Bizneswire znaleziona ankieta że większość małych przedsiębiorstw w USA ma 30 terminów płatności netto; większość doświadcza opóźnień w płatnościach znacznie po terminie, a jedna czwarta (25%) musi czekać od 20 do 30 dni po terminie płatności.
Irytujące, prawda?
Co miesiąc pracujesz palcami do szpiku kości, dostarczając rezultaty, z których klienci korzystają praktycznie natychmiast.
A potem będziesz musiał czekać tygodniami, aż Twoja agencja zbierze nagrodę w postaci ciężko zarobionych pieniędzy.
Co gorsza, najczęstsze sposoby nakłonienia klientów do terminowej płatności niewiele pomagają. Chociaż są klienci, którzy nie mają problemów z terminową płatnością, inni ignorują Twoje Warunki Handlowe (bez względu na to, jak rygorystyczne są). A klienci rzadko nagradzają Cię natychmiastową zapłatą po wykonaniu świetnej pracy.
Ale czy to oznacza, że nie należy nic robić, aby klienci płacili na czas? Nie – wręcz przeciwnie.
Zaintrygowany? Zacznijmy zatem.
Idealnie byłoby, gdyby każdy klient płacił swoje faktury na czas. Jednak nie żyjemy w idealnym świecie i ostatecznie klient nie zapłaci. Jak więc rozwiązać tę sytuację, gdy się pojawi?
W tym poście przedstawimy unikalne strategie nakłonienia klientów do płacenia zawsze na czas.
Dlaczego ważne jest, aby Twoi klienci płacili na czas
Jako właściciel agencji wiesz, że najważniejszy jest przepływ środków pieniężnych. Pieniądze napływające do drzwi sprawiają, że Twoja firma działa i rozwija się, dlatego tak ważne jest, aby klienci otrzymywali płatności na czas.
Wszyscy oczekujemy szybkiej zapłaty, ale oto kilka dodatkowych powodów, dla których terminowość płatności jest niezbędna dla Twojej firmy.
Twoja agencja ma wydatki i koszty ogólne
Powinno być jasne, że koszty bieżące, takie jak internet, materiały biurowe i płace, nie pokryją się same. Terminowe otrzymywanie płatności oznacza zatem pokrycie wydatków bez opóźnień.
Opóźnione płatności od klientów spowodują przesunięcie płatności w zakresie wynagrodzeń i rachunków, a tego nie chcesz – musisz zadbać o podstawowe potrzeby biznesowe swojej agencji.
Oferujesz profesjonalną usługę
Możesz czuć niepokój w związku z rozmową z klientem dotyczącą opóźnień w płatnościach, nawet jeśli Twoja agencja jest zależna od przepływu środków pieniężnych. To zrozumiałe – zawsze istnieje obawa, że klient opuści Twoją agencję, jeśli zachowasz się niegrzecznie.
Najważniejsze jest jednak to, że Twoja agencja świadczy profesjonalną obsługę i zasługuje na szybkie wynagrodzenie. W końcu usługi na najwyższym poziomie nie są darmowe!
Ponadto Twoja agencja poświęca cenny czas i zasoby, które można przenieść do innych klientów lub przeznaczyć na pozyskiwanie nowych klientów.
Dopuszczanie do ciągłych opóźnień w płatnościach jest niekorzystne dla biznesu
Niestety, niektóre agencje popełniają błąd, dopuszczając wielokrotnie opóźnienia w płatnościach.
Możesz myśleć, że jesteś miły dla swoich klientów, pozwalając im przesunąć się o kilka dni tu lub tydzień tam, ale nie wyświadczasz ani im, ani swojej agencji żadnej przysługi.
Nie wymagając terminowych płatności, uczysz swoich klientów, że dopuszczalne jest dokonanie płatności w późniejszym terminie. Stwarzasz także większą presję na przepływ środków pieniężnych swojego klienta, ponieważ ma on teraz zaległe i oczekujące faktury na swoich rachunkach do zapłaty.
Jak nakłonić klienta do terminowej zapłaty faktury
1. Rozpocznij pobieranie opłat za utrzymanie
W zależności od sposobu działania Twojej agencji możesz pobrać płatność z góry i wysłać fakturę na pozostałą część opłaty (po zakończeniu projektu).
Jest to stosunkowo prosty model wyceny, dzięki któremu wszyscy są na bieżąco informowani o ostatecznej cenie i produktach.
Jednak naraża to również Twoją agencję na problemy z przepływem środków pieniężnych wynikające z opóźnień w płatnościach. Jeśli stanie się to dla Ciebie problemem, rozważ przejście na model oparty na opłacie stałej.
