Przewodnik po raportowaniu ad hoc dla agencji marketingowych

SZYBKIE PODSUMOWANIE:

Raporty ad hoc umożliwiają agencjom marketingowym tworzenie niestandardowych raportów na żądanie dla unikalnych potrzeb informacyjnych. W przeciwieństwie do raportów standardowych, raporty ad hoc dotyczą konkretnych sytuacji i zapytań, oferując wgląd w skuteczność kampanii, trendy rynkowe i dane klientów. W tym przewodniku szczegółowo opisano znaczenie raportowania ad hoc dla agencji marketingowych, metody wdrażania przy użyciu oprogramowania raportującego oraz różne typy i zastosowania raportów ad hoc.

Raportowanie ad hoc oznacza tworzenie raportów zgodnie z potrzebami klientów. Chociaż starania o zaspokojenie nieoczekiwanej prośby klienta mogą wydawać się ostatnią rzeczą, jakiej potrzebuje Twoja agencja marketingowa, czasami jest to nieuniknione.

W tym artykule znajdziesz narzędzia, które pozwolą Ci stawić czoła wyzwaniu i zaimponować klientom spersonalizowanymi umiejętnościami raportowania ad hoc. Dowiedz się, jak tworzyć szczegółowe raporty – wszystko w sam raz na następną przerwę na kawę.

Stan raportowania dzisiaj

Dziś jesteśmy po kolana w dużych zbiorach danych. Nie da się tego obejść.

Ponieważ coraz więcej firm przechodzi na technologię cyfrową, śledzenie danych zapewnia marketerom lepszy wgląd w wyniki swoich klientów niż kiedykolwiek wcześniej.

To właśnie dane, których potrzebujesz od firm takich jak Google i Meta, napędzają ich sukces i wywołują efekt kuli śnieżnej. Zobaczymy, co się stanie z nowymi przepisami dotyczącymi prywatności i wycofywaniem danych stron trzecich przez Google. Ale na razie duże zbiory danych są łatwo dostępne.

Przy setkach wskaźników i wielu klientach, z których każdy ma własne cele, wybór wskaźników do raportowania może być trudny.

Zagubienie się w tych danych to pułapka, która może powodować zmęczenie danych i drapać się po głowie, gdy klienci proszą o praktyczne wyniki.

Podczas gdy niektóre agencje wciąż grzebią w kałuży wskaźników, inne uporządkowały już swoją biegłość w zakresie danych i zostawiają konkurencję w tyle za marketingiem opartym na danych, który zapewnia wymierny sukces.

Najlepsze praktyki w zakresie raportowania klientów mówią, że aby raport klienta był skuteczny, musi być spersonalizowany pod kątem jego unikalnych potrzeb, aby wiedzieć, na co wskazują kluczowe wyniki, i być spójny, aby umożliwić dokonywanie porównań w celu oceny wydajności.

Żadne sztampowe podejście nie jest w stanie zaspokoić unikalnych potrzeb każdego klienta. Klienci oczekują personalizacji. Pomoże im to nie tylko lepiej zrozumieć, w jaki sposób Twoja agencja dąży do osiągnięcia swoich celów biznesowych.

Na szczęście oprogramowanie do raportowania niewymagające kodu pomaga odfiltrować najważniejsze dane oraz przeciągnąć je i upuścić tam, gdzie pokazują Twoje postępy w realizacji celów klientów. Jest to szczególnie ważne, biorąc pod uwagę, że nawet w dzisiejszej dobie automatyzacji ponad 68% raportów marketingowych nadal zawiera elementy ręcznej interwencji.

Częściowo wynika to z potrzeby wprowadzenia narracji opartej na danych do raportów, co stało się niezbędne w dzisiejszym nadmiernie poinformowanym świecie. Dlatego raportowanie klientów musi korzystać z wizualizacji danych, aby intuicyjnie poznać wyniki znacznie szybciej niż np. bezmyślne skanowanie kolumn po kolumnach danych Arkuszy Google i udawanie analityka danych.

Chociaż regularne raportowanie klientów jest już częścią Twojej działalności, analizy ad hoc są niezbędne, aby sprawne agencje mogły na bieżąco dostarczać swoim klientom ważne dane, aby mogli oni dalej ulepszać swoją działalność.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do raportowania marketingowego i ponad 80 źródłom danych, z którymi można się połączyć, Twoja agencja będzie w stanie zapewnić klientom odpowiedzi i narzędzia, których potrzebują – w ciągu kilku minut. Ale do tego dojdziemy za chwilę.

