Spotkania to czasami jedyny czas, w którym możesz spotkać się z niektórymi współpracownikami. A ponieważ każdy ma własne preferencje dotyczące powiadomień, czasami trudno jest upewnić się, że cały zespół dotrze na następne spotkanie na czas.
Jeśli pracujesz osobiście, możesz spacerować po biurze, przypominając maruderom, aby dotarli na czas do sali konferencyjnej B. Lub, jeśli jesteś zdalny lub w środowisku hybrydowym, możesz znaleźć się – jak to często robię – ręcznie kopiować/wklejać linki Zoom do czatu zespołu i niezręcznie czekać, aż wszyscy dołączą. Ponieważ żadna z tych opcji nie jest świetną opcją, zalecamy zamiast tego pozwolić automatyzacji powiadamiać Twój zespół za Ciebie.
Wysyłaj automatyczne przypomnienia, aby uczestnicy spotkania byli na czas
Dzięki Zapier możesz zautomatyzować powtarzające się zadania, odzyskując cenny czas na skupienie się na elementach o wyższym priorytecie. Przepływy pracy, które tworzysz w Zapier — nazywamy je Zaps — mogą zautomatyzować wiele typowych zadań, takich jak wysyłanie automatycznych e-maili z przypomnieniem lub wiadomości przed zaplanowanymi spotkaniami.
Każdy Zap ma tę samą strukturę: Gdy to się stało, Do To.
Zap zawsze składa się z dwóch części:
-
Spust: wydarzenie, które rozpoczyna Zap, na przykład gdy ma się rozpocząć wydarzenie w kalendarzu.
-
Akcja: zdarzenie, które Zap wykonuje po uruchomieniu, na przykład wysłanie wiadomości e-mail. Pojedynczy Zap może wykonać więcej niż jedną akcję.
Aby pomóc Ci zacząć, zebraliśmy kilka popularnych Zap, które wysyłają powiadomienia o wydarzeniach w kalendarzu do Twojego zespołu za pomocą poczty e-mail lub czatu. Po prostu kliknij jeden z poniższych przycisków, aby rozpocząć.
Możesz także stworzyć swój własny Zap, który wysyła automatyczne przypomnienia do uczestników spotkania. Takie podejście jest najlepsze, jeśli chcesz, aby Twój Zap wykonywał więcej niż jedną czynność, na przykład wysyłanie e-maili do uczestników i publikowanie wiadomości w programie czatu zespołowego.
Będziesz potrzebować konta Zapier, aby korzystać z przepływów pracy w tym artykule. Jeśli nie masz jeszcze konta, to tak za darmo, aby rozpocząć.
Wymaga to pięciu kroków:
-
Utwórz nowy Zap na swoim koncie Zapier.
-
Wybierz swoją aplikację kalendarza jako aplikację uruchamiającą i wybierz wydarzenie odpowiadające wydarzeniu, które wkrótce się rozpocznie (poszukaj czegoś w rodzaju „nowe wydarzenie”).
-
Wybierz najczęściej używaną platformę komunikacyjną swojego zespołu (e-mail lub czat) i wybierz akcję „wyślij”.
W zależności od aplikacji możesz mieć możliwość wysyłania wiadomości bezpośrednich lub wiadomości kanałowych. Zalecamy wypróbowanie obu, aby zobaczyć, który działa najlepiej dla Twojego zespołu. Wysyłanie wiadomości bezpośrednich może wymagać dodania kroku działania w celu znalezienia użytkownika, do którego chcesz wysłać wiadomość.
-
W tym momencie dokończysz wypełnianie szczegółów powiadomienia, w tym tytułu spotkania i wszelkich istotnych informacji (na przykład linków Zoom), korzystając z informacji z wydarzenia w kalendarzu. (Jeśli chcesz dodać więcej działań, kliknij tutaj znak plusa (+) i powtórz kroki 3-4 w razie potrzeby.)
-
Przetestuj swojego Zapa, a jeśli wszystko wygląda dobrze, włącz go i obserwuj, jak Twój zespół jest automatycznie powiadamiany o nadchodzących spotkaniach!
Note: Kiedy testujesz swojego Zapa, wysyła on powiadomienie, dlatego zalecamy zorganizowanie wydarzenia testowego, które oczywiście nie jest prawdziwym spotkaniem, aby przypadkowo nie spanikować członków drużyny.
Potrzebujesz pomocy z bardziej złożoną automatyzacją? Zapier Experts to certyfikowani konsultanci, freelancerzy i agencje, które mogą pomóc Ci zrobić więcej dzięki automatyzacji. Odwiedź nasz katalog ekspertów, aby znaleźć odpowiedniego eksperta do współpracy.
Użyj automatyzacji do zarządzania przypomnieniami dla uczestników
Dzięki nowemu Zap każde nowe wydarzenie w kalendarzu automatycznie utworzy nowe powiadomienie, bez dodatkowego wysiłku. Twój zespół będzie na bieżąco informowany o każdym spotkaniu, a Ty odzyskasz czas i siłę intelektualną potrzebną do prowadzenia bardziej efektywnych rozmów.
Nowy w Zapier? To narzędzie, które pomaga każdemu łączyć aplikacje i automatyzować przepływy pracy — bez żadnego skomplikowanego kodu. Zarejestruj się za darmo.
Powiązana lektura:
