Wiodące firmy dostosowują się do VoIP w bezprecedensowym tempie. Przewidywana wielkość rynku mobilnej VoIP do 2027 r. wyniesie 183,7 miliardów dolarów. (Informacje biznesowe, 2020). Systemy biznesowe VoIP są po to, aby sprawić, że tradycyjne, analogowe telefony stacjonarne staną się przestarzałe, oferując niezliczoną ilość wysoce satysfakcjonujących funkcji.
Jeśli szukasz systemu VoIP, ten artykuł pomoże Ci wybrać właściwy.
Ale najpierw zacznijmy od definicji.
Co to jest system telefoniczny oparty na protokole Voice over Internet Protocol (VoIP)?
Systemy biznesowe VoIP to oprogramowanie działające w chmurze, które przekierowuje połączenia do pracowników za pośrednictwem biurowej sieci danych IP. Tradycyjnie (około lat 80. XX w.) rozmowy telefoniczne odbywały się za pośrednictwem Publicznej Komutowanej Sieci Telefonicznej (PSTN) poprzez okablowanie miedziane i przełączniki ręczne.
Korzyści z VoIP dla biznesu
Oto główne zalety systemu telefonicznego VoIP:
- Redukcja kosztów
Tradycyjne linie telefoniczne zazwyczaj opłata za każdą minutę czasu połączenia, podczas gdy w przypadku VoIP jedynymi kosztami są miesięczne opłaty naliczane przez dostawcę usług internetowych. W rzeczywistości wielu dostawców oferuje niedrogie lub nawet bezpłatne połączenia, na przykład z sąsiednimi Stanami Zjednoczonymi.
Co więcej, eliminujesz drogi sprzęt i płacisz tylko raz za oprogramowanie.
- Narodziny chmur
Ponieważ VoIP działa w całości w chmurze, Twój zespół może uzyskać dostęp do systemu i odbierać połączenia w dowolnym miejscu. Umożliwia pracownikom efektywną pracę zdalną poprzez zdalne korzystanie z usług głosowych, faksowych i transmisji danych w intranecie biura, umożliwiając wydajną pracę zdalną.
Oprócz łączenia pracowników z dowolnego miejsca na świecie, utrzymuje to ich liczbę na niezmienionym poziomie nawet w przypadku przesuwania granic.
- Skalowalność
W odróżnieniu od tradycyjnych telefonów systemy telefoniczne VoIP dopasowują się do potrzeb firmy. Umożliwiają dodanie wiersza w przypadku zatrudnienia nowego pracownika i wyeliminowanie niektórych w przypadku zwolnień — podsumowując, płacisz tylko za to, czego potrzebujesz.
- Łatwa integracja
Najlepsi dostawcy VoIP dla firm traktują priorytetowo łatwą integrację, ponieważ celem zawsze jest ułatwianie pracy firmom. Dzięki temu możesz wykorzystać wszystkie zalety VoIP bez konieczności modyfikowania istniejących aplikacji lub infrastruktury IT. Na przykład połączenia wychodzące można nawiązywać za pośrednictwem programu Outlook lub innych systemów poczty elektronicznej, a dane klientów można nadal przeglądać podczas połączeń przychodzących z danym klientem.
- Obsługuje wielozadaniowość
VoIP umożliwia nie tylko rozmowy telefoniczne, ale także wysyłanie dokumentów, zdjęć i filmów podczas rozmowy z potencjalnym klientem lub potencjalnym klientem. Poprawia to interakcję agent-klient, pogłębia relacje i poprawia jakość obsługi klienta.
Wady do rozważenia
Choć zalety systemu telefonicznego VoIP przeważają nad jego wadami, oto kilka wad, o których warto wiedzieć:
- Zasilanie lub Internet
Brak zasilania lub połączenia internetowego oznacza brak połączeń VoIP. Możesz jednak nadal odbierać połączenia VoIP, jeśli chcesz je kierować do swoich telefonów komórkowych. Jeśli nie, to nie masz szczęścia. Nie jest to aż tak duża wada, ponieważ obecnie szanse na brak prądu lub internetu są nikłe. Pomocne może być posiadanie jednego zapasowego telefonu stacjonarnego.
