Jak zobaczyć, kto wprowadził zmiany w QuickBooks

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, słyszysz o QuickBooks lub już z nich korzystasz. Zasadniczo QuickBooks to oprogramowanie księgowe, które pomaga firmom wykonywać wszystkie codzienne zadania. W ofercie jest kilka planów, a jeśli nie masz pewności, który z nich jest odpowiedni dla Ciebie, zawsze jest bezpłatny 30-dniowy okres próbny, który nie wymaga podania danych karty kredytowej.

QuickBooks może mieć wielu różnych użytkowników z różnymi ograniczeniami, jeśli chodzi o dostęp. Na przykład możesz przyznać dostęp do swojego księgowego, aby ułatwić i przyspieszyć. Możesz śledzić całą aktywność, sprawdzać, kto wprowadził zmiany i organizować wszystko według własnych upodobań.

Jak małe firmy korzystają z QuickBooks?

Prowadzenie własnego biznesu zajmuje znacznie więcej niż większość ludzi. Bez względu na to, jak mała jest Twoja operacja, każda firma musi robić to samo, aby zapewnić jej płynne działanie. QuickBooks umożliwia śledzenie sprzedaży poprzez tworzenie faktur dla każdego klienta osobno. Możesz także automatycznie śledzić rachunki i wydatki, jeśli połączysz swoje konta bankowe i karty kredytowe. Wszystko to można uporządkować w kilka minut.

W przypadku listy płac najważniejsza jest dbałość o szczegóły. W końcu to środki do życia ludzi. Błędy w liście płac prowadzą do niezadowolenia pracowników. QuickBooks ma funkcję listy płac, która pomaga w bardziej wydajnym obliczaniu i prowadzeniu listy płac. Za pomocą QuickBooks można także śledzić zapasy, składać podatki i skanować pokwitowania.

Jak zobaczyć, kto wprowadził zmiany w QuickBooks 1

Dziennik kontroli

Ilekroć ktoś w firmie robi coś w QuickBooks, jest to rejestrowane w funkcji o nazwie Dziennik kontroli. Dotyczy to wszystkich użytkowników, niezależnie od ich poziomu dostępu. Jeśli chcesz zobaczyć, kto dokonał zmiany w QuickBooks, wszystko, co musisz zrobić, to:

  1. Kliknij przycisk koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu.
  2. Wybierz „Dziennik kontroli”, który znajduje się na liście w obszarze Narzędzia.

Stamtąd zobaczysz wszystkie zmiany wprowadzone w pliku Twojej firmy. Ponadto będziesz mógł zobaczyć, kto dokonał tej zmiany, a także dokładny czas jej wykonania. Ponieważ dziennik kontroli przechwytuje każdą poprawkę, lista często może być bardzo długa. Możesz jednak użyć filtra, aby zawęzić wyszukiwanie. Wybierając nazwę użytkownika, możesz wyszukiwać według zakresu dat lub rodzaju zdarzenia.

Jak zobaczyć, kto wprowadził zmiany w QuickBooks 2

Historia audytu

Jeśli potrzebujesz zapisu wszystkich szczegółowych zmian dotyczących określonego zdarzenia, możesz uzyskać do niego dostęp w Historii audytu. Tam możesz nauczyć się następujących rzeczy:

  1. Jakie zmiany zostały wprowadzone.
  2. Kiedy wprowadzono zmiany.
  3. Kto dokonał zmian.

Dziennik kontroli i historia kontroli są niezwykle przydatnymi i praktycznymi funkcjami, które sprawiają, że firma działa prawidłowo. Są jednak często poufne i dlatego tylko użytkownicy z pełnym dostępem mogą je przeglądać. W ten sposób uzyskujesz dostęp do Historii audytu:

  1. Wybierz transakcję, którą chcesz zbadać.
  2. Wybierz „Więcej”.
  3. Wybierz „Historia audytu”, która otworzy ścieżkę audytu.
  4. Jeśli potrzebujesz rozwiniętego widoku, wybierz „Pokaż wszystko”.
  5. A jeśli potrzebujesz porównania obok siebie, wybierz „Porównaj”.

Co jeśli nie rozpoznajesz niektórych użytkowników?

QuickBooks tworzy użytkowników samodzielnie, które są wymagane do określonych funkcji i sytuacji. Naprawdę nie wymagają żadnych działań z Twojej strony. Ale zobaczysz je w dzienniku kontroli i dlatego:

  1. Administracja systemem – pokazuje automatyczne zmiany wprowadzone przez QuickBooks.
  2. Administracja bankowości internetowej – pokazuje wszystkie zmiany związane z kontami bankowymi połączonymi z QuickBooks Online.
  3. Przedstawiciel wsparcia – pokazuje wszystkie zmiany dokonane przez konsultanta pomocy technicznej QuickBooks Online.

Dlaczego użytkownicy widzą dziennik kontroli?

Jedną z najlepszych cech QuickBooks jest to, że firma klienta i firma księgowa mogą współpracować i mieć bezpośredni dostęp w tym samym czasie. Ale najważniejsze jest również to, że widzą różne strony transakcji.

Na przykład, jeśli właściciel firmy zaprasza dwie odrębne firmy księgowe do zapoznania się z książkami, chce, aby robiły różne rzeczy. Jedna ma organizować książki, aby druga firma mogła płacić podatki. Firma zobaczy wtedy wszystkie informacje w dzienniku kontroli, dowie się, kto to zrobił i zdecyduje, jak najlepiej postępować.

firma A

Jak zobaczyć, kto wprowadził zmiany w QuickBooks 3

QuickBooks ułatwia prowadzenie firmy

Każdy, kto kiedykolwiek miał własną firmę lub był jej częścią, wie, że jest to czasochłonne i energochłonne. Właściciele firm zawsze szukają narzędzi, które mogą ułatwić i uprościć sprawę. QuickBooks mogą pomóc. Spójrzmy prawdzie w oczy, nikt nie lubi płacić podatków i martwić się o faktury.

Co więcej, jak ktokolwiek może śledzić wszystko w firmie? Dzięki QuickBooks zawsze możesz zobaczyć, kto dokonał zmian i śledzić całą historię wydarzenia.

Czy kiedykolwiek korzystałeś z QuickBooks? Czy uważasz, że jest to przydatne narzędzie i w jakim stopniu pomogło Twojej firmie? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.