Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: Ukryte pułapki wykorzystywania pracowników zdalnych
Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej, które na czas pandemii zaczęły być rozwiązaniem tymczasowym, dla wielu firm są na stałe. Są teraz trzy razy więcej miejsc pracy zdalnych niż w 2020 r. Takie ustalenia mogą być korzystne dla firm, pracowników i społeczności.
- Firmy oszczędzają na potrzebnej przestrzeni, a pracownicy mają mniej dni chorobowych. Istnieje również raporty że pracownicy są bardziej wydajni.
- Pracownicy są szczęśliwsi, ponieważ mają więcej czasu na sprawy rodzinne i osobiste. Oszczędzają czas i koszty dojazdów.
- Społeczności mają lepsze środowisko. Jest mniejszy ruch i mniejsza emisja dwutlenku węgla.
Ale są pewne ostrzeżenia dla pracodawców. Nie przeocz żadnej z poniższych rzeczy:
Weź prawidłowe potrącenie z listy płac
Nie ma to znaczenia dla federalnego podatku dochodowego u źródła, gdzie znajdują się pracownicy, ale ma to znaczenie dla celów stanowego podatku dochodowego. Każdy stan z podatkiem dochodowym ma swoje własne zasady, a problemy mogą pojawić się, gdy firma jest w jednym stanie, ale pracownicy mieszkają i pracują w innym. Zwykle podatek dochodowy jest odprowadzany w państwie, w którym pracownicy wykonują swoją pracę. Istnieją jednak wyjątki, które mogą wymagać potrącenia podatku w stanie, w którym znajduje się pracodawca.
Sprawy komplikują się jeszcze bardziej, gdy pracownik mieszka w tym samym stanie co pracodawca, ale pracuje w innym. Ogólnie rzecz biorąc, potrącenie jest w państwie pracodawcy, chyba że ma zastosowanie „zasada wygody pracodawcy”. Mówi on, że pracownik musi pracować w innym państwie na żądanie pracodawcy, więc potrącenia dokonuje się w państwie, w którym praca jest wykonywana. Nie wszystkie stany mają tę zasadę.
Na poziomie federalnym pojawiły się propozycje ograniczenia stanom nakładania podatków dochodowych na pracowników, którzy przebywają w stanie tylko przez ograniczony czas (np. kilka dni w miesiącu). Na przykład pracownik pracuje zdalnie w państwie A, ale ma obowiązek uczestniczyć w spotkaniach firmowych odbywających się dwa razy w miesiącu w państwie B. Czy państwo B może wymagać potrącenia podatku za te dwa dni w miesiącu? Jedna ustawa zaproponowana w zeszłym roku zakazywałaby podatku dochodowego i potrąceń dla pracownika zdalnego, chyba że pracownik ten otrzymywał wynagrodzenie za obowiązki pracownicze przez ponad 30 dni w ciągu roku.
Skontaktuj się ze swoim CPA lub innymi doradcami podatkowymi lub współpracuj z zewnętrzną firmą płacową. I monitoruj przepisy federalne, które mogą mieć wpływ na potrącanie podatku przez pracowników zdalnych.
Uważaj na potencjalne konsekwencje podatkowe
Posiadanie pracowników zdalnych tworzy „powiązanie” z innym stanem, co oznacza, że pracodawca prawdopodobnie jest zobowiązany do zapłacenia niektórych podatków