Technologiczne, Gadżety, Telefony Komórkowe, Pobieranie Aplikacji!

8 rzeczy, których należy szukać w oprogramowaniu poczty e-mail dla Twojej firmy

8 rzeczy, których należy szukać w oprogramowaniu poczty e-mail dla Twojej firmy

Wybór odpowiedniego programu do obsługi poczty e-mail w Twojej firmie może mieć ogromne znaczenie w zakresie komunikacji, współpracy i nie tylko.

Jasne, każdy klient poczty e-mail prawdopodobnie pozwoli Ci wysyłać, odbierać i czytać wiadomości e-mail, ale istnieją aplikacje pocztowe, które mogą zrobić o wiele więcej.

Dzięki odpowiednim wbudowanym funkcjom i dodatkom aplikacja poczty e-mail pozwoli Ci odzyskać kontrolę nad czasem oraz poprawić współpracę i produktywność zespołu.

Aby mieć pewność, że wybierzesz absolutnie najlepsze oprogramowanie do obsługi poczty e-mail dla swojej firmy, podczas oceny różnych platform zwróć uwagę na następujące funkcje.

Oprogramowanie e-mail

Zanim skorzystasz z dowolnej aplikacji e-mail, sprawdź te 8 funkcji

1. Wyszukiwanie zaawansowane

Zaawansowana możliwość szukaj w e-mailu foldery i rozmowy to jedna z najważniejszych funkcji potrzebnych w oprogramowaniu do poczty biznesowej, ponieważ pozwala szybko znaleźć stare e-maile zawierające potrzebne informacje lub załączniki.

Biorąc pod uwagę, że przeciętny pracownik spędza ponad 3 godziny dziennie na obsłudze e-maili, zdecydowanie nie chcesz marnować więcej czasu, niż to konieczne, na tak proste zadania, jak przeszukiwanie skrzynki odbiorczej lub wysłanych wiadomości.

Zanim wybierzesz nową aplikację do obsługi poczty e-mail dla siebie i swojego zespołu, sprawdź, czy umożliwia ona wyszukiwanie wiadomości i załączników przy użyciu takich elementów, jak słowa kluczowe, nazwy, tematy, tagi i inne filtry.

2. Priorytetowe filtrowanie wiadomości e-mail

E-maile o niskim priorytecie to kolejny poważny powód marnowania czasu w miejscu pracy.

Jeśli Twoje ważne e-maile zostaną pomieszane ze wszystkimi rachunkami, biuletynami, e-mailami marketingowymi i innymi wiadomościami-śmieciami o niskim priorytecie, z pewnością stracisz czas na przeglądanie całego bałaganu, aby dotrzeć do tego, czego potrzebujesz.

Dlatego upewnij się, że każdy program do obsługi poczty e-mail, którego używasz w pracy, umożliwia filtrowanie tego typu wiadomości do osobnego folderu, aby móc sobie z nimi poradzić, gdy nie wpłynie to negatywnie na Twoją produktywność.

3. Wbudowany czat

Tradycyjny e-mail doskonale nadaje się do wielu celów biznesowych, ale może być zbyt formalny, sztywny i powtarzalny w przypadku wielu potrzeb komunikacyjnych.

W idealnym przypadku Twoja aplikacja e-mail powinna mieć wbudowaną funkcję czatu, która jest szczególnie idealna do wysyłania szybkich wiadomości do Twojego zespołu. Czatowanie tam i z powrotem pozwala na znacznie bardziej naturalny (i szybszy) przebieg rozmów niż w przypadku standardowej poczty e-mail.

Możesz rozważyć aplikację do konwersacyjnej poczty e-mail, taką jak Spike, która zamienia tradycyjne wątki e-mailowe w rozmowy na czacie w stylu komunikatora internetowego.

4. Zintegrowane spotkania wideo

Jeśli czaty tekstowe i wysyłanie e-maili nie wystarczą, najlepszym sposobem na dyskusję i współpracę nad projektami powinny być wideokonferencje.

Zawsze możesz w tym celu skorzystać z jednej z wielu dostępnych aplikacji do wideokonferencji, ale dlaczego nie poszukać programu pocztowego z wbudowaną funkcją wideokonferencji?

W ten sposób skracasz czas przełączania kontekstów do innych aplikacji i narzędzi w ciągu dnia, co skutkuje lepszą ogólną produktywnością i płynniejszą komunikacją.

5. Notatki internetowe

W miejscu pracy ludzie często czytają e-maile pełne informacji i muszą robić notatki w innej aplikacji, aby wszystko śledzić i móc później wrócić do informacji.

Aby usprawnić ten proces i ułatwić odwoływanie się do notatek związanych z konkretnymi e-mailami, poszukaj biznesowej aplikacji do poczty e-mail, która ma wbudowane notatki w chmurze.

Aby uzyskać dodatkowe punkty, szukaj notatek, które umożliwiają współpracę wielu członkom zespołu i umożliwiają ich czytanie i dodawanie do nich.

6. Listy rzeczy do zrobienia

Najpotężniejsze programy poczty e-mail dla firm służą nie tylko do komunikacji — można ich również używać do zarządzania projektami i zadaniami.

Jeśli chcesz, aby Twoja następna aplikacja do poczty e-mail działała jak oprogramowanie do zarządzania projektami, sprawdź, czy ma wbudowane listy rzeczy do zrobienia, za pomocą których możesz tworzyć i przydzielać zadania ty i twoi koledzy.

Powtórzę: im mniej różnych aplikacji i narzędzi potrzebujesz do wykonania różnych zadań, tym lepiej.

7. Podgląd pliku

Możliwość podglądu załączników do wiadomości e-mail, takich jak dokumenty, arkusze kalkulacyjne i obrazy, to kolejna ogromna pomoc, gdy próbujesz skrócić czas spędzony na zajmowaniu się wiadomościami e-mail.

Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli chodzi o przeszukiwanie starych wiadomości w poszukiwaniu konkretnego pliku, ponieważ możesz wyświetlić podgląd załącznika, aby upewnić się, że to jest to, czego szukasz, bez konieczności marnowania czasu na pobieranie i otwieranie go, jeśli tak nie jest.

8. Synchronizacja kalendarza

Jeśli jesteś taki jak my, to tak co najmniej jeden kalendarz zawodowy i jeden kalendarz osobisty, jeśli nie więcej.

Mając do dyspozycji wiele kalendarzy, nad którymi możesz zawsze mieć kontrolę, łatwo przeoczyć coś ważnego.

Dlatego powinieneś wybrać aplikację e-mail, która umożliwia synchronizację wielu kalendarzy, dzięki czemu będziesz mógł zarządzać nimi wszystkimi z jednego miejsca.

Streszczenie

Wysyłanie, odbieranie i czytanie wiadomości e-mail to tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o możliwości biznesowych programów poczty e-mail.

Gdy wybierzesz nowego klienta poczty e-mail z wymienionymi powyżej funkcjami, aplikacja poczty e-mail umożliwi planowanie, organizowanie i zarządzanie wszystkimi projektami i zadaniami, a także komunikację i współpracę z zespołem na różne sposoby.

Zmniejsza to liczbę aplikacji potrzebnych do prowadzenia działalności gospodarczej, a ostatecznie pomaga zrobić więcej w krótszym czasie.