Jak skutecznie komunikować się w zespole

Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: Jak skutecznie komunikować się w zespole

Nauka skutecznej komunikacji w zespole może wydawać się przytłaczająca.

W końcu istnieje wiele książek, które twierdzą, że oferują najlepsze praktyki. Na ten temat dostępne są całe stopnie uniwersyteckie.

Czy przy tak dużej ilości informacji jakikolwiek zespół może nauczyć się, jak komunikować się w najbardziej efektywny sposób?

Tak to jest. Jest tak wiele narzędzi i aplikacje do czatu zespołowego możesz użyć do bezproblemowej komunikacji w zespole. Jednak nadal jest kilka rzeczy, o których powinieneś wiedzieć, aby komunikacja była skuteczna.

Jak wiele rzeczy w świecie biznesu, nie musisz wiedzieć wszystkiego o komunikacji. Wystarczy wiedzieć wystarczająco dużo, aby podjąć skuteczne działania.

Aby uprościć zasady skutecznej komunikacji w zespole, sprowadziliśmy je do „The 3 Ws’. Oto trzy proste pytania, których możesz użyć, aby ukierunkować podejście swojego zespołu do komunikacji, zapewniając maksymalną produktywność i minimum zamieszania.

Chociaż poszczególne metody komunikacji mogą pojawiać się i znikaćte trzy pytania będą zawsze aktualne.

Chcesz skuteczniej i wydajniej komunikować się jako zespół? Zacznij od odpowiedzi na 3 Ws.

Kiedy będziemy się komunikować?

Jedną z pierwszych rzeczy do uzgodnienia jest częstotliwość komunikacji w zespole.

Nie zakładaj, że to się samo rozwiąże. Różni członkowie zespołu mogą mieć różne oczekiwania dotyczące częstotliwość komunikacji. Jeśli istnieje rozbieżność między oczekiwaniami członków zespołu, może dojść do frustracji. Niektórzy członkowie zespołu poczują się przytłoczeni częstotliwością komunikacji, podczas gdy inni mogą czuć się ignorowani.

Aby upewnić się, że każdy ma wspólny zestaw oczekiwań dotyczących komunikacji, na samym początku projektu uzgodnij następujące elementy:

• godziny. W jakich godzinach członkowie zespołu mają odpowiadać? Kiedy dopuszczalne jest zaprzestanie sprawdzania pliku aplikacja do komunikacji w zespole? To pytanie jest szczególnie ważne dla zdalnych zespołów działających w różnych strefach czasowych.
• Dni. Czy oczekuje się, że zespół będzie komunikował się w weekendy? Jeśli tak, czy jest to ogólna zasada, czy wyjątek, który powinien mieć miejsce tylko w wyjątkowych okolicznościach? Wszyscy muszą się na to zgodzić. Jeśli niektórzy członkowie zespołu spodziewają się komunikować w weekendy, a inni nie, produktywność i morale mogą poważnie ucierpieć.
• Sytuacje. Za dużo komunikacji może być irytujące i może powodować psychiczne oderwanie pracowników i przestaną zwracać uwagę na komunikację w zespole. Aby tego uniknąć, uzgodnij sytuacje, o których należy się komunikować. Postaraj się znaleźć poziom komunikacji, na którym wszyscy czują się komfortowo, aby upewnić się, że cały zespół czuje, że jego potrzeby są wysłuchane.

Chociaż ustalenie powyższych koncepcji na początku projektu jest niezbędne, nie oznacza to, że powinny one być ustalone i niezmienne przez resztę projektu.

Zamiast tego użyj wytycznych, które wymyślisz jako podstawy, ale zastanów się nad tym, jak się sprawy mają w miarę postępu projektu. Prawdziwe życie rzadko jest zgodne z naszymi przewidywaniami i oczekiwaniami i nieuniknione jest, że pewne rzeczy nie będą działać zgodnie z zamierzeniami i konieczne będzie wprowadzenie zmian.

