Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: Jak zautomatyzować system wdrażania klientów za darmo
Jeśli chcesz podnieść poziom swojej firmy jako dostawcy usług online (i zaoszczędzić przy tym mnóstwo czasu), wprowadzenie automatyzacji wdrażania klienta jest jednym z najlepszych sposobów, aby to zrobić. Skonfigurowanie tego systemu jest dla Ciebie bardzo pomocne ORAZ może bardzo pomóc w przekazaniu klientom Twojego profesjonalizmu.
Posiadanie systemu wprowadzania klientów jest bardzo ważne, a większość usługodawców ma przynajmniej coś do tego skonfigurowanego (jeśli nie masz — to też jest w porządku!). Ale chcesz dostać się do miejsca, w którym nie musisz wymyślać koła na nowo za każdym razem, gdy dołączasz nowego klienta… więc właśnie tam pojawia się automatyzacja wdrażania klienta!
Kilka lat temu opracowałem system automatyzacji onboardingu klienta dla mojej firmy i jest to prawdopodobnie jeden z moich ULUBIONYCH systemów, ze względu na to, jak łatwy i pomocny jest! (Moi klienci też to uwielbiają!)
W tym poście omówię, jak skonfigurować nie tylko naprawdę niesamowite doświadczenie związane z wdrażaniem klienta, ale także wprowadzanie klienta automatyzacja który pozwoli Ci wdrażać klientów na autopilocie!
Nawet moi klienci często wychodzą i mówią „O mój Boże, uwielbiam twój proces wdrażania!” Czy kiedykolwiek klient powiedział ci coś takiego? Jeśli nie, czas ich zachwycić! A może, tak jak ja, Twoi klienci nawet zaczną Cię o to prosić skonfigurować system onboardingu klienta dla nich.
Co to jest system wdrażania klientów?
Zanim przejdę do drobiazgowych wskazówek dotyczących konfigurowania czegoś takiego dla siebie, najpierw chcę porozmawiać o tym, co to właściwie jest.
Zasadniczo onboarding klientów oznacza przeniesienie ich z punktu A (nie klienta, być może nieznajomego) do punktu B (aktywny klient, dla którego pracujesz).
Pomiędzy tymi punktami jest kilka kroków i właśnie dlatego stworzyłem dla Ciebie tę listę kontrolną wdrażania klienta, abyś mógł upewnić się, że wszystkie elementy są na swoim miejscu.
Co to jest CRM i jak pasuje?
CRM oznacza zarządzanie relacjami z klientami i w zasadzie odnosi się do każdego rodzaju skonfigurowanego systemu, który utrzymuje klientów na właściwej drodze i pomaga im się z nimi zapoznać.
Przykładami systemów CRM są: Streak, 17Hats, Dubsado i Satori.
17Hats i Dubsado to programy wspomagające proces wdrażania klienta. Są dość popularne w niszy usługodawców internetowych, więc być może już o nich słyszałeś.
Moim głównym celem w tym wpisie na blogu jest pokazanie, jak całkowicie za darmo zastąpić 17Hats lub Dubsado.
Dubsado zaczyna się od 35 $ miesięcznieco z czasem może przynieść sporo pieniędzy (do 420 USD rocznie). To dużo, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz!
17 Czapki jest jeszcze droższyz ich miesięcznym planem kosztującym 45 USD (chociaż robi się znacznie taniej, jeśli zarejestrujesz się w 2-roczny plan, który wynosi średnio 16,50 USD miesięcznie). Ale nadal będziesz wydawać wydatki w dowolnym miejscu pomiędzy 200-540 USD rocznie.
Jeśli zamiast tego zastosujesz się do moich wskazówek dotyczących konfigurowania automatyzacji wdrażania klienta, zaoszczędzisz te pieniądze i będziesz mógł całkowicie wdrożyć klientów bezpłatny! (Dodatkowo działa na autopilocie, podobnie jak Dubsado lub 17Hats, więc masz tę samą funkcjonalność za dużo mniej $$$.)
krok #1: Tworzenie przepływu pracy związanego z wdrażaniem klienta
Pierwszym krokiem jest przygotowanie wszystkich rzeczywistych elementów systemu wdrażania klienta do pracy. Nie musisz zaczynać od zera… Pobierz moją listę kontrolną, aby upewnić się, że masz wszystkie niezbędne elementy!
