Technologiczne, Gadżety, Telefony Komórkowe, Pobieranie Aplikacji

Jak skonfigurować wirtualne biuro: najlepsze narzędzia, których potrzebujesz

Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: Jak skonfigurować wirtualne biuro: najlepsze narzędzia, których potrzebujesz

Dla tych, którzy pracują w domu, są właścicielami małej lub średniej wielkości firmy i chcą maksymalizować zyski ograniczając niepotrzebne płatności, skorzystanie z szerokiej gamy podstawowych narzędzi pomoże stwórz idealne wirtualne biuro. Niezależnie od tego, czy dopiero rozpocząłeś działalność gospodarczą, czy już ją posiadasz, miesięczne rachunki biurowe mogą stać się bardzo drogie. Każde biuro musi zapłacić za wynajęty lokal, krzesła, biurka, szafki, a nawet za chłodnicę wody, a to rzeczy, które nie są tanie.

Wszystkie te koszty to duża dziura w Twojej kieszeni, dlatego sugerujemy, że już czas pomyśleć o stworzeniu wirtualnego biura dla Ciebie i Twoich klientów. W ten sposób koszty zostaną utrzymane na minimalnym poziomie, a korzyści wynikające z mądrzejszej pracy z pewnością będą widoczne.

Jak skonfigurować wirtualne biuro

Nie tak dawno temu pojawił się pomysł wirtualnego biura. Wirtualne biuro powstało w wyniku połączenia innowacji technologicznych i rzeczywistego okresu zwanego erą komputerów. Ten typ biura oznacza usługi komunikacyjne i adresowetakie jak zdalna recepcjonistka, wirtualna asystentka, usługi sekretarki, wirtualna przestrzeń biurowa, przestrzeń do spotkań biznesowych, adresy pocztowe i inne.

Wybór Wirtualnej Asystentki

Pracując dla swojej firmy, musisz wykonywać wiele powtarzalnych zadań związanych z papierkową robotą i innymi sprawami. Rozwiązaniem jest zatrudnij osobistego asystenta którego jedynym zadaniem jest wykonanie wszystkich tych zadań za Ciebie, ale obecnie mamy inne rozwiązanie zwane wirtualnym asystentem.

Ponieważ fizyczna obecność asystenta w biurze nie jest tak naprawdę konieczna, wynajęcie wirtualnego asystenta może być lepszym wyborem, gdy chcesz ograniczyć dodatkowe miesięczne opłaty. Za około 10-15 dolarów za godzinę możesz zatrudnić dedykowanego wirtualnego asystenta lub zespół osobistych asystentów.

Natomiast dla klas pierwszych użytkownicy będą mogli skorzystać z własnego wirtualnego asystenta i utrzymywać z nim kontakt telefoniczny lub mailowy codziennie w godzinach od 10:30 do 715:30, w przypadku drugiego wyboru będą mieli całodobową rezerwację7 pomoc, którą zespół zapewni przez telefon, e-mail, a nawet przez Internet.

Przykładowo, w zależności od Twoich potrzeb (tygodniowe godziny pracy lub budżet) możesz być zainteresowany usługami świadczonymi przez Zapytaj w niedzielę Lub Wirtualny Asystent firm oferujących wirtualnych asystentów w bardzo dobrych cenach. Pamiętaj też, że dzięki temu nie będziesz już musiał płacić dodatkowych pieniędzy za koszty technologii, powierzchnię biurową, ubezpieczenie zdrowotne, składki czy podatki na rzecz pracownika. Który jest świetny.

Zatrudnij wirtualną recepcjonistkę

Zamiast zatrudniać prawdziwą osobę do wykonywania i odbierania wszystkich połączeń, powinieneś rozważyć zatrudnienie robota, który będzie wykonywał te wszystkie czynności. Dzięki temu radykalnie zmniejszysz straty i zaoszczędzisz sporo pieniędzy korzystając z prostej usługi VoIP. Czas więc zmienić swój stary telefon na Skypeto świetna usługa oferująca bezpłatne połączenia między Skype użytkownicy.

Ponadto, aby móc odbierać połączenia od osób niebędącychSkype użytkownikom, będziesz musiał zapłacić tylko $3 co miesiąc, aby otrzymać ok Skype numer. Istnieją dwie możliwości dzwonienia na telefony stacjonarne lub komórkowe ze swojego telefonu Skype: Skype kredyt lub abonament. Możesz więc doładować swoje konto kredytem i zapłacić 2.2 centów za minutę rozmów w USA lub możesz zapłacić za abonament, który może osiągnąć zdumiewającą wartość tylko 1 cent za minutę. Ponadto programiści oferują dwa specjalne subskrypcje na nieograniczone rozmowy w USA i na świecie.

To wszystko nie wystarczy, bo ktoś musi odebrać telefon i Pameli za Skype przychodzi z pomocą. To jest dodatek do Skype która może robić wiele rzeczy, które może zrobić zwykła recepcjonistka, takich jak nagrywanie rozmów przychodzących i wychodzących, działa jak automatyczna sekretarka, odtwarza dźwięki podczas połączeń i nie tylko.

Ma cztery różne typy kont: Podstawowy, Rejestrator rozmów, Profesjonalny i Biznes, które mają różne funkcje. O ile w przypadku konta Basic nie musisz nic płacić, to jednak będziesz mieć jedynie 15 minut nagrania audio i 5 minut nagrywania wideo, w przypadku wersji Professional będziesz mieć nieograniczone nagrywanie za cenę nieco ponad 30 USD.

