Wstęp
Jako menedżer ds. płac lub HR masz obowiązek dopilnować, aby każdy pracownik otrzymywał wynagrodzenie na czas i prawidłowo. Nawet jeden drobny błąd może narazić zaufanie pracowników i reputację firmy na ryzyko. Dlatego też przetwarzanie płac jest zadaniem krytycznym, które należy wykonać we właściwy sposób.
Około 35% pracowników w Meksyku szukałoby innej pracy, gdyby ich firma chociaż raz wypłaciła im nienależyte wynagrodzenie. A około 51% straciłoby zaufanie do swojego obecnego pracodawcy. Ze względu na te fakty przetwarzanie płace w Meksyku to jedno z najbardziej stresujących zadań, przed którymi stoją działy HR.
Muszą mieć pewność, że cały proces zostanie ukończony dokładnie i terminowo; niestety nie ma skrótów. Jednak przy zastosowaniu odpowiednich środków i struktury można zarządzać zorganizowanym i wydajnym systemem płac.
Zacznij od dokładnych i czystych danych
Każda udana operacja biznesowa zaczyna się od czystego i dokładnego wprowadzenia i przetwarzania danych. Dlatego menedżerowie ds. kadr i płac muszą mieć pewność, że wprowadzają dokładne i czyste informacje o pracownikach, aby zapewnić dalszą niezawodność przetwarzania.
Podczas rekrutacji i wdrażania do pracy mogą wystąpić błędy w klasyfikacji pracowników, które niekorzystnie wpływają na potrącanie podatku pracowniczego, świadczenia emerytalne, obliczenia ubezpieczenia itp. Pamiętaj o uwzględnieniu punktu kontrolnego w swoim systemie przetwarzania płac, aby pomóc zweryfikować dokładność klasyfikacji pracowników oraz sprawdzić ich kod podatkowy i dane osobowe. szczegółowe informacje, zanim będziesz mógł przetworzyć ich pierwszą listę płac.
Sprawdź dane karty czasu pracy
Posiadaj dobry system, który pomoże Ci sprawdzić niespójności w zakresie skali wynagrodzeń, przepracowanych godzin i rodzaju pracownika. Dzięki doskonałej weryfikacji danych w karcie czasu pracy znacznie zmniejszasz ryzyko nadmiernych wydatków na płace. Nie chcesz przepłacać za zarządzanie płacami, dlatego idealnym rozwiązaniem będzie działanie zapobiegawcze.
Oblicz całkowite wydatki na płace
Aby móc wykryć niespójności w każdym okresie rozliczeniowym, niezwykle istotna jest znajomość kwoty, jaką każdy pracownik będzie kosztować Twoją firmę poza wynagrodzeniem. Obliczając całkowite koszty wynagrodzeń, zawsze bierz pod uwagę podatek, wynagrodzenie brutto, ubezpieczenie społeczne i potrącenia ze świadczeń dla każdego pracownika. Należy także wziąć pod uwagę zawieszenia, napiwki, premie, emerytury, urlopy ojcowskie/macierzyńskie, zasiłki chorobowe i płatne urlopy itp.
Produkuj i rozpowszechniaj odcinki wypłat
Dobrą praktyką jest dostarczenie każdemu pracownikowi odcinka wypłaty zawierającego następujące szczegóły:
- Przepracowane godziny
- Odliczenia
- Płaca brutto
- Płaca netto.
Menedżerowie ds. kadr i płac mogą również uwzględnić dodatkowe informacje, takie jak stawka wynagrodzenia i kod podatkowy, a także płace i potrącenia na bieżąco. Aby to wszystko osiągnąć, musisz współpracować z szanowanym dostawcą oprogramowania płacowego.
Zanim włączysz system do zarządzania płacami, upewnij się, że posiada on funkcje umożliwiające tworzenie i dystrybucję odcinków wypłat z tymi kluczowymi funkcjami. Oprogramowanie powinno także umożliwiać przygotowanie pasków płacowych i wydrukowanie ich lub przesłanie drogą elektroniczną właściwym pracownikom.