Istnieje wiele sposobów obliczania i obciążania a opłata za utrzymanie. Najprościej jest podzielić cenę za pracę, której potrzebujesz dla klienta, przez miesiące, w których będziesz ją wykonywać.
Na przykład, jeśli całkowity koszt projektu wynosi 4500 USD i będziesz nad nim pracować przez trzy miesiące, możesz obciążyć klienta kwotą 1500 USD co miesiąc.
A bardziej zaawansowany sposób bierze pod uwagę koszty, pracowników, podatki i wiele innych czynników.
Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, zalety modelu elementu ustalającego są oczywiste:
-
Otrzymujesz ustaloną miesięczną kwotę przez cały czas trwania projektu, co pomaga przewidywać przepływy pieniężne i zarządzać rozwojem Twojej agencji.
-
Ponieważ ten model opłat wymaga od klientów terminowej płatności, Twoja agencja otrzymuje gwarantowane płatności. W większości przypadków firmy wymagają wypłaty każdego wynagrodzenia z góry lub bezpośrednio na koniec miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie pracy.
2. Produktywizuj swoje usługi
Produktywność usługi przenosi model elementu ustalającego na zupełnie nowy poziom. Zamiast po prostu przekształcać opłaty oparte na projektach w bardziej przewidywalne i regularne przychody, spakuj swoje usługi w usystematyzowaną, miesięczną ofertę przypominającą produkt. W modelu produktywnym Twoja agencja oferuje wstępnie ustaloną, pakietową usługę za stałą miesięczną opłatę, podobną do tej, jaką prowadzi wiele firm SaaS.
I podobnie jak firmy SaaS, otrzymujesz płatność z góry za każdy miesiąc pracy z klientem.
Wiele rozwiniętych firm korzysta ze Stripe lub innej podobnej usługi do automatycznego comiesięcznego obciążania kart kredytowych klientów.
Brak warunków płatności netto 30. Bez kłopotów. Żadnych opóźnień.
3. Zbieraj depozyty
Klienci mogą w dowolnym momencie zmienić lub przerwać dowolny projekt bez inwestowania pieniędzy w projekt. W końcu co mają do stracenia?
Dlatego zbieranie depozytów jest gwarancją przyszłej płatności. Zadatek potwierdza zaangażowanie klienta w projekt i sygnalizuje, że jest on w stanie zapłacić.
Jednak agencje często pobierają depozyty, które nie są wystarczająco wysokie, aby zagwarantować terminową płatność.
Na przykład klient, który zapłacił Ci tylko 25% z góry, niekoniecznie będzie zachęcany do rozstania się z pozostałymi 75% zaległej płatności. W końcu to wciąż całkiem pokaźna suma pieniędzy.
Ale jeśli pobierzesz większy depozyt – powiedzmy 50%, a nawet 70% – pozostanie mu tylko niewielka część do zapłaty. Z punktu widzenia klienta kwota ta nie jest na tyle znacząca, aby wstrzymać płatność lub odłożyć pieniądze w innym miejscu.
Jeśli więc nie czujesz się komfortowo z pobieraniem miesięcznej opłaty za utrzymanie lub oferowaniem usług swojej agencji, rozważ znaczne zwiększenie wymagań dotyczących depozytu.
Odebranie przynajmniej połowy kwoty z góry zabezpieczy Twój biznes na wypadek opóźnień w płatnościach. Pokaźny depozyt zapewni Ci przypływ pieniędzy, który umożliwi Ci dokończenie projektu.
4. Przeprowadź kontrolę kredytową
FAKT: Sprawdzanie zdolności kredytowej i płatności może pomóc w zapobieganiu wielu nieprzyjemnym problemom z przepływem środków pieniężnych.
Chociaż nie jest to strategia nakłaniania klientów do terminowej płatności, jest to sposób na uniknięcie współpracy z klientami znanymi z opóźnień w płatnościach. Firmy takie jak Centrala kredytowa oferuj usługi, które pozwolą Ci sprawdzić, jak prawdopodobne jest, że nowy klient Ci zapłaci.
Tego typu opinie mogą pomóc Ci ocenić, czy w ogóle chcesz współpracować z konkretną firmą. Jeśli są znani z tego, że dobrze płacą i zawsze terminowo regulują swoje rachunki, daje to Twojej agencji pewność, że będzie działać zgodnie ze standardowymi Warunkami korzystania z usług.
Jeśli zazwyczaj spóźniają się z regulowaniem faktur od dostawców, zaoferuj bardziej rygorystyczne warunki, zaliczki lub płatności za kamienie milowe. Masz także możliwość sprawdzenia ich nazwiska w Google, zapytania swoich kontaktów, czy mają jakieś informacje na ich temat, oraz sprawdzenia skarg w witrynach takich jak Better Business Bureau.
