Masz napisać e-mail, ale tym razem nie jest on przeznaczony tylko dla jednej osoby. Musisz zwrócić się do dwóch osób. I nagle jesteś w impasie.
Jak ich witasz? Czy powinieneś używać ich imion czy tytułów? Co jeśli znasz jedną osobę lepiej niż drugą?
Wysyłanie wiadomości e-mail do wielu osób nie musi być trudnym zadaniem. W rzeczywistości, dzięki kilku prostym wskazówkom i trikom, możesz łatwo poruszać się po świecie grupowych wiadomości e-mail.
Niezależnie od tego, czy chcesz wysłać profesjonalnego e-maila do współpracowników, czy też zabawną wiadomość do znajomych, ten wpis pokaże Ci, jak zwracać się do dwóch osób w e-mailu jak szef.
Zatem do dzieła! Zadbajmy o to, żeby Twój kolejny e-mail wysłany do wielu osób trafił do odbiorców.
Jak zwracać się do dwóch osób w e-mailu
Masz e-mail do wysłania i musisz włączyć kilka osób. I teraz zastanawiasz się, jak prawidłowo zwrócić się do wielu osób w e-mailu?
Omówmy to krok po kroku.
Krok 1: Określ relację
Przede wszystkim zastanów się nad relacjami łączącymi Cię z osobami, do których piszesz e-maile.
Czy są to koledzy, klienci, czy może mieszanka obu? Poziom formalności w powitaniu powinien odpowiadać rodzajowi relacji.
Na przykład, jeśli wysyłasz e-mail do dwóch klientów, zachowaj profesjonalizm i napisz coś w stylu „Szanowny Panie Johnson i Szanowna Pani Smith”.
Jeśli jednak chodzi o dwóch współpracowników, z którymi się przyjaźnisz, możesz się nieco rozluźnić i powiedzieć: „Cześć John i Sarah”.
Krok 2: Używaj właściwych powitań
Jeśli chodzi o etykietę e-mailową dla wielu odbiorców, kluczowe jest używanie właściwego powitania. Chcesz zwracać się do wielu osób w sposób pełen szacunku i inkluzywności.
Moja formuła? Użyj obu nazw w powitaniu, a następnie przecinka.
Na przykład: „Drogi Johnie, Sarah” lub „Dzień dobry, Mike i Liso”.
Proste, a zarazem skuteczne.
Krok 3: Określ jasno, czego oczekujesz od kogo
Teraz, gdy już masz gotowe powitanie, czas pomyśleć o samej treści wiadomości e-mail. Kiedy adresujesz wiadomość e-mail do wielu osób, przejrzystość jest twoim przyjacielem.
Upewnij się, że jasno określisz, czego potrzebujesz od każdego odbiorcy. Jeśli są jakieś działania, terminy lub pytania, wyjaśnij je każdej osobie z osobna. Pomaga to uniknąć nieporozumień i sprawia, że wszyscy są na tej samej stronie.
Dobrze opracowane, spersonalizowane powitanie jest kluczem do rozpoczęcia wiadomości właściwą nogą. Poświęć trochę czasu na dopracowanie swojego wstępu, a zobaczysz, jak Twoja korespondencja e-mailowa rozkwitnie.
Najlepsze praktyki dotyczące wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców
Wysyłanie wiadomości e-mail do wielu odbiorców wiąże się z własnym zestawem zasad etykiety e-mailowej. Przyjrzyjmy się najlepszym praktykom adresowania grupowych wiadomości e-mail, aby móc pewnie komunikować się z zespołem i współpracownikami.
Prawidłowe używanie pól DW i UDW
Kiedy piszesz e-maile biznesowe do wielu adresatów, pola DW (do wiadomości) i UDW (do wiadomości ukrytej) okazują się Twoimi najlepszymi przyjaciółmi.
Użyj CC, gdy chcesz, aby wszyscy widzieli, kto jeszcze otrzymał wiadomość e-mail. To świetne rozwiązanie, aby informować ludzi o wszystkim lub przypisywać zadania grupowe.
Jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail do wielu odbiorców, ale chcesz chronić prywatność ludzi, użyj pola UDW. Gdy dodasz adresy e-mail do pola UDW, odbiorcy nie zobaczą, kto jeszcze otrzymał wiadomość e-mail. Jest to idealne rozwiązanie do wysyłania newsletterów marketingowych e-mailem.
Unikaj ogólnych powitań
Jeśli chodzi o adresowanie wielu osób w wiadomości e-mail, ogólne powitania, takie jak „Cześć wszystkim” lub „Do kogo to może dotyczyć” po prostu nie wystarczą. Wydają się bezosobowe i mogą sprawić, że odbiorcy poczują się jak coś drugorzędnego.
Zamiast tego poświęć czas na zwracanie się do odbiorców po imieniu. Jeśli jest to mniejsza grupa, możesz wymienić każde imię w powitaniu. W przypadku większych grup spróbuj czegoś takiego jak „Drogi zespole” lub „Witajcie wszyscy”.
Utrzymuj spójny ton
Chcesz zrobić świetne wrażenie swoim e-mailem? Jednym prostym trikiem jest zachowanie spójności nazw odbiorców w całym e-mailu.
Jeśli zaczniesz od „Dear John and Sarah”, utrzymaj ten format aż do samego końca.
Spójność jest kluczowa – pokazuje Twoją dbałość o szczegóły i szacunek dla osób, do których się zwracasz.
A jeśli zastanawiasz się, czy używać imion, nazwisk czy tytułów, weź wskazówkę z relacji. Trzymaj się tytułów i nazwisk w sytuacjach formalnych, a imion w bardziej swobodnej korespondencji.
Właściwa etykieta e-mailowa oznacza również zachowanie spójności tonu i stylu w całym e-mailu. Jeśli zaczynasz od formalnego powitania, zachowaj profesjonalizm i dopracowanie reszty e-maila.
To samo dotyczy pożegnania. Jeśli zaczynasz od „Drodzy współpracownicy”, nie kończ „Do zobaczenia później”.
Spójność pomaga sprawić, by Twój e-mail wydawał się spójny i dobrze napisany.
Sprawdź przed wysłaniem
Zanim klikniesz przycisk „Wyślij”, poświęć chwilę na sprawdzenie wiadomości e-mail. Sprawdź dokładnie, czy poprawnie wpisałeś imiona i nazwiska wszystkich osób oraz czy podałeś wszystkie niezbędne adresy e-mail.
Szybkie przejrzenie może również pomóc Ci wyłapać literówki, błędy gramatyczne lub niejasne sformułowania. Zaufaj mi, poświęcenie dodatkowej minuty na korektę może uchronić Cię przed kilkoma żenującymi błędami w e-mailach.
Powiązane materiały: Jak utworzyć grupowy adres e-mail w Gmailu
Najważniejsze informacje: Zwracasz się do dwóch osób w e-mailu? Zachowaj szacunek i jasność. Dopasuj formalność powitania do relacji, używaj obu imion i zachowaj spójność. W przypadku e-maili grupowych wykorzystuj mądrze pola DW/UDW, unikaj ogólnych powitań, zadbaj o spójność tonu i zawsze popraw wiadomość przed wysłaniem.
Przykłady, jak zwracać się do dwóch osób w wiadomości e-mail
Zamierzasz wysłać e-mail do dwóch osób i nie wiesz, jak się do nich zwrócić. Oto kilka przykładów, jak zacząć swój e-mail.
Formalne powitania w e-mailach biznesowych
Gdy wysyłasz formalny e-mail biznesowy do dwóch osób, ważne jest, aby używać właściwych powitań i tytułów. Oto kilka przykładów, które sprawdziły się u mnie:
- „Szanowni Państwo Johnson i Thompson,”
- „Dzień dobry, doktorze Patel i profesorze Davis”
- „Witam, dyrektorze Brown i kierowniku Lee”
Kiedy zwracam się do wielu osób starszych lub autorytetów, zawsze staram się uwzględnić imię i nazwisko każdej osoby oraz jej tytuł w powitaniu. To prosty gest, który pokazuje szacunek i sprawia, że każdy czuje się rozpoznany.
Nieformalne pozdrowienia e-mailowe
Kiedy piszesz do dwóch przyjaciół lub bliskich współpracowników, możesz być nieco bardziej swobodny w swoich pozdrowieniach. Oto kilka przykładów, których lubię używać:
- „Cześć John i Diana,”
- „Hej Justin i Steve”
- „Dzień dobry, Tomie i Kate”
Uważam, że używanie imion i przyjaznych powitań, takich jak „Cześć” lub „Hej”, nadaje ciepły, osobisty ton. To odpowiednik e-maila, w którym wchodzi się do pokoju i mówi: „Hej, miło was widzieć.”
Pamiętaj tylko, aby ogólny ton był pełen szacunku i stosowny do relacji, jaka łączy cię z odbiorcami.
Powitania e-mailowe to Twoja szansa na nadanie tonu całej wiadomości. Dostosowując powitanie do odbiorców i relacji, jakie z nimi masz, stworzysz natychmiastowe połączenie, które sprawi, że będą czytać i odpowiadać.
Wskazówki dotyczące wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców
Wysyłanie wiadomości e-mail do wielu odbiorców może być trudne, ale mam kilka wskazówek, które pomogły mi zachować spójność wiadomości. Stosując się do tych strategii, możesz tworzyć wiadomości e-mail, które są jasne, zwięzłe i wolne od jakichkolwiek żenujących błędów.
Wyjaśnij, do kogo się zwracasz
Lubię używać symbolu „@”, aby przydzielać zadania lub pytania poszczególnym osobom.
Na przykład:
@John, czy mógłbyś przejrzeć załączony raport i podzielić się ze mną swoimi przemyśleniami?
@Mary, byłabym wdzięczna, gdybyś zaplanowała spotkanie, na którym moglibyśmy omówić ustalenia.
Odkryłem, że takie podejście sprawia, że sprawy są jasne i wykonalne, a jednocześnie zachowuje przyjazny, oparty na współpracy ton. To tak, jakby powiedzieć: „Wszyscy jesteśmy w tym razem i oto, czego oczekuję od każdego z was.”
Utrzymuj e-mail zwięzły i konkretny
Gdy wysyłasz e-maile do dwóch lub więcej osób, ważne jest, aby wiadomość była zwięzła i skupiona. Ludzie są zajęci i nie chcą czytać długich, chaotycznych e-maili. Dlatego świadomie staraj się trzymać głównych punktów i jasno określać wszelkie wymagane działania.
Na przykład zamiast pisać długi akapit o aktualizacji projektu, mogę napisać coś takiego:
„Chciałem tylko poinformować was, że faza projektowania projektu jest zakończona. @John, czy mógłbyś przejrzeć makiety i przesłać opinię do piątku? @Katie, gdy tylko otrzymamy opinię Johna, zaplanujmy spotkanie, aby omówić kolejne kroki”.
Chcesz utrzymać zainteresowanie wielu odbiorców? Bądź zwięzły, bądź jasny i zniknij. To sekretny przepis na uzyskanie odpowiedzi i utrzymanie uwagi.
Użyj punktów wypunktowanych, aby uzyskać obszerne informacje
Jeśli musisz zawrzeć w e-mailu wiele informacji, rozważ użycie wypunktowań, aby je rozbić. Odkryłem, że dzięki temu treść jest o wiele łatwiejsza do odczytania i odniesienia, zwłaszcza gdy wysyłam e-maile do wielu odbiorców.
Na przykład:
- Przegląd projektu
- Główne cele
- Oś czasu
- Budżet
- Elementy działania
- @John: Przejrzyj projekty do 6/1
- @Sarah: Zaplanuj spotkanie zespołu do 5 czerwca
- @Mike: Przygotuj budżet projektu do 6/10
Widzisz, o ile łatwiej to strawić niż ścianę tekstu? Punkty wypunktowane są twoim przyjacielem, jeśli chodzi o e-maile do wielu odbiorców.
Sprawdź dokładnie adresy e-mail odbiorców
Zanim klikniesz „Wyślij” w jakimkolwiek e-mailu, a zwłaszcza takim, który ma wielu odbiorców, zawsze sprawdź dokładnie, czy adresy e-mail zostały wpisane poprawnie.
Nie potrafię powiedzieć, ile razy przypadkowo wysłałem e-mail do niewłaściwego „Johna” lub „Steve’a”, bo się spieszyłem. Poświęć chwilę na potwierdzenie adresów i uniknij wszelkich zawstydzających pomyłek.
Podaj istotne dane kontaktowe
Zanim klikniesz „Wyślij” e-maila, poświęć chwilę na sprawdzenie, czy w podpisie znajdują się wszystkie Twoje dane kontaktowe, zwłaszcza gdy kontaktujesz się z osobami spoza swojej organizacji.
W moim wpisie podaję swoje imię i nazwisko, stanowisko w firmie i numer telefonu – to szybki sposób na pokazanie, że jestem dostępny i chętny do kontaktu.
Jasne, to drobiazg, ale pokazuje ludziom, że jesteś profesjonalistą, z którym łatwo nawiązać kontakt.
Najważniejsze informacje: Opanuj sztukę adresowania dwóch osób w wiadomości e-mail dzięki tym wskazówkom. Używaj właściwych tytułów w przypadku formalnych wiadomości e-mail, zachowuj swobodę w kontaktach ze znajomymi i jasno przydzielaj zadania współpracownikom. Pamiętaj, aby dostosować powitanie, zachować zwięzłość wiadomości i używać punktów wypunktowanych dla jasności.
FAQ: Jak zwrócić się do dwóch osób w wiadomości e-mail
Jak napisać wiadomość e-mail do wielu adresatów?
Aby napisać e-mail do wielu osób, zwróć się do nich wszystkich na początku. Użyj „Szanowny”, a następnie nazw lub tytułów, oddzielając je przecinkami.
Jak zwracać się w e-mailu do dwóch osób o tym samym imieniu?
Dodaj ich pierwszą literę nazwiska po ich imieniu. Jeśli mają takie samo imię, użyj pełnych nazwisk.
Jak zwracać się do współpracowników w e-mailu?
Jeśli zwracasz się do nich nieoficjalnie, użyj „Cześć” lub „Witaj”, a następnie podaj imię.
Jeśli wolisz ton formalny, użyj zwrotu „Szanowny”.
Czy w mailu mogę napisać „Cześć wam obojgu”?
„Cześć, oboje” sprawdza się w nieformalnych wiadomościach e-mail, ale gdy kontekst wymaga powagi, wybierz bardziej formalne powitanie.
Wniosek
I oto masz – kompletny przewodnik, jak zwracać się do dwóch osób w e-mailu. Niezależnie od tego, czy piszesz formalny e-mail biznesowy, czy niezobowiązującą wiadomość do znajomych, teraz wiesz, jak pewnie witać wielu odbiorców.
Aby stworzyć idealny e-mail, pomyśl o swoim związku z odbiorcą i o tym, dlaczego się z nim kontaktujesz. Używaj jego imienia w sposób spójny i zacznij od przyjaznego powitania, które nada odpowiedni ton. Utrzymuj wiadomość na temat, ale pozwól, aby Twój wyjątkowy głos przebijał.
