Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: Rośnie liczba oszustw: jak chronić swoją małą firmę
Po roku ogromnych wyzwań małe firmy z optymizmem patrzą na swoją zdolność do odbicia się i rozwoju w 2021 r., zgodnie z badaniem Capital One Small Business Confidence. Podczas gdy większość 2020 roku koncentrowała się na globalnej pandemii 2020 i nadziei na ulgę gospodarczą, firmy muszą upewnić się, że chronią się przed dodatkowym ryzykiem, a mianowicie oszustwem. W niedawnej ankiecie przeprowadzonej przez Stowarzyszenie Certyfikowanych Ekspertów ds. Oszustw (ACFE)90% respondentów twierdzi, że spodziewa się wzrostu oszustw w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
Może to być fałszywa wiadomość, że znaki towarowe Twojej małej firmy wygasają lub „klienci” zaczynają żądać fałszywych obciążeń zwrotnych od firm obsługujących karty kredytowe. Mogą to być nawet pracownicy popełniający oszustwa wewnętrzne. W każdym razie małe firmy są łatwym celem dla przestępców, którzy uważają, że mniejsze firmy nie mają odpowiednich zasad zapobiegania oszustwom.
Jeśli padłeś ofiarą oszustwa, konieczne jest natychmiastowe zgłoszenie incydentu do Federalnej Komisji Handlu (FTC). Aby ułatwić właścicielom małych firm raportowanie, FTC właśnie zaktualizowała ReportFraud.ftc.govjej witryna internetowa poświęcona raportom konsumenckim, obejmująca raporty dotyczące małych firm.
Zwalczanie oszustw wymaga jednak proaktywnego podejścia. Oto trzy popularne rodzaje oszustw i sposoby ochrony małej firmy przed padnięciem ich ofiarą.
1. Cyberoszustwo
W przypadku każdej firmy prowadzącej działalność online plan cyberbezpieczeństwa jest niezbędny do ustalenia i przestrzegania. Według Federalnej Komisji Łączności (FCC) kradzież informacji cyfrowych stała się najczęściej zgłaszanym oszustwem, wykraczającym poza kradzież fizyczną. Kiedy tworzysz swoje strategia cyberbezpieczeństwaFCC zaleca przestrzeganie tych wskazówek:
- Szkol swoich pracowników. Ustal podstawowe procedury bezpieczeństwa dla pracowników, w tym stosowanie silnych haseł, ochronę danych klientów i innych ważnych informacji.
- Zaktualizuj wszystkie urządzenia do najnowszej wersji oprogramowania zabezpieczającego, przeglądarek internetowych i systemów operacyjnych. Korzystaj z oprogramowania antywirusowego i zapór sieciowych.
- Ponieważ tak wielu pracowników pracuje teraz zdalnie, utwórz plan działania na urządzeniu mobilnym w celu zaszyfrowania danych. Upewnij się również, że każdy pracownik ma osobne konto użytkownika, abyś Ty lub Twój księgowy mogli śledzić wszelkie działania w przypadku wystąpienia problemu.
- Twórz kopie zapasowe krytycznych danych biznesowych i przechowuj informacje w chmurze.
- Bezpieczne sieci Wi-Fi z identyfikatorem zestawu usług (SSID) i ochroną hasłem.
- Współpracuj z bankami lub podmiotami przetwarzającymi karty kredytowe, aby chronić informacje o płatnościach.
2. Oszustwa płatnicze i bankowe
Oszustwa płatnicze można scharakteryzować na kilka sposobów, takich jak odrzucone czeki, nieautoryzowane transakcje, zagubione lub skradzione towary oraz fałszywe prośby o zwrot pieniędzy. Większość hakerów atakuje użytkowników kart kredytowych i konta sprzedawców kart kredytowych przy użyciu skradzionych numerów kart. Aby zapobiec oszustwom płatniczym, upewnij się, że znasz najnowsze trendy w oszustwach, szyfruj transakcje płatnicze i współpracuj z bezpiecznym procesorem płatności, takim jak Bill.com.
Nigdy nie poproszą Cię o podanie danych karty kredytowej lub ACH w wiadomości e-mail lub przez telefon i nigdy nie będą wysyłać załączników ZIP ani EXE (wiele z tych załączników zawiera wirusy).
Ponadto Twoje internetowe konto bankowe jest narażone na oszustwa księgowe, więc ogranicz sposób i komu udostępniasz poufne informacje bankowe. Rozwiązanie płatnicze, takie jak Bill.com, chroni informacje bankowe, umożliwiając dokonywanie płatności bez konieczności uzyskiwania dostępu do konta bankowości internetowej. Bill.com buduje uprawnienia oparte na użytkownikach, co oznacza, że możesz kontrolować, co pracownicy mogą zobaczyć.
3. Defraudacja pracowników
Niestety oszustwa pracownicze są bardzo realnym i kosztownym ryzykiem dla małych firm — zwłaszcza w borykającej się z trudnościami gospodarce. Aby zapobiec oszustwom pracowników, zapoznaj się z tymi wskazówkami z Bill.com:
- Przejdź na cyfrowy system. Papierowe faktury i czeki stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa. Przejście na technologię cyfrową zmniejsza prawdopodobieństwo, że złodzieje uzyskają dostęp do informacji, a Ty, Twój dział księgowości lub Twój księgowy możecie łatwo śledzić każdą transakcję.
- Egzekwuj kontrole płatności. Możesz włączyć kontrole księgowe zapobiegające oszustwom i ograniczenia autoryzacji, korzystając z rozwiązań cyfrowych.
- Zautomatyzuj procesy pracy. Komputeryzując przypomnienia i tworząc ścieżkę audytu, masz pewność, że nic nie wypadnie przez szczeliny.
- Wyeliminuj kontrole (przychodzące i wychodzące). Czeki papierowe zawierają poufne informacje, których cyberprzestępcy mogą użyć, aby uzyskać dostęp do informacji finansowych lub kont Twojej firmy. Otrzymując i dokonując płatności drogą elektroniczną, chronisz te numery przed osobami nieupoważnionymi.
- Zwiększ liczbę przeprowadzanych regularnych audytów wewnętrznych. Zautomatyzowane systemy cyfrowe tworzą łatwą do prześledzenia ścieżkę audytu.
Bill.com może usprawnić proces księgowości, pomagając Twojej firmie opłacać faktury i szybciej otrzymywać płatności. Ponadto Bill.com może pomóc w ochronie małej firmy przed oszustwami. Wypróbuj bez ryzyka już dziś!