Co to jest analiza i raportowanie ad hoc

Raportowanie ad hoc to proces tworzenia raportów na bieżąco w celu uzyskania praktycznych spostrzeżeń biznesowych.

Cel raportów i analiz ad hoc

Dla agencji marketingowej oznacza to tworzenie raportów dla Twoich klientów na żądanie, w celu odpowiedzi na konkretne pytanie. Może to wykraczać poza zakres Twoich usług, ale dzięki odpowiednim narzędziom do raportowania ad hoc nie będzie trudno zapewnić przydatne informacje, które zaspokoją specyficzne potrzeby Twoich klientów.

Ad hoc jest w rzeczywistości terminem łacińskim oznaczającym „w tym konkretnym celu”. Ogólnie rzecz biorąc, oznacza to, że coś jest wymagane jednorazowo.

5 Przykłady raportowania ad hoc dla agencji marketingowych

Twoja agencja ma oczywiście dostęp do mnóstwa spostrzeżeń marketingowych, które mają zastosowanie do różnych działów biznesowych Twoich klientów: sprzedaży, zarządzania sprzedażą detaliczną, a nawet finansów. Przyjrzyjmy się kilku przykładom sytuacji, w których klient może poprosić Twoją agencję o raport ad hoc.

1. Znaczące zmiany w skuteczności kampanii

Niezależnie od tego, czy jest to wzrost, czy spadek ruchu z płatnych wyników wyszukiwania, czy nagły wzrost rankingów bezpłatnych słów kluczowych, Twoja agencja powinna być w stanie szybko raportować zmiany w skuteczności kampanii i dostosowywać się do nich. Klienci polegają na Tobie, jeśli chodzi o wskazówki dotyczące budżetowania wydatków na reklamę i tego, gdzie przeznaczyć te cenne środki marketingowe.

Na przykład, korzystając z oprogramowania do raportowania SEO, Twój zespół szybko tworzy raport SEO ad hoc po aktualizacji algorytmu lub znaczącej zmianie w witrynie, aby upewnić się, że nie wpłynęło to negatywnie na rankingi Twojego klienta. Korzystanie z dostosowywalnych szablonów raportów SEO sprawia, że ​​ten proces jest dziecinnie prosty!

Przeczytaj więcej o tym, jak stworzyć dashboard SEO.

2. Nowe możliwości marketingowe

Wraz z rozwojem działalności Twojego klienta powinna rozwijać się także jego strategia marketingowa. Raporty ad hoc pomagają zidentyfikować nowe możliwości rynkowe dla produktów lub usług Twojego klienta. Być może nadszedł czas, aby dogłębnie przyjrzeć się danym demograficznym, takim jak dane geograficzne lub dane dotyczące urządzeń, aby pomóc zawęzić idealny profil klienta i ulepszyć przekaz.

A może klient chce poszerzyć swoją obecność na Facebooku, co oznacza, że ​​czas na dokładny audyt mediów społecznościowych.

Ilekroć pojawiają się możliwości, Ty i Twoi klienci powinniście być przygotowani na ich wykorzystanie. Raporty ad hoc są często najlepszym sposobem identyfikacji, sprawdzenia rzeczywistości i zakresu rozwoju obszarów.

3. Zarządzanie pracownikami

Twój klient przeprowadza audyt swojego działu obsługi klienta, aby zobaczyć, kiedy potrzebuje większej liczby pracowników na zmianie. Chcieliby wiedzieć, kiedy do ich firmy odbiera się najwięcej połączeń telefonicznych i ile z nich jest obecnie średnio odbieranych.

Tworzysz raport śledzenia połączeń, aby monitorować wydajność personelu w ciągu ostatnich 6 miesięcy, oceniając liczbę odebranych i nieodebranych połączeń, a następnie wysyłasz go do swojego klienta. Dajesz im także dostęp do własnego pulpitu nawigacyjnego śledzenia połączeń na żywo, dzięki czemu mogą wejść i zobaczyć najnowsze dane dotyczące śledzenia połączeń bez konieczności proszenia Cię o to następnym razem.