Warto także przyjrzeć się głos Google usługa umożliwiająca wykonywanie połączeń przez Internet z dowolnym telefonem za pośrednictwem konta Gmail. Połączenia mają bardzo niskie ceny, a połączenie wideo jest również możliwe po zainstalowaniu specjalnej wtyczki.

Skorzystaj z profesjonalnego kalendarza

Czas porzucić tradycyjny kalendarz Microsoft Outlook i zacząć korzystać z bardziej profesjonalnego. Jednym z najlepszych wyborów jest kalendarz Google gdzie użytkownicy mogą konfigurować kalendarze dla wszystkich i udostępniać je pracownikom. Dużą zaletą jest to, że Google je centralizuje i pokazuje je wszystkie w jednym dużym kalendarzu.

Jeśli ominie Cię spotkanie, kalendarz wyśle ​​Ci wiadomość e-mail i SMS przypominającą o spotkaniu. Użytkownicy, którzy mają Windows Telefon lub Palm OS mogą automatycznie synchronizować kalendarze swoich urządzeń za pomocą specjalnej aplikacji o nazwie GooSync, którą można znaleźć Tutaj.

Oprócz wszystkich rzeczy, które już przedstawiliśmy, Kalendarz Google ma ogromną przewagę nad konkurencją, ponieważ ma możliwość działania w trybie offline. Aby dowiedzieć się, jak korzystać z tej niesamowitej funkcji, wykonaj proste kroki z to wsparcie Google strona.

Alternatywę reprezentuje tzw Trello serwis, który ma świetne recenzje w najważniejszych publikacjach, w tym The Verge, The New York Times i TechCrunch. To wyjątkowa aplikacja, która śledzi wszystko, od ogólnego obrazu po najdrobniejsze rzeczy.

Posiada wiele funkcji, takich jak lista rzeczy do zrobienia i menedżer notatek, harmonogram e-maili, system głosowania na pomysły, pozwala na przypisywanie zdjęć, szkiców i rysunków do zwykłych pomysłów i nie tylko. Jeśli jesteś zainteresowany, powinieneś wiedzieć, że ta usługa jest całkowicie bezpłatna i że programiści stworzyli także niesamowite aplikacje na urządzenia mobilne (Android, iOS I Windows 8 Tablet).

Wybierz wirtualne miejsce spotkania

W dzisiejszych czasach nawet spotkania odbywają się przez Internet za pomocą specjalnego oprogramowania, które pozwala użytkownikom pracować twarzą w twarz z kimkolwiek, z dowolnego miejsca. Robiąc to, zaoszczędzisz dużo czasu, nie jeżdżąc w to czy inne miejsce, a najlepsze jest to, że wszystko to można zrobić za jedyne kilka dolarów.

Iść na spotkanie I WebEx to jedne z najlepszych wyborów, jakie można mieć, a ceny rosną już od zaledwie 49 dolarów miesięcznie. W tych planach użytkownicy mogą wykonywać nieograniczone rozmowy i odbywać spotkania z maksymalnie 25 uczestnikami jednocześnie. Filmy mają jakość HD i obie firmy oferują 24 godziny na dobę7 wsparcie.

Jeśli szukasz darmowego rozwiązania, warto wiedzieć, że WebEx oferuje również darmowy typ konta, z którego użytkownicy mogą wykonywać nieograniczone rozmowy i odbywać spotkania przy maksymalnym 3 ludzie. Kolejną bezpłatną i dobrą usługą jest Bezpłatna konferencja co pozwala na uzupełnienie 4 godzin oddzielnie rozmowy nawet z 150 osobami.

Inne wskazówki

Powinieneś także wziąć pod uwagę, że musisz także wykonać następujące czynności:

  • Zdecyduj, z jakiego miejsca będziesz koordynował swoje wirtualne biuro.
  • Kupuj meble i inne niezbędne rzeczy (papiery, wiertarkę itp.) do normalnego biura.
  • W zależności od ilości pracy, którą będziesz musiał wykonać, zdecyduj, czy potrzebujesz komputera PC, czy laptopa, aby wykonać całą pracę.
  • Kup wszystkie najważniejsze urządzenia elektroniczne dla Twojego wirtualnego biura, takie jak faksy, drukarki, niszczarki i skanery.
  • Upewnij się, że wszystko (zwłaszcza ważne oprogramowanie, takie jak program antywirusowy i programy, których używasz na co dzień) jest aktualne na komputerze.
  • Otwórz specjalne konto bankowe dla swojej firmy.
  • Zawrzyj umowę na dobre łącze internetowe.
  • Zrealizuj obwód intranetowy na wypadek, gdybyś miał więcej komputerów, na których pracują inni pracownicy. To ochroni Twoje dokumenty i ważne pliki przed niechcianymi wyciekami.
  • Zrobić DropBox lub Skrzynka konto do deponowania i udostępniania plików swoim klientom.
  • Jeśli nie chcesz wydawać pieniędzy na Office 2013 lub Office 365, zawsze masz bezpłatne rozwiązanie polegające na korzystaniu z Dysku Google lub OpenOffice.
  • Użyj TeamViewer do udostępniania ekranu pomiędzy Tobą i Twoimi partnerami.
  • Jeśli Skype i dodatek Pamela nie spełnia Twoich wymagań, zawsze możesz zatrudnić centrum obsługi telefonicznej, które zrobi to wszystko za Ciebie.