- Połączenia alarmowe
Chociaż FCC nałożył na dostawców usług VoIP obowiązek oferowania połączeń alarmowych pod numer 911, w sytuacjach awaryjnych nie można całkowicie polegać na systemach VoIP. Dzieje się tak dlatego, że lokalizacja osoby dzwoniącej jest prawie niemożliwa do wyśledzenia, a słaby zasięg sieci może uniemożliwić realizację połączenia, co stwarza dalsze zagrożenie dla sytuacji.
3, problemy z jakością
Ogólnie rzecz biorąc, jakość VoIP jest lepsza od standardowych linii telefonicznych. Jeśli jednak masz przepełnioną, opóźnioną lub powolną sieć, będziesz mieć problemy z jakością. Ponadto klarowność połączenia spadnie wraz ze spadkiem jakości Internetu.
Na co zwrócić uwagę w systemie biznesowym VoIP?
Oto, na co należy zwrócić uwagę przy zakupie systemów biznesowych VoIP:
- Twoje typowe potrzeby biznesowe
Najlepszy system VoIP to taki, który odpowiada Twoim potrzebom. Na przykład, jeśli jesteś startupem, potrzebujesz prostszego systemu z mniejszą liczbą linii, podczas gdy to nie wystarczy w przypadku większych firm. Również jeśli właśnie zdobyłeś fundusze lub planujesz je zdobyć, musisz wybrać system telefoniczny VoIP, który można rozbudować o większą liczbę linii.
Zapytaj swoich agentów, jak ogólnie zajęte są linie telefoniczne? Jeśli widzisz je stale na linii, chcesz mieć pewność, że Twój system i przepustowość Internetu poradzą sobie z tak dużą liczbą połączeń.
Najlepiej byłoby pojechać darmowymi szlakami i przekonać się na własne oczy.
- Funkcje do rozważenia
Możesz dobrze sobie radzić z tymi, które musisz mieć, ale warto też zapłacić więcej za te, które warto mieć.
Muszę mieć
- Połączenie oczekujące
- Przeniesienie połączenia
- Przekazywanie połączeń
- Połączenia konferencyjne
- Identyfikacja linii telefonicznej
- Zadzwoń do Barringa
- ID dzwoniącego
- Poczta głosowa
- Nagranie rozmowy
- Muzyka wstrzymana
- Znajdź mnie/śledź mnie
- Mobilna centrala IP PBX itp.
Dobrze mieć
- Automatyczne wyznaczanie tras
- Powołanie międzynarodowe
- Przekazywanie głosu na tekst lub głos na e-mail,
- transkrypcje poczty głosowej,
- Integracja z innymi systemami, takimi jak help desk czy systemy CRM.
- Raporty dotyczące liczby połączeń, czasu oczekiwania, przerwanych połączeń i nie tylko.
- Bezpieczeństwo włamań i naruszeń danych
- Właściwy dostawca usług VoIP
Aby zaoszczędzić czas i wysiłek, oto lista najlepszych dostawców VoIP dla firm.
- Pomoc techniczna
Połączenia VoIP to maszyny generujące leady i bezpośrednie okno do kontaktu z obecnymi i potencjalnymi klientami. Jeśli nie będą działać choćby przez jeden dzień, ryzykujesz utratę możliwości sprzedaży i pogorszenie jakości obsługi klienta. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić, czy Twój dostawca VoIP oferuje rozwiązywanie problemów i wsparcie techniczne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Uzyskaj VoIP teraz!
Z biegiem czasu coraz więcej osób dostosowuje się do technologii VoIP, a jej funkcje sprawiły, że stała się ona absolutną koniecznością w call center. Zalet VoIP jest wiele, a wady można pokonać. Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci w wyborze odpowiedniego systemu VoIP.