Regularnie i proaktywnie melduj się z całym zespołem, aby upewnić się, że wszyscy są zadowoleni z tego, jak się sprawy mają. W przypadku zespołu zdalnego można skorzystać z biurowy system telefoniczny komunikować się. Jednak poniższe pytania mogą być przydatne, gdy chcesz ocenić, jak dobrze działa Twój plan komunikacji:

• Co działa dobrze w naszej obecnej komunikacji? Zadając to pytanie, uzyskasz prawdziwą informację zwrotną na temat tego, co sprawia przyjemność członkom zespołu. Zapytanie o to w pierwszej kolejności pomaga również umieścić dyskusję w pozytywnym i konstruktywnym kontekście. Skupienie się na tym, co nie działa, może być łatwe, więc pamiętaj, aby skupiać umysły ludzi zarówno na dobrych, jak i na złych.
• Co byście zmienili w naszej obecnej komunikacji? Czasami członkowie zespołu mogą mieć problemy lub problemy związane z komunikacją, ale czują się zbyt nieśmiali lub niepewni, aby o nich mówić. Przejmując inicjatywę i zadając pytanie, dajesz ludziom pozwolenie i przestrzeń do poszukiwania obszarów do poprawy.
• Czy możesz podać konkretną sytuację, w której czułeś się zadowolony lub sfrustrowany naszym procesem komunikacji? Może być trudno wyobrazić sobie dokładnie, o czym mówią członkowie zespołu, bez konkretnych przykładów do pracy. Zamiast szukać ogólnych informacji zwrotnych, spróbuj uzyskać konkretne przykłady, które ilustrują poruszane kwestie.

Ustalenie podstawowych zasad dotyczących częstotliwości kontaktu z przesunięcia skutecznie zwalcza bliźniacze problemy związane ze zbyt dużą i zbyt małą komunikacją. Znalezienie równowagi jest niezbędne, aby jak najlepiej wykorzystać swój zespół. Poszukiwanie proaktywnych obszarów ulepszeń w miarę postępu projektu pozwala na dopracowanie komunikacji i poprawę w oparciu o rzeczywiste okoliczności.

Gdzie będziemy się komunikować?

W dzisiejszych czasach istnieje przytłaczająca różnorodność metod, za pomocą których zespoły mogą się komunikować. Od staromodnej poczty e-mail po najnowszą szyfrowane aplikacje do przesyłania wiadomościmożliwości są nieograniczone.

Jednak zbyt duży wybór może być złą rzeczą. Zespoły potrzebują jasnego kierunku jakie metody komunikacji należy zastosowaći w jakim celu.

Jeśli nie ustalisz jasnych wytycznych w tym obszarze, ryzykujesz, że część zespołu będzie komunikować się za pomocą jednej metody, a druga część za pomocą innej metody. Może to prowadzić do skrzyżowania przewodów, brak informacji oraz ogólne zamieszanie i nieefektywność.

Jakie są więc pomysły, które pomogą Ci wybrać najbardziej odpowiednie metody komunikacji dla potrzeb Twojego zespołu? W końcu nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Różne sytuacje mają różne wymagania. Rozważ następujące:

• Stosowność. Różne narzędzia komunikacji mają różne zastosowania. Na przykład do szybkiej, krótkiej komunikacji wewnętrznej nie ma potrzeby prowadzenia rozmowy wideo. Wiadomości błyskawiczne dla biznesu jest lepiej dopasowany. Jednak w przypadku dogłębnych spotkań osobistych, takich jak sesje mentorskie, komunikatory byłyby zbyt nieformalne i bezosobowe. Rozmowa telefoniczna, rozmowa wideo lub spotkanie twarzą w twarz byłyby lepszym rozwiązaniem. Pomyśl o różnych rodzajach komunikacji, które Twój zespół będzie prowadził i wybierz dla każdego z nich rozwiązanie najlepiej dopasowane.
• Łatwość. Nauka nowej aplikacji komunikacyjnej nie jest pozbawiona kosztów. Istnieje potencjalny koszt samej aplikacji, a także czas i energia potrzebne zespołowi do nauczenia się jej. Dlatego dobrze jest, aby rzeczy były tak proste, jak powinny. Czas zaoszczędzony dzięki łatwej do opanowania aplikacji to czas, który można poświęcić na ważną pracę. Nie komplikuj zbytnio swojej komunikacji.
• Przelicytować. Pokazano to skuteczniej zarządza się zmianą, gdy ludzie ją akceptują. Jeśli zmieniasz metody komunikacji, postaraj się jak najwięcej wcześniej skonsultować ze swoim zespołem. Jeśli ludzie czują, że mieli wkład i zostali wysłuchani, prawdopodobnie będą wykazywać mniejszy opór przed przyjęciem nowego narzędzia komunikacji.

Ważne jest, aby uniknąć błędnego myślenia, że ​​odpowiednie narzędzie lub technologia naprawi głębsze problemy z komunikacją w zespole. Wybrane środki komunikacji ułatwią pracę, ale nie zastąpią pozytywnej i wspierającej kultury organizacyjnej.

Ponadto ważne jest, aby unikać szukania idealnego rozwiązania, gdy odpowiednie rozwiązanie jest wystarczająco dobre. Prawie zawsze pojawi się inne narzędzie z bardziej błyskotliwymi funkcjami lub rzesza fanów, którzy się nim zachwycają. Jednak zmiana metod komunikacji wiąże się z rzeczywistymi kosztami.

Powody, dla których warto unikać zbyt częstej zmiany metod komunikacji w poszukiwaniu idealnego rozwiązania, to:

• Finanse. Przełączając się między różnymi aplikacjami i narzędziami komunikacyjnymi, marnujesz pieniądze. Może to przybrać formę subskrypcji aplikacji, które nie są w pełni wykorzystywane, jednorazowych kosztów zakupu, które nie mogą zostać zwrócone, oraz zakupu metod szkoleniowych dla nieistniejącego już oprogramowania.
• Czas. Czas jest istotnym zasobem, którym organizacje muszą zarządzać. Za każdym razem, gdy zmieniasz aplikację komunikacyjną, czas jest marnowany na różne sposoby. Nauka nowej aplikacji wymaga czasu, instalacji i innych technicznych aspektów przełączania, a także czasu na debatę i potwierdzenie zmiany metody.
• Wiedza. Gdy członkowie Twojej organizacji korzystają z określonego środka komunikacji, podnoszą poziom swojej wiedzy i doświadczenia. Z biegiem czasu ludzie zyskują pewien poziom znajomości i kompetencji w zakresie dowolnego narzędzia komunikacji. Za każdym razem, gdy zdecydujesz się wyciągnąć wtyczkę i wybrać nowe narzędzie do nauki, cała zgromadzona wiedza organizacyjna zostanie utracona.

Wybór odpowiednich aplikacji komunikacyjnych dla zespołu może prowadzić do wyższego poziomu morale, wyższych wskaźników wydajności i zachowania wiedzy organizacyjnej. Przy tak dużej stawce ważne jest, aby wybierać mądrze i upewnić się, że każdy wie, jakiego narzędzia powinien użyć w danej sytuacji.

Z kim powinniśmy się komunikować?

Nie ma nic gorszego niż bycie częścią zespołu, ale nie wiedząc dokładnie, jaką rolę odgrywają wszyscy inni, jakie mają uprawnienia decyzyjne i kiedy należy się z nimi komunikować.

Zamieszanie co do tego, z kim należy rozmawiać w przypadku wystąpienia określonej sytuacji, jest jednym z najszybszych sposobów generowania zamieszania i nieefektywności. Jeśli ludzie nie rozumieją jasno właściwych linii komunikacyjnych, ryzykują milczeniem, gdy coś jest nie tak, lub przekazaniem tego niewłaściwej osobie, co skutkuje brakiem podjęcia działań.