Po przygotowaniu wszystkich tych elementów nadszedł czas na utworzenie przepływu pracy. Pomoże Ci to dokładnie wyobrazić sobie, w jaki sposób twoi nowi klienci będą przemieszczać się z punktu A do punktu B (o czym mówiliśmy wcześniej).
Lubię korzystać z narzędzia online LucidChart aby pomóc mi wyobrazić sobie każdy nowy proces, który mam zamiar stworzyć. Pozwala projektować przepływy pracy i lejki za pomocą okręgów / ramek, strzałek i tekstu.
Oto przykład procesu wdrażania klienta, który stworzyłem za pomocą LucidChart:
Zasadniczo chcesz po prostu naszkicować dla siebie wszystkie kroki, które są częścią procesu wdrażania klienta. Oto jak wszystkie te kroki wyglądają zapisane:
- Klient znajduje moją stronę „Pracuj z nami”.
- Klient decyduje się zarezerwować rozmowę rozpoznawczą
- Klient rezerwuje spotkanie za pomocą mojego oprogramowania do planowania
- Klient otrzymuje wiadomość e-mail z potwierdzeniem
- Klient otrzymuje ode mnie powitalną wiadomość e-mail
- Klient otrzymuje wiadomość e-mail z przypomnieniem o wizycie
- Wezwanie odkrywcze
- Klient otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem do mojego zestawu powitalnego
- Klient otrzymuje umowę i podpisy
- Klient jest dodawany jako „klient” w moim oprogramowaniu księgowym
- Klient otrzymuje pierwszą fakturę i płaci
- Klient jest dodawany jako nowy projekt w Asanie
- Klient jest dodawany jako nowy projekt w Toggl
- Klient umawia się na kolejną rozmowę
- Kontynuować rozmowe
- Klient otrzymuje wiadomość e-mail z kontynuacją
Jak widać, jest kilka kroków! Oprogramowanie takie jak 17Hats lub Dubsado może zautomatyzować prawie wszystko za Ciebie (dlatego są tak popularne!). Ale, jak wspomniałem, za te funkcje trzeba zapłacić sporo pieniędzy. (I szczerze mówiąc, wiele z nich jest dość szalonych i nie zawsze działa).
Zamiast tego pokażę Ci, jak bezpłatnie skonfigurować automatyzację wdrażania klienta!
Pozwala to zaoszczędzić pieniądze i poprawić jakość obsługi klienta. Zapewnia pełną kontrolę nad systemem, umożliwiając dodawanie funkcji i dostosowywanie, które mogą być trudne lub niemożliwe do wykonania za pomocą narzędzia „jednego rozmiaru dla wszystkich”.
krok #2: Wybieranie narzędzi
Proces automatyzacji, który opiszę w tym poście, wykorzystuje określone programy. Jak marketer cyfrowy za przeszłość 5+ lat, wypróbowałem wiele, wiele, WIELE systemów, narzędzi i programów. Pracowałem z nimi WSZYSTKIMI.
Więc zaufaj mi, kiedy mówię, że przeprowadziłem dla ciebie testy! Te, o których dziś mówię, są najlepsze.
Ale jeśli używasz już innych narzędzi niż te, o których wspominam w tym samouczku, istnieje duża szansa, że prawdopodobnie nadal możesz zautomatyzować swój system, jeśli zastosujesz się do moich wskazówek i po prostu zastąpisz swoje narzędzia zamiast tych, o których wspominam (po prostu może trzeba będzie coś “wykombinować”).
Narzędzia, których będę używał w tym konkretnym samouczku, to:
krok #3: Stacja automatyki
Teraz, gdy masz już wszystkie elementy na swoim miejscu i wybrałeś narzędzia, nadszedł czas, aby zintegrować wszystko razem za pomocą automatyzacji!