4. Analiza finansowa i ROI

Załóżmy, że Twoi klienci oceniają swój nadchodzący budżet marketingowy i potrzebują szczegółowej analizy skuteczności każdego z ich kanałów marketingowych oraz zwrotu z inwestycji – zarówno w Twojej agencji, jak i na poziomie kanału.

Wykonując analizę finansową ad hoc, po prostu zintegruj dane z platform e-commerce, takich jak Shopify, WooCommerce lub BigCommerce, i bramek płatniczych, takich jak Stripe. Integracja ta pozwala na kompleksowe porównanie generowanych przychodów z wydatkami marketingowymi.

Regularnie lub doraźnie pobieraj dane z tych źródeł, aby łatwo uzyskać jasny obraz tego, jak skutecznie kanały marketingowe przyczyniają się do ogólnych przychodów. Podejście to podkreśla ROI i ROAS oraz oferuje szczegółową analizę zwrotu z wydatków na reklamę i marż zysku brutto w różnych kanałach.

Takie spostrzeżenia są nieocenione przy ocenie budżetów marketingowych i zrozumieniu wpływu finansowego każdego kanału.

Przeciągasz i upuszczasz wszystkie krytyczne wskaźniki marketingowe do niestandardowego raportu, który przedstawia ROI, ROAS i zysk we wszystkich kanałach, aby pokazać im wartość, jaką zapewniasz ich firmie.

5. Zapasy eCommerce

Załóżmy, że klient przygotowuje się do dużej sprzedaży lub przechodzi przez bardziej pracowity okres. Muszą zobaczyć, które z ich stron generują największy ruch, a także poprosić Cię o listę ich najlepszych produktów. Wchodzisz na przykład do panelu Google Analytics lub Stripe i w ciągu kilku minut tworzysz raport skupiający się na ich najlepszych produktach.

Korzyści z raportów ad-hoc

Jak widać, ze względu na naturę tego typu krótkoterminowego raportowania danych, raportowanie ad hoc wiąże się z pewnymi wyjątkowymi korzyściami:

Kiedy wybrać raportowanie ad hoc czy raporty statyczne lub raporty BI

Tak jak istnieje wiele przypadków użycia raportów ad hoc, istnieje również kilka różnych typów raportowania, które należy wziąć pod uwagę:

Raporty statyczne vs. Raporty ad hoc

Raporty statyczne — zwane także raportami gotowymi lub raportami ustrukturyzowanymi — to tak zwana „tradycyjna” metoda raportowania: są one rutynowo wysyłane co tydzień, co miesiąc lub co kwartał.

Z miesiąca na miesiąc postępują według podobnego schematu, aby dostarczać klientom zwykle monitorowane wskaźniki KPI. Regularność i spójność tych ustrukturyzowanych raportów zapewnia wgląd w postęp w czasie i pozwala łatwo porównywać i porównywać cele.

Z kolei raporty ad hoc segregują określoną kategorię danych i wykorzystywane są najczęściej do podejmowania decyzji krótkoterminowych. Nie pozostawia to miejsca na analizę doraźną, ponieważ podawane przez nich informacje niekoniecznie odpowiadają na najpilniejsze pytania, jakie mogą mieć Twoi klienci.

To samo dotyczy statycznych dashboardów.

Dlaczego statyczne dashboardy nie wystarczą?

Chociaż statyczne pulpity nawigacyjne świetnie nadają się do informowania klientów, nie zawsze pozwalają na nawigację między różnymi okresami lub drążenie poszczególnych segmentów w celu łatwego porównania. Kiedy próbujesz odpowiedzieć na trudne pytania, musisz mieć wszystkie dane łatwo dostępne, aby zbadać rozwiązania i znaleźć odpowiedź.

Czasami trzeba powiększyć i pomniejszyć, aby uzyskać wgląd. Aktywne, interaktywne pulpity nawigacyjne analityki internetowej zapewniają dynamiczny dostęp do kluczowych wskaźników, umożliwiając przeglądanie różnych kanałów za pomocą wskaźników w czasie rzeczywistym i porównywanie różnych zakresów dat, aż dane zaczną mówić same za siebie.

Raporty BI vs. Raporty ad hoc

Raporty z zakresu analizy biznesowej kładą silny nacisk na wskaźniki dotyczące finansowych aspektów firmy. Raporty BI analizują dane, takie jak sposób śledzenia celów w zakresie przychodów, zysku brutto i dochodu netto.