5. Oferuj rabaty za wcześniejszą płatność faktury
Niektóre strategie, jeśli nie zostaną użyte prawidłowo, powodują więcej problemów. Na przykład rabat za wcześniejszą płatność może obniżyć wartość usług świadczonych przez Twoją agencję, co wydaje się sprzeczne z intuicją. Załóżmy, że wolisz unikać polityki „opłat za zwłokę”, która może odstraszyć klientów, użyj terminu „rabat”, aby określić terminową płatność. Dodanie małego „2/15 Net 30” do faktury to łatwy sposób, aby Twoi klienci uwierzyli, że oszczędzają pieniądze tylko dlatego, że zwracają większą uwagę na swoje faktury.
Rozważ udzielenie rabatu dla klientów płacących za trzy miesiące z góry. Dzięki tej metodzie Twoja agencja staje się bardziej proaktywna i zwiększa prawdopodobieństwo terminowości płatności.
6. Zautomatyzuj pobieranie płatności
Integracje aplikacji, takie jak Świeże książki i Stripe przetwarzają płatności bezpośrednio z karty kredytowej klienta w ustalonych odstępach czasu.
Nawet jeśli Twoja agencja nie korzysta z tej metody płatności, automatyzacja systemu fakturowania jest nadal dobrym pomysłem. Oznacza to utworzenie systemu, w którym klienci będą otrzymywać automatyczne przypomnienia, gdy nie zapłacili jeszcze faktur. Posiadanie bardziej usprawnionego i spójnego systemu będzie bardziej niezawodne niż poleganie na ludziach, którzy pamiętają o płaceniu faktur.
Ta strategia może nie działać w przypadku każdego klienta lub typu projektu. Jeśli jednak pracujesz na zasadzie stałej i potrzebujesz płatności za kamienie milowe lub faktur w regularnych odstępach czasu, rozważ zautomatyzowanie fakturowania klientów.
Jako bonus, automatyzacja uwalnia Twój czas od ręcznego fakturowania i przetwarzania płatności – podwójna wygrana.
7. Spraw, aby Twoja faktura była łatwa do zrozumienia i zapłaty
Jeśli chcesz otrzymać zapłatę na czas, istotne jest posiadanie jasnej i łatwej do zrozumienia faktury. W ten sposób klienci nie będą zdezorientowani co do tego, ile i za co są winni, a także będą bardziej skłonni do spłaty w terminie.
Tworząc fakturę dla swojej firmy, ważne jest, aby dokładnie sprawdzić, czy nie zawiera błędów, wybrać szablony z przejrzystymi układami i uwzględnić opisy wszystkich wymienionych produktów lub usług. Pamiętaj, że faktura jest narzędziem marketingowym odzwierciedlającym poziom profesjonalizmu Twojej agencji.
Zastanów się także, kiedy wysyłać faktury, w zależności od cyklu rozliczeniowego Twojego klienta. Na przykład, jeśli fakturujesz co tydzień lub co dwa tygodnie, badania sugerują, że faktury wysłane w weekend zostaną opłacone szybciej. Jeśli rozliczasz się co miesiąc, istnieje większe prawdopodobieństwo, że faktury wysłane pierwszego dnia miesiąca zostaną opłacone na czas.
8. Wyślij fakturę wcześniej
Faktura może zawierać wiele sekcji, np. „Net 30”, „Data faktury” i „Termin płatności faktury”. W związku z tym niektórzy z Twoich klientów mogą zrozumieć, że faktura będzie wymagalna za 30 dni, a nie dzisiaj.
Pamiętaj, że nie jesteś jedyną firmą, z którą mają do czynienia. To mylące, jeśli Twoi klienci otrzymują inne przypomnienia o fakturach i automatyczne opłaty za płatności. Być może spóźniają się z płatnościami, bo konsolidują wszystkie faktury i wysyłają je w konkretny dzień miesiąca. Cokolwiek to może być, przedyskutuj to ze swoim klientem, aby uniknąć nieporozumień.
9. Utrzymuj dobre relacje z klientami
Ważne jest, aby mieć klientów, którzy postrzegają Cię jako kogoś więcej niż tylko osobę wykonującą zadania. Relacja z klientem to nie tylko świadczenie usług, ale także budowanie relacji roboczej, wnoszenie ogromnej wartości i odróżnianie się od innych agencji.