Narzędziem, którego używam do automatyzacji wszystkiego w przepływie pracy mojego klienta, jest Zapier.
Jeśli nie słyszałeś wcześniej o Zapier, jest to aplikacja online, która pomaga łączyć ze sobą różne narzędzia i programy za pomocą API dla programistów. Wyjaśnienie tego jest trochę mylące, ale jest TAKIE COOL.
Zasadniczo Zapier umożliwia skonfigurowanie automatyzacji, takich jak: „Jeśli aplikacja X wykonuje akcję Y, aplikacja Z powinna wykonać A, B i C”.
Jeśli słyszałeś o IFTTTZapier jest bardzo podobny, ale bardziej wytrzymały.
Chociaż osobiście mam płatne konto Zapier, dzięki któremu mogę korzystać z ich aplikacji i funkcji premium, nie jest to konieczne do tego, co robimy dzisiaj. Jeśli chcesz robić fantazyjne rzeczy lub dodawać więcej zapów, na pewno będziesz chciał ulepszyć. (To MUSI być w moim biznesie i wolałbym wydawać pieniądze na takie narzędzie niż na coś innego).
Dla twojej wiadomości, płatny plan Zapier zaczyna się już od 19,99 USD miesięcznie. Pozwala budować wieloetapowe zapy i korzystać z ich aplikacji „Filtr”, która pozwala uzyskać naprawdę szczegółowe wyzwalacze. Poniżej zobaczysz, jak maksymalizuję wykorzystanie Zapiera.
krok #4: Podłącz wszystko
Rezerwacja połączenia
Pierwszym krokiem jest podłączenie Harmonogram ostrości (mają darmowy plan!) z WordPress.
Na mojej stronie Pracuj z nami zamiast wypełniania formularza lub wysyłania wiadomości e-mail do mnie, każę im od razu umówić się na rozmowę informacyjną. Ogranicza to ilość korespondencji, którą muszę wykonać przed zarezerwowaniem nowego klienta. Dodatkowo znacznie ułatwia automatyzację całego systemu! Poza tym wideo to miejsce, w którym naprawdę błyszczę, więc uwielbiam rozmawiać z potencjalnymi klientami Powiększenie (również za darmo!).
Nie musisz tego robić, ale jeśli nie wyślij je bezpośrednio do swojego harmonogramu, dodajesz dodatkowy krok do procesu, którego nie można zautomatyzować, ponieważ wymaga on osobistej odpowiedzi na każde zapytanie za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Podoba mi się również to, że możesz łatwo osadzić harmonogram Acuity na stronie w swojej witrynie (nawet w ich bezpłatnym abonamencie!), aby wyglądał jeszcze bardziej profesjonalnie. Oto jak wygląda mój: www.mirandanahmias.com/appointment-scheduler
Potwierdzenie i odpowiedź e-mail
Gdy ta osoba zarezerwuje połączenie, Acuity automatycznie wyśle jej powiadomienie z potwierdzeniem.
Jeśli przejdziesz do ustawień poczty e-mail Acuity, możesz nawet edytować wiadomość e-mail z potwierdzeniem, aby zawierała określone informacje. W tym miejscu informuję klienta, że będziemy się spotykać Powiększeniei podaję im swój adres URL.
Po zarezerwowaniu rozmowy klient otrzymuje ode mnie również osobistą odpowiedź e-mail (szablon do tego można znaleźć w Towarzystwo Systemów!). Kiedyś indywidualnie odpowiadałem każdej osobie odpowiedzią w puszkach. Teraz skonfigurowałem go tak, aby był jeszcze bardziej zautomatyzowany!
Aby skonfigurować automatyczną odpowiedź, utwórz Zap, który łączy Acuity i Gmaila.
Zap powinien zaczynać się od Acuity i uruchamiać za każdym razem, gdy ktoś rezerwuje połączenie. (Jeśli masz wiele typów spotkań dla rzeczy, które nie są rozmowami odkrywczymi, będziesz potrzebować płatnego planu, aby użyć aplikacji „filtrującej” Zapier, aby wysłać to tylko do osób rezerwujących rozmowy odkrywcze).
Kiedy działa mój Zap korzystający z płatnego planu, robi trzy rzeczy:
- Tworzy kontakt Gmail z imieniem i nazwiskiem osoby oraz adresem e-mail.
- Tworzy etykietę Gmail dla tej osoby w moim folderze „Korespondencja z klientem”.
- Wysyła im automatyczną odpowiedź.
Ale w przypadku darmowej wersji będziesz chciał, aby po prostu wysłał wiadomość e-mail.
Dla „Kiedy to się stanie…”:
- Ustaw aplikację jako „Planowanie Acuity”.
- Ustaw zdarzenie wyzwalające jako „Nowe spotkanie”.
Dla „Zrób to…”:
- Ustaw aplikację jako Gmail
- Ustaw zdarzenie akcji jako „Wyślij e-mail”
- W sekcji „Dostosuj e-mail” dodaj adres e-mail z próbki Acuity.
- Wypełnij wszystkie opcje dostosowywania i wstaw treść wiadomości e-mail!
Możesz nawet skonfigurować go tak, aby wiadomość e-mail zawierała załącznik. Korzystam z tej funkcji, aby dołączyć moją listę kontrolną „Ocena potrzeb”, która jest w zasadzie listą wszystkich świadczonych przeze mnie usług!
Przypomnienie o spotkaniu
Gdy nadejdzie czas na rozmowę, do nowego potencjalnego klienta musi zostać wysłany e-mail z przypomnieniem. Jeśli masz płatny plan Acuity (Mam to i uwielbiam!), te przypomnienia e-mailowe wychodzą automatycznie.
Ale, jak powiedziałem, jest to darmowy samouczek! Nie musisz kupować płatnego planu Acuity, aby to działało. Oto obejście.
W Zapier skonfiguruj Zap, który zaczyna się od Acuity. Wybierz wyzwalacz „Rozpoczęcie spotkania”. Następnie wprowadź liczbę godzin/dni przed spotkaniem, na które chcesz wysłać przypomnienie.
Następnie połącz go z Gmailem (tak jak zrobiliśmy to powyżej) i utwórz automatyczną odpowiedź, która będzie brzmiała mniej więcej tak:
“Cześć [Client Name]! Przyjazne przypomnienie, że nasze spotkanie zaczyna się za [Amount of Time]. Pamiętaj, spotkamy się w moim pokoju Zoom. Oto adres URL, pod którym będziesz musiał dołączyć, gdy nadejdzie czas: [URL]. Nie mogę się doczekać, aby z tobą porozmawiać!”
E-mail uzupełniający po rozmowie rozpoznawczej
Chociaż nie możesz całkowicie zautomatyzować tej części, to jest w porządku, ponieważ prawdopodobnie nie będziesz chciał!
Aby upewnić się, że wiadomość e-mail uzupełniająca zostanie wysłana do każdego nowego potencjalnego klienta po rozmowie odkrywczej, mam Zap, który działa między Acuity a Asaną, tworzy nowe zadanie wysyłania e-maila uzupełniającego do każdego, kto umawia się ze mną na rozmowę. Zostanie to automatycznie zaplanowane na dzień połączenia.
Gdy nadejdzie czas wysłania kolejnego e-maila, używam Gmaila do wysłania jednego z nich 3 odpowiedzi w puszkach.
(Nie wiesz, co to są odpowiedzi w puszkach? Oto samouczek!)
- Odpowiedź w puszkach #1: Mam skonfigurowaną jedną gotową odpowiedź na wypadek, gdyby klient nie powiedział „tak” podczas rozmowy, co jest typowym e-mailem uzupełniającym.
- Odpowiedź w puszkach #2: Mam również odpowiedź w puszkach dla klienta if zrobił powiedz „tak” podczas rozmowy, która jest powitalnym e-mailem zawierającym link do mojego zestawu powitalnego.
- Odpowiedź w puszkach #3: Jeśli z jakiegoś powodu nie będziemy razem pracować, użyję gotowej odpowiedzi.