Dokonuj terminowych płatności i raportów
Co miesiąc Twoja firma musi płacić podatki pomniejszone o określone ulgi pracownicze. Jeśli zapłaciłeś pracownikom i nie aktualizujesz swoich danych, otrzymasz powiadomienia od odpowiednich władz. Władze mogą również nałożyć na Ciebie karę pieniężną, jeśli nie masz uzasadnionego powodu spóźnienia się ze zgłoszeniem.
Nieprawidłowe, brakujące lub spóźnione raporty płacowe mogą mieć wpływ na profil podatkowy Twoich pracowników. Dlatego tak ważne jest, aby przewidzieć wszelkie trudności związane ze składaniem raportów z wyprzedzeniem. Zawsze śledź ważne daty na liście płac, takie jak święta, które mają wpływ na zamknięcia.
Uprość proces i zachowaj zgodność
Zarządzanie płacami nie musi być trudne. Upewnij się tylko, że korzystasz z najnowszych technologii, aby być na bieżąco i mieć pewność, że Twoja firma spełnia wymogi dotyczące płac.
Na przykład musisz upewnić się, że płacisz swoim pracownikom płacę minimalną ustaloną przez władze w Twojej jurysdykcji, ponieważ jest ona prawnie wiążąca. Zawsze pamiętaj, że zasady i regulacje dotyczące płac mogą ulec zmianie w dowolnym momencie, dlatego wskazane jest, aby być na bieżąco.
Prowadź dokumentację na najwyższym poziomie i wcześnie przygotuj się na następny okres podatkowy
Władze w Twojej jurysdykcji mogą w każdej chwili podjąć decyzję o sprawdzeniu Twoich danych. Oznacza to, że musisz utrzymywać swoje dokumenty w doskonałej kondycji. Jeśli dział kadr lub płac jest przytłoczony ważnymi zadaniami, możesz skorzystać z usług outsourcingu kadr i płac, które pomogą Ci w przygotowaniu i prowadzeniu doskonałej dokumentacji.
Jeśli chodzi o wcześniejsze przygotowanie się do następnego okresu rozliczeniowego, należy zacząć od razu po złożeniu zeznań podatkowych za poprzedni rok. Pamiętaj, aby w sprawozdaniu finansowym uwzględnić informacje dotyczące wynagrodzeń, takie jak:
- Płaca pracowników
- Odliczenia
- Świadczenia płacowe.
Aby zakwalifikować się do następnego roku podatkowego, musisz zaktualizować dokumentację płacową swojej firmy od ostatniego dnia okresu rozliczeniowego i zgłosić wydatki oraz świadczenia.
Opracuj i utrzymuj wewnętrzną procedurę płacową
Menedżerowie ds. płac i kadr muszą opracować i utrzymywać wewnętrzną procedurę płacową. Doskonałe procedury i zasady są podstawą każdego sprawnego i odpowiedniego procesu i systemu płac.
Opracowanie i utrzymanie dobrej polityki wewnętrznej w zakresie administracji płac jest kluczem do tego, aby służyć jako przewodnik dla każdej osoby zaangażowanej w proces zarządzania płacami. Bardzo ważne jest, aby upewnić się, że Twoje zasady nie są sprzeczne z krajowymi przepisami i regulacjami dotyczącymi pracy, a także innymi powiązanymi przepisami, które mają wpływ na zarządzanie płacami.
Zlecaj na zewnątrz działania, których utrzymanie jest drogie
Menedżerowie ds. płac i kadr powinni rozważyć outsourcing działań, które są kosztowne w utrzymaniu. Outsourcing zadań kadrowo-płacowych może pomóc w minimalizacji kosztów firmy. Renomowane, rzetelne i godne zaufania firmy zajmujące się outsourcingiem kadrowo-płacowym posiadają:
- Wysoko wyszkoleni i doświadczeni eksperci
- Umiejętne zarządzanie i odpowiednie oprogramowanie.
Optymalizacja czasu to kolejna ogromna korzyść związana z outsourcingiem kosztownych zadań kadrowo-płacowych.
Przetwarzanie płac odgrywa znaczącą rolę w zapewnianiu, że firmy unikają problemów związanych z przestrzeganiem przepisów, jednocześnie zwiększając produktywność pracowników. Ale tylko jeśli wszystko zostanie zrobione dobrze. W rezultacie Twoja firma musi zobowiązać się do skutecznego prowadzenia kadr i płac, aby dołączyć do tańca wiodących organizacji.