Problem ten pogłębia współczesne rozpowszechnienie tzw dość płynne zdalne zespoły który może nigdy nie być fizycznie w tym samym miejscu. Biorąc pod uwagę te wyzwania, jak możesz pomóc swojemu zespołowi wiedzieć, z kim rozmawiać w konkretnej sytuacji?

• Schematy organizacyjne. Pomocne może być posiadanie wizualnego wykresu pokazującego, kto czym zajmuje się w zespole. To nie musi być skomplikowane i zniechęcające. Może po prostu pokazać, kto jest za co odpowiedzialny, kiedy należy się z nimi skontaktować oraz jaki jest właściwy czas i środki, aby się z nimi skontaktować. Powinno to być dostępne gdzieś, na przykład w firmowym intranecie.
• Kultura. Jedną z najgorszych rzeczy dla efektywności zespołu jest milczenie. Stwórz kulturę, w której ludzie czują się uprawnieni do zabierania głosu i wyciągnij rękę. Jeśli ludzie otrzymują pozytywne informacje zwrotne, gdy się z nimi kontaktują, zachęca ich to do ponownego zrobienia tego, tworząc z czasem kulturę komunikacji.
• Szkolenie. Twój zespół powinien być odpowiednio przeszkoleni we wszystkich aspektach swojej pracy, w tym narzędzia komunikacji, z których będą korzystać. Uczyń docieranie do ludzi we właściwy sposób podstawową częścią szkolenia zespołowego. Zapewni to jego drugą naturę dla Twojego zespołu, gdy zajdzie taka potrzeba.

Oprócz ustalenia właściwego sposobu komunikowania się, ważne jest również ustalenie pewnych rzeczy, których należy unikać. Nie popełniaj błędu, zakładając, że ludzie automatycznie będą wiedzieć, czego nie robić. Różni ludzie mają różne oczekiwania, a jest to szczególnie prawdziwe, gdy zespół składa się z osób z różnych kultur i środowisk.

Niektóre kluczowe kwestie w tym obszarze obejmują:

• Język. Niektóre zespoły czują się komfortowo z nieformalnym językiem, takim jak przekleństwa i slang, podczas gdy inne nie. Jasno określ, co jest zabronione, aby uniknąć dalszych wpadek.
• Tematy. Czy czat poza pracą jest dozwolony, czy nie? Czy są jakieś drażliwe obszary dyskusji, takie jak polityka lub religia, których chcesz unikać? Podejdź do tego bardzo prosto, aby ludzie nie czuli się pozostawieni w ciemności co do tego, co jest, a co nie jest do zaakceptowania.

Brak upoważnienia ludzi do rozmowy z właściwą osobą może sparaliżować produktywność zespołu. Ludzie najlepiej wykonują swoją pracę, gdy mogą swobodnie wymieniać się pomysłami i szukać rozwiązań problemów. Ułatw im dokładnie to.

Komunikacja nie musi być skomplikowana

Mamy nadzieję, że widzisz, że skuteczna komunikacja w zespole nie musi być skomplikowana. W rzeczywistości komplikowanie rzeczy bardziej, niż jest to konieczne, jest receptą na porażkę.

Zachowaj prostotę. Udziel jasnych i zwięzłych odpowiedzi na pytania 3 Ws. Słuchaj swojego zespołu. Uwzględnij informacje zwrotne na temat komunikacji w organizacji, aby z czasem poprawić sytuację.

Ostatecznie narzędzia i aplikacje są doskonałym sposobem na poprawę komunikacji w zespole, ale tylko wtedy, gdy są używane we właściwy sposób. Zjednoczenie zespołu w celu uzyskania odpowiedzi na te pytania zapewni, że aplikacje przyspieszą komunikację i produktywność Twojego zespołu, zamiast szkodzić.