Mój „zestaw powitalny” to tak naprawdę dedykowana strona, którą założyłem na mojej stronie internetowej. Zawiera powitalny film, listę kolejnych kroków oraz moje informacje „Jak pracuję”. Zalecam skonfigurowanie go jako strony internetowej zamiast pliku PDF, aby łatwiej było go aktualizować! (Myślę też, że wygląda trochę bardziej fantazyjnie i profesjonalnie.)
Te kolejne kroki w moim zestawie powitalnym informują klienta, że wkrótce otrzyma umowę i fakturę.
(PS Szablony wszystkich tych e-maili i zestaw powitalny są dostępne Towarzystwo Systemów!)
Wysłanie umowy
Natychmiast po wysłaniu powitalnego e-maila do nowego klienta przeskakuję do Witaj znak wysłać moją umowę.
Niestety, HelloSign nie integruje się bezpośrednio z Zapier (chyba że masz super fantazyjny plan HelloSign za 99 USD miesięcznie), więc nie ma świetnego sposobu na zautomatyzowanie tej części procesu. To jedyny element tego samouczka automatyzacji wdrażania klienta, który nie działa tak płynnie, jak bym tego chciał!
Mimo to HelloSign jest niesamowity i sprawia, że proces jest bardzo łatwy.
Możesz wysłać 3 kontraktów miesięcznie w ich darmowym abonamencie. Jeśli prowadzisz więcej interesów, będziesz chciał przejść na ich plan za 13 USD miesięcznie. Ten plan umożliwia również przesłanie szablonu wielokrotnego użytku!
Posiadanie tego szablonu wielokrotnego użytku, chociaż nie jest darmowe, może sprawić, że ten proces będzie bardzo łatwy i szybki. Mam szablon umowy w formacie PDF, który stworzyłem dla mojej firmy. Jest to wstępnie załadowane w HelloSign jako szablon wielokrotnego użytku.
Plik PDF, który zaprojektowałem, pozostawia miejsce na datę podpisania, imię i nazwisko klienta oraz nasze podpisy, ale reszta jest wstępnie napisana i gotowa do użycia.
Jeśli masz darmowe konto, zamiast mieć je wstępnie załadowane w HelloSign jako szablon, po prostu zachowaj je na swoim komputerze jako plik PDF. Następnie następnym razem, gdy będziesz musiał wysłać umowę, prześlij ten szablon PDF (z pustymi miejscami) do HelloSign. Edytuj go, aby dodać datę, imię klienta i utworzyć pola podpisu. Następnie podpisz i wyślij do klienta.
Chociaż ta część nie jest „zautomatyzowana” sama w sobie, nie powinna zająć więcej niż 2 minuty. (I zajmuje to około 10 sekund, jeśli masz płatny plan).
Po przygotowaniu i podpisaniu umowy HelloSign automatycznie wyśle wiadomość e-mail do klienta z prośbą o podpis. Następnie otrzymasz powiadomienie, gdy je podpiszą.
Wysłanie faktury
Następnie w automatyzacji wdrażania klienta nadszedł czas, aby wysłać nowemu klientowi pierwszą fakturę.
Mam skonfigurowane Zap, dzięki czemu za każdym razem, gdy ktoś umawia się ze mną na rozmowę rozpoznawczą, jego informacje są automatycznie przesyłane do Wave (bezpłatne narzędzie do fakturowania/księgowania!) i tworzy dla niego nowy plik klienta.
Ponieważ nie ma dobrego wyzwalacza, którego można by użyć po tym, jak powiedzą „tak”, używam wyzwalacza wywołania wykrywania Acuity (ten sam wyzwalacz, co powyżej i poprzednie zap). Gdy tylko ktoś zarezerwuje rozmowę rozpoznawczą, zap tworzy swój plik klienta w Wave. Oznacza to, że od czasu do czasu pojawiają się klienci, którym nigdy nie wystawiam faktur. Ale to nie ma znaczenia!
Note: Chociaż nadal polecam Wave wszystkim nowym właścicielom firm, ostatecznie przerzuciłem się na Szybkie książki kiedy zostaliśmy spółką z oo i zatrudniliśmy oficjalnego księgowego. Ten proces działa tak samo z każdym narzędziem!
Mając już wprowadzone informacje o kliencie (i zakładając, że masz już utworzony produkt dla swoich pakietów usług), wysłanie nowej faktury można wykonać w ciągu kilku sekund. Po prostu wprowadź nazwę klienta, dodaj odpowiednią paczkę i kliknij Wyślij!
Asany i Toggl
Podczas tego samego Zap, który jest skonfigurowany do tworzenia nowego klienta w Wave, kazałem mu również utworzyć nowy projekt w Asanie i nowy projekt w Toggl. To sprawia, że bardzo łatwo jest rozpocząć zadania dla nowych klientów, gdy tylko dostanę swoje pierwsze zlecenie!
Ponieważ bezpłatny plan Zapier nie obejmuje wieloetapowych zapów, musisz ustawić to jako kolejny nowy zap. Ponownie użyj wyzwalacza wywołania Acuity Discovery, a następnie podłącz go do Toggl, jak pokazano poniżej.
Następnie użyj tego samego procesu, aby połączyć go z Asaną. Gdy ktoś zarezerwuje rozmowę odkrywczą Acuity, Zapier automatycznie utworzy plik klienta Wave, projekt Toggl i projekt Asana. Dzięki temu bardzo łatwo jest dostać się do pracy!
Ponieważ rzadko mam klientów, którzy nie rezerwują u mnie, ten wyzwalacz działa dobrze dla mnie. Ale na wszelki wypadek mam również powtarzające się zadanie ustawione w Asanie pod koniec każdego miesiąca, abym mógł wrócić i usunąć ludzi z Wave i Toggl, którzy nie dokonali rezerwacji.
Kontynuować rozmowe
Uważam za ważną część procesu wdrażania, aby umówić się na telefon kontaktowy z każdym nowym klientem. Ta rozmowa daje pewność, że jesteśmy na tej samej stronie i możemy omówić niektóre szczegóły nadchodzących projektów.
Upewniam się, że w moim zestawie powitalnym dla klienta poinstruowałem go, aby zarezerwował tę rozmowę, i umieściłem kolejny link do mojej strony planowania.
Kiedy rezerwują rozmowę, otrzymują od Acuity tego samego rodzaju wiadomość e-mail z automatycznym potwierdzeniem, o której mówiliśmy wcześniej. (I upewnij się, że oni też otrzymają wiadomość e-mail z przypomnieniem).
Mój kolejny e-mail zap działa ponownie i daje mi nowe zadanie w Asanie, więc pamiętam, aby wysłać im gotową odpowiedź po tej rozmowie, która psuje wszystko, o czym rozmawialiśmy.
I to wszystko! Samouczek krok po kroku, jak stworzyć automatyzację onboardingu klienta za darmo!
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące mojego procesu automatyzacji wdrażania klienta lub potrzebujesz dodatkowej pomocy przy konfigurowaniu Zapiera, nie wahaj się osiągnąć.
Note: Staram się aktualizować ten post o wszystkie najnowsze informacje, ale ceny produktów i dostępność funkcji mogą być nieaktualne. Pierwotnie opublikowałem go w 2017 r., a ostatnio zaktualizowałem go w 2020 r. Odkąd pierwotnie opublikowałem ten post, nie pracuję już z klientami godzinowymi. Z tego powodu niektóre z tych kroków nie są zgodne z tym, jak obecnie wdrażam klientów korzystających z pakietów (tj. nie mamy rozmowy wstępnej). Ale nadal jest to proces, którego używam dla klientów, gdy podejmuję się niestandardowych prac lub projektów specjalistycznych. Sprawdzi się świetnie, jeśli chcesz wprowadzić na pokład własnych klientów niestandardowych lub godzinowych. Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak zalecam pakowanie usług i wdrażanie tych klientów, podzielę to na TONĘ Towarzystwo Systemów.
