomnienie o zadaniu przed zapisaniem, jeśli chcesz.
Istnieje wiele różnych sposobów korzystania z Szybkich kroków w celu przyspieszenia przetwarzania wiadomości e-mail. Poświęć trochę czasu na zastanowienie się nad powtarzającymi się czynnościami, które wykonujesz na wiadomościach e-mail, i skonfiguruj Szybkie kroki, aby zarządzanie wiadomościami e-mail było znacznie szybsze i prawie bezbolesne.
7. Zautomatyzuj program Outlook 365 i inne ulubione aplikacje
Jeśli korzystasz z wersji Office 365 Business lub Office 365 Enterprise, możesz połączyć program Outlook z ponad 750 innymi aplikacjami i usprawnić jeszcze więcej przepływów pracy poczty e-mail. Na przykład możesz wysyłać nowe wiadomości e-mail otrzymane od określonego nadawcy do Slacka lub utworzyć nową kartę Trello dla nowych wiadomości e-mail wysyłanych do określonego folderu Outlooka. Zobacz wszystkie integracje Office 365 dostępne w Zapier lub skorzystaj z jednego z szablonów przepływu pracy („Zaps”), aby od razu zacząć:
Większość z nas spędza zbyt dużo czasu na zarządzaniu pocztą e-mail. Jednak dzięki powyższym wskazówkom łatwiej będzie ci kontrolować wiadomości e-mail, organizować skrzynkę odbiorczą i być może konsekwentnie utrzymywać skrzynkę odbiorczą zerową.