Każdy może przeglądać usługi Twojej agencji i jednym kliknięciem znaleźć dziesięć podobnych firm. Dlatego Twoja agencja powinna skupić się na rozwijaniu relacji z klientem i utrzymywaniu świetnego kontaktu. Zdobądź serca swoich klientów, rozwiązując ich bolesne punkty. Jeśli włożysz dodatkowy wysiłek, istnieje większe prawdopodobieństwo, że ci klienci zapłacą Ci w terminie, ponieważ nie będą chcieli ryzykować utraty Cię jako partnera w ich rozwoju.
Bądź przyjazny dla swoich klientów, daj im znać, że są cenieni i pokaż im, że nie są tylko kolejnym klientem. Większość agencji za bardzo skupia się na zdobywaniu większej liczby klientów, a nie na zwiększaniu ich retencji. Oczywiście nie chodzi o to, by opowiadać o sposobie zarabiania, ale o pokazanie im wyników swojej pracy i sprawienie, by docenili Twoje osiągnięcia.
Bądź proaktywny w raportowaniu klientów i prowadź otwartą komunikację, aby rozmowa na temat opóźnień w płatnościach (jeśli kiedykolwiek wystąpią) nie była tak trudna.
10. Zaoferuj różne opcje płatności lub plan płatności
Wiele osób z trudem wiąże koniec z końcem. Czasami trudno jest zgromadzić kapitał na znaczącą transakcję za jednym razem. Jeśli sprzedajesz produkt lub usługę, zaoferuj swoim klientom różne opcje płatności lub plan płatności, aby ułatwić im zakup tego, czego potrzebują.
Konfigurując opcje płatności, weź pod uwagę różne sposoby płatności, które Twoi klienci mogą chcieć (np. karta kredytowa, karta debetowa, czek lub gotówka). Jeśli ma to zastosowanie, skonfiguruj plan płatności, który umożliwi klientom płacenie za usługi w ratach.
Pamiętaj, aby poinformować klientów o różnych opcjach płatności i umieścić tę informację na swojej stronie internetowej i umowie.
Jeśli klient nie płaci w terminie, należy wykonać kilka kroków
Co się stanie, jeśli podejmiesz te proaktywne kroki, a klient nadal nie zapłaci w terminie?
Wyślij przyjazną wiadomość e-mail z przypomnieniem
Jeżeli ktoś nie płaci faktury, pierwszym krokiem powinno być przyjacielskie przypomnienie. Być może zapomnieli, więc daj im szansę, aby to nadrobić. Zapytaj także, czy coś uniemożliwia im zapłatę, np. niezadowolenie z usług Twojej firmy lub ograniczenie finansowe.
Wykonaj rozmowę telefoniczną, która będzie uprzejma, ale asertywna
Jeśli ktoś nie zapłacił rachunku nawet po wysłaniu mu przypomnienia, czas do niego zadzwonić. Bądź grzeczny, ale stanowczy, przypomnij, jak dawno minął termin płatności rachunku i zaproponuj kilka różnych sposobów zapłaty.
Dojdź do wzajemnie korzystnego porozumienia
Jeśli nie otrzymujesz należnej Ci zapłaty, znajdź kompromis, który sprawi, że obie strony będą zadowolone.
Jeśli Twój klient ma problemy finansowe, zaproponuj podzielenie faktury na kilka mniejszych części, dzięki czemu płatności będą tańsze. Jeśli Twój klient jest niezadowolony ze świadczonych usług, oceń jego opinie i, jeśli to konieczne, zaoferuj mu zniżkę lub dodatkowe usługi.
Przed podjęciem jakichkolwiek działań prawnych porozmawiaj z prawnikiem
Porozmawiaj z prawnikiem, jeśli ktoś jest winien Twojej agencji pieniądze i nie może uregulować płatności. Prawnik jest właściwą osobą, która udzieli Ci więcej informacji na temat konsekwencji prawnych i najlepszego rozwiązania.
Czy posiadasz system monitorowania opóźnionych faktur?
Podobnie jak większość właścicieli agencji, prawdopodobnie nie masz systemu monitorowania opóźnionych faktur, co będzie powodować problemy w przyszłości. Oto kilka prostych kroków, które pozwolą Ci mieć pewność, że Twoje faktury zostaną opłacone na czas.
Dzień 1 — po terminie płatności
Jeśli nie otrzymałeś płatności w wymaganym terminie, sprawdź, czy Twój klient przeglądał Twoją fakturę. Oprogramowanie do faktur, analiza krótkich linków lub analiza wiadomości e-mail są przydatne do ustalenia, czy Twój klient przeglądał lub otwierał Twoją wiadomość e-mail. Tak czy inaczej, wyślij grzeczne przypomnienie e-mailem, w którym wspomnisz, że być może faktura zaginęła w trakcie mieszania. Wybrane przez Ciebie oprogramowanie do faktur ułatwia wysyłanie automatycznych przypomnień do klientów.
Nie zakładaj niczego. Może się zdarzyć, że Twój klient otworzył Twoją pocztę e-mail, miał awarię lub był zajęty innymi ważnymi zadaniami.
Spróbuj wysłać automatyczne przypomnienie na tydzień przed terminem wystawienia faktury, aby poinformować ich o tym!
Dzień 15 — Dwa tygodnie opóźnienia
Jeśli faktura jest opóźniona o dwa tygodnie, jest to doskonały moment, aby uprzejmie zadzwonić do klienta. Potwierdź, że otrzymali fakturę i sprawdź, czy są jakieś pytania.
Dzień 30 — jeden miesiąc opóźnienia
Może się to wydawać niegrzeczne, ale to nie znaczy, że powinieneś zachować spokój i zachować profesjonalizm w dalszych działaniach. Jeśli rozmawiałeś już z klientem, wyślij ponownie fakturę z nowymi opłatami, odwołując się do wcześniejszej rozmowy i wszelkich wcześniej wspomnianych planów wysłania płatności.
Na tym etapie możesz również rozpocząć naliczanie opłat za zwłokę, ale tylko wtedy, gdy zostało to wyjaśnione podczas wdrażania klienta. Uderzenie klienta nieoczekiwaną opłatą za zwłokę może spowodować więcej nieporozumień, niż jest to warte. Lepiej z góry podać warunki opóźnionych płatności, wyszczególnić je na kolejnym rachunku i jasno określić warunki płatności swojej agencji.
Jeśli masz do czynienia z działem księgowości swojego klienta, być może nadszedł czas, aby zaangażować go bezpośrednio, ponieważ ma on żywotny interes w terminowych płatnościach i kontynuowaniu pracy.
Wyślij e-mail, aby grzecznie poinformować klienta, że będziesz musiał przerwać pracę nad bieżącymi projektami do czasu uregulowania rachunków. I przypomnij im, że każda praca twórcza należy do Ciebie, dopóki nie otrzymasz za nią zapłaty.
Dzień 60 — Dwa miesiące opóźnienia
Jeśli minęło 60 dni, wysłanie pisma z żądaniem od prawnika nie jest nieuzasadnione.
Jeśli masz trudności z odzyskaniem płatności na fakturze, masz kilka możliwości: skorzystanie z agencji faktoringowej, wysłanie rachunku do agencji windykacyjnej lub spisanie faktury jako dług nieściągalny.
Żaden z tych scenariuszy nie jest idealny, ale każdy z nich jest wart rozważenia.
Ile czasu musi upłynąć, zanim wyślemy kogoś do zbiorów?
Jeśli Twój klient jest Ci winien pieniądze lub przestał odpowiadać na Twoje próby dotarcia do niego, możesz zatrudnić agencję windykacyjną.
Agencja windykacyjna to firma, która skontaktuje się z osobą, która jest winna Twojej agencji pieniądze i spróbuje nakłonić ją do zapłaty. Gdy to podejście się powiedzie, pobiorą część zebranych pieniędzy.
Typowy czas wysłania kogoś do windykacji wynosi od 90 do 120 dni po terminie płatności.
Pamiętaj jednak, że agencja windykacyjna pobierze znaczny procent Twojej faktury – od 20% do 40% lub więcej. Jeśli zwrócisz się do sądu windykacyjnego lub do sądu ds. drobnych roszczeń, prawdopodobnie stracisz klienta, ale może to być jedyny sposób, jeśli w inny sposób nie będziesz mógł otrzymać zapłaty.
Wniosek – zawsze miej umowę!
Jeśli chcesz mieć coś zagwarantowanego, napisz to w formie umowy. Dokument ten powinien zawierać wszystkie szczegóły uzgodnień, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.
Chroń swoją agencję, odnosząc się do następujących kwestii w umowie klienta:
-
Kamienie milowe płatności, takie jak 40% zaliczki, 40% w połowie realizacji i 20% końcowe
-
Warunki 30-, 60- lub 90-dniowe po wysłaniu faktury
-
Dostępne metody płatności, takie jak czeki, karty kredytowe lub PayPal
-
Jasno określony zakres prac
-
Terminy zakończenia prac
-
Opłaty za opóźnienia w płatnościach
Wykonaj ten dodatkowy krok, aby zawrzeć formalną umowę określającą wszystkie ceny i warunki płatności. W ten sposób przygotujesz swoją agencję na długotrwały sukces.