Obydwa mają wiele wspólnych zalet, takich jak:

• Analityka podstawowa i zaawansowana

• Korzystanie z analiz historycznych i analiz w czasie rzeczywistym

• Dostęp do wielu źródeł danych

• Wizualizacja danych

• Podejmowanie decyzji zorientowanych na wyniki

• Optymalizacja kosztów

• Poprawa przepływu pracy

Z perspektywy agencji marketingowej możesz udostępniać uzupełniające dane w raportach ad hoc, które Twoi klienci będą rozwijać w swoich raportach BI i odwrotnie.

Wyzwania związane z analizą i raportowaniem ad hoc

Ze względu na charakter raportów ad hoc dane są często silosowane. I jest to częściowo zamierzone. Ważną rzeczą jest użycie dynamicznego oprogramowania, które pozwala na pobieranie aktualnych wskaźników w razie potrzeby.

Tworząc raporty ad hoc, należy pamiętać o kilku kwestiach:

• Nie polegaj zbytnio na raportach ad hoc. Dzieje się tak szczególnie w przypadku tworzenia raportów ad hoc na temat konkretnego kanału lub kampanii, ponieważ segreguje to dane i nie daje szerszego obrazu ani nie pozwala na porównania krzyżowe. Mają czas i miejsce, ale nie powinny zastępować regularnych raportów dla klientów.

• Usprawnij procesy decyzyjne. Dane są świetne, ale ich głównym celem jest zebranie praktycznych spostrzeżeń. Użyj wizualizacji danych, aby poprawić doświadczenie i zapewnić szybką i łatwą analizę – zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Sprawozdania ad hoc są często zbyt szczegółowe i sporadyczne, aby można je było wykorzystać w ramach czystego i jasnego procesu decyzyjnego.

• Korzystaj z tych samych punktów danych, co każdy inny interesariusz. Czasami raporty ad hoc trafiają do większej liczby interesariuszy, ponieważ wykraczają poza regularne raportowanie. Ważne jest, aby upewnić się, że dane są zgodne. Oznacza to, że jeśli raportujesz inne wskaźniki sprzedaży niż zespół sprzedaży Twojego klienta, spostrzeżenia nie będą ze sobą zgodne.

• Poświęć trochę czasu na rozwijanie umiejętności swojego zespołu w zakresie korzystania z danych. Brak szkolenia – mimo że dostępne narzędzia do raportowania ad hoc są dość intuicyjne – upewnij się, że cały zespół dobrze zna liczby i aktywnie wykorzystuje je do śledzenia swoich wyników. Poświęć nawet trochę czasu na objaśnienie danych swoim klientom, aby zaznajomili się z Twoim stylem raportowania ad hoc. Jeśli nie zrozumieją Twoich raportów, nie zrozumieją wartości Twojej agencji.

Wskazówka agencji: Aby uniknąć wielu wyzwań opisanych powyżej, korzystaj ze standardowych szablonów raportów marketingowych, nawet podczas tworzenia raportów ad hoc. W ten sposób sposób prezentacji informacji oraz gromadzenia i przekształcania danych pozostaje spójny.

Czy potrzebuję narzędzia do raportowania ad hoc?

Kiedy Twój klient dzwoni do Ciebie z prośbą o sporządzenie szczegółowego raportu na temat ROAS w odniesieniu do wydatków na reklamę, mimo że termin regularnego raportowania przypada na koniec miesiąca, jak się przygotowujesz?

W przypadku danych, które nie są objęte regularnym raportowaniem, potrzebujesz odpowiedniego narzędzia, aby zaoszczędzić dzień – bez marnowania płatnych godzin na niepodlegające rozliczeniu zadania.

Absolutnie potrzebujesz oprogramowania do raportowania, które umożliwia przeciąganie i upuszczanie żądanych danych klientów do bieżących pulpitów nawigacyjnych i raportów. W minutach.

Weźmy omówiony wcześniej przykład, w którym Twój klient chciał ocenić wydajność swojego pracownika i skontaktować się z potencjalnymi klientami. Dzięki odpowiedniemu narzędziu do raportowania ad hoc szybko utworzysz raport lub pulpit nawigacyjny analizujący połączenia odebrane i nieodebrane.

Narzędzie do raportowania ad hoc, takie jak pulpit nawigacyjny na żywo skierowany do klienta, pozwala mu zalogować się na Twoją platformę raportowania i analizować swoje dane bez konieczności przechodzenia przez Twoją agencję. Oszczędza to czas dla nich – dzięki czemu mogą podejmować decyzje na bieżąco, bez konieczności czekania na odpowiedź – i oszczędza czas Twojej agencji!

A właśnie ten poziom przejrzystości i niezawodności sprawia, że ​​Twoi klienci są lojalni.

Czego szukać w oprogramowaniu do raportowania ad hoc

Narzędzie do raportowania ad hoc musi posiadać pewne funkcje, w tym możliwość:

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z SimplyTrends, rozpocznij bezpłatny 14-dniowy okres próbny i przygotujmy Twój pierwszy raport ad hoc!

Jak skonfigurować raportowanie ad hoc

Teraz, gdy określiliśmy typ narzędzia potrzebnego do wydajnego tworzenia raportu ad hoc, przyjrzyjmy się, jak go utworzyć – bez dotykania arkusza kalkulacyjnego.

Zwykle, jeśli tworzysz raport w Arkuszach Google, zaczynasz od surowych danych, przeprowadzasz szereg obliczeń, aby je przefiltrować w celu dopasowania do żądania klienta, tworzysz wykresy i wykresy, a następnie wysyłasz coś nijakiego.

Teraz utworzenie raportu ad hoc jest tak proste, jak:

1. Przechodzę do kampanii Twojego klienta w SimplyTrends

2. Tworzenie niestandardowego raportu za pomocą łatwego w obsłudze narzędzia do tworzenia raportów.– Użyj gotowego szablonu raportu marketingowego jako punktu wyjścia lub utwórz go od podstaw, przeciągając i upuszczając dane na odpowiednie miejsca za pomocą widżetów (wybieraj spośród różnych formatów, takich jak liczby, wykresy i diagramy).

Na początku raportu ad hoc zaimponuj klientom spersonalizowanym komentarzem w podsumowaniu raportu, aby wyjaśnić, co za chwilę zobaczą, i poinformuj ich o swoich planach na przyszłość.

3. Klikam wyślij! Nawet zobacz, kiedy Twoi klienci je otworzą!

Jak ulepszyć raportowanie ad hoc dzięki wizualizacji danych?

Istnieje wiele formatów, których można użyć do prezentacji danych:

• Wykresy kołowe

• Wykresy słupkowe

• Wykresy liniowe

• Listy

• Rozłóż działki

• Wykresy mapowe,

• i więcej.

Tradycyjnie ich przygotowanie zajmuje dużo czasu. Dlatego ważne jest, aby Twoje narzędzie do raportowania ad hoc posiadało widżety, które zrobią to za Ciebie.

Umieszczenie dużych ilości danych w polach wizualnych nie tylko dobrze wygląda, ale pozwala szybko wyodrębnić informacje i usprawnić przepływ pracy.

Przeczytaj więcej na temat najlepszych praktyk w zakresie wizualizacji danych.

Końcowe przemyślenia

W przypadku raportów ad hoc czas odgrywa kluczową rolę. Potrzebujesz narzędzi, aby zrobić to szybko, skutecznie i bez wątpienia wykazać, że Twoja agencja konsekwentnie generuje przychody i możliwości rozwoju w sposób spójny i oparty na danych.

SimplyTrends zapewnia agencjom marketingowym solidne możliwości raportowania i analiz ad hoc, usprawniając tworzenie interaktywnych raportów ad hoc. Platforma upraszcza analizę danych, umożliwiając zarówno użytkownikom biznesowym, jak i analitykom danych łatwe przeprowadzanie analiz danych ad hoc.

Intuicyjny interfejs i zaawansowane narzędzia do analiz ad hoc umożliwiają szybkie generowanie szczegółowych raportów, w tym raportów z kampanii marketingowych ad hoc, śledzenia słów kluczowych SEO, a nawet analiz finansowych na podstawie danych dotyczących płatności lub e-commerce.

Dzięki SimplyTrends agencje szybko reagują na potrzeby klientów, dostarczając dostosowane do ich potrzeb spostrzeżenia i strategie oparte na danych. Ta elastyczność w obsłudze żądań ad hoc zwiększa zadowolenie klientów i efektywność podejmowania decyzji.

Wypróbuj SimplyTrends oprogramowanie do tworzenia raportów marketingowych i przejdź na rozwiązanie do raportowania klientów, które skaluje się wraz z Twoją agencją. Wypróbuj za darmo przez 14 dni.