Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: Czy Twoja polityka finansowa jest wystarczająco silna, aby chronić Twoją małą firmę?
Kiedy liczy się każdy grosz, głównym problemem jest uzyskanie kontroli nad finansami małej firmy. Małe firmy muszą mieć napięty statek, więc procesy finansowe powinny być wydajne, bezpieczne i kontrolowane, aby utrzymać firmę na powierzchni. Duże firmy mają całe działy, aby zapewnić stabilność finansów firmy, ale co z mniejszymi firmami? Na szczęście, korzystając z dostępnych i niedrogich rozwiązań, możesz podjąć kroki, które zapewnią lepszą kontrolę i ochronę Twoich procesów finansowych.
Krok 1. Silna polityka finansowa
Teraz, gdy Twoja firma się rozwija, powinieneś przejrzeć swoje procedury finansowe, aby upewnić się, że zbudowałeś solidne podstawy do dalszego rozwoju firmy. Zwróć szczególną uwagę na swoją obecną strategię dotyczącą zatwierdzeń finansowych, ponieważ jest to obszar, w którym wiele małych firm popełnia błąd, przekazując zbyt wiele obowiązków finansowych zbyt małej liczbie pracowników.
Bardzo ważne jest, aby procedury rozliczeń z dostawcami (AP) umożliwiały zatwierdzanie, płacenie i synchronizowanie płatności za rachunki, a procedury rozliczeń z odbiorcami (AR) umożliwiały wysyłanie faktur i szybsze otrzymywanie płatności. Niestety, obecnie wiele małych firm nadal korzysta głównie z ręcznych i papierowych procedur AP i AR. Często wiąże się to z brakiem przepływów pracy i zasad zatwierdzania.
Bez względu na wielkość personelu, firma powinna jasno określić, którzy pracownicy mają uprawnienia do obsługi określonych dokumentów finansowych, aby uniknąć błędów i nieporozumień. Może to być jedna osoba lub kilka. W przypadku zatwierdzeń zobowiązań z tytułu rachunków, Twoja polityka powinna bardzo jasno określać, kto jest upoważniony do zatwierdzania płatności dla firmy, w tym zatwierdzania wydatków na kartach kredytowych i debetowych. Należy zdecydować, kto w firmie może zatwierdzać i autoryzować nowych dostawców oraz uzyskiwać dostęp do informacji o dostawcach. Ponadto wszelkie zmiany na koncie czekowym lub oszczędnościowym powinny przejść przez odpowiednie kanały zatwierdzania. Podobnie jak zobowiązania, należności nigdy nie powinny być przypisywane tylko jednej osobie. Upewnij się, że twoje procedury przyjmowania pieniędzy mają system kontroli i równowagi.
Małe firmy potrzebują rozwiązania, w którym można ustawić trasy płatności i zatwierdzania dostawców na najwyższym poziomie, więc nie ma szans na pominięcie kroków (co pomaga uniknąć kosztownych błędów) w procesie przepływu pracy. Szefowie finansów mogą tworzyć zaawansowane reguły w ciągu kilku sekund, zapewniając, że transakcje są autoryzowane i zatwierdzane przez właściwą osobę lub zespół oraz są zgodne z celami biznesowymi.
Ścieżki płatności Bill.com i zatwierdzania dostawców umożliwiają to wszystko.
Krok 2. Czeki i salda
Właściwa platforma AP/AR pomaga zredukować poważny problem małych firm — oszustwa. Oszustwa mogą pochodzić ze źródeł wewnętrznych lub zewnętrznych. Aby chronić swoją firmę przed oszustwami wewnętrznymi, użyj systemu kontroli i równowagi, aby upewnić się, że żaden pracownik nie ma kontroli nad wszystkimi częściami transakcji finansowej. Oddziel zadania, w przypadku których prawdopodobieństwo wystąpienia oszustwa jest większe, takie jak przyjmowanie płatności i rejestrowanie płatności, a następnie uzgadniaj konta zgodnie z harmonogramem. Mówiąc najprościej: ta sama osoba nie powinna mieć możliwości zarówno zatwierdzenia, jak i opłacenia rachunku.
Odpowiednie role i uprawnienia użytkowników pozwalają pracownikom uczestniczyć w procesach AP i AR firmy bez konieczności posiadania dostępu do firmowego konta bankowego lub systemu księgowego.
Odpowiednia platforma AP oferuje jasno zdefiniowane role z różnymi poziomami dostępności i kontroli wokół:
- Zatwierdzanie rachunków
- Autoryzacja płatności
- Planowanie płatności
- Zarządzanie dostępem użytkowników
Uprawnienia te są powiązane z określonymi rolami, takimi jak „Administrator”, „Księgowy”, „Urzędnik”, „Zatwierdzający”, „Płatnik” i „Audytor”. Po zdefiniowaniu ról i ustawieniu uprawnień dostęp do ścieżki audytu staje się łatwy. Teraz właściciel firmy może szybko dowiedzieć się, kto za co zapłacił, kiedy i za ile.
Prowadź ścieżkę audytu
Nawet jeśli istnieje niewielka szansa, że zostaniesz poddany audytowi, zawsze powinieneś być przygotowany — bez względu na wielkość Twojej małej firmy. Jednym z łatwych sposobów na to jest użycie uniwersalnej platformy do automatyzacji AR i AP. Daje to audytorom pełny wgląd w płatności i należności Twojej firmy, oszczędzając czas i zmniejszając ryzyko dla Twojej firmy. Audytorzy chcą wiedzieć, czy coś zostało zatwierdzone przed dokonaniem płatności i czy przestrzegano udokumentowanych procesów. Bill.com prowadzi ścieżkę audytu wszystkich zatwierdzeń, zmian i płatności, dzięki czemu audytorzy mogą uzyskać to, czego potrzebują, bez konieczności śledzenia dokumentacji papierowej lub kontaktowania się z osobami w Twojej firmie.
Twoja firma jest zbyt ważna, aby zrezygnować z podjęcia tych kluczowych kroków w celu zapewnienia kontroli finansowej i bezpieczeństwa w celu ochrony Twoich pieniędzy na najwyższym możliwym poziomie. Możesz zacząć wdrażać bardziej solidne kontrole finansowe już dziś.
W partnerstwie z Bill.com gdzie małe i średnie firmy mogą uzyskać lepszą kontrolę finansową nad swoimi przedsiębiorstwami, ograniczyć kosztowne błędy i zmniejszyć ryzyko oszustwa. Ich niedrogie rozwiązania zapewniają lepszą kontrolę i ochronę procesów finansowych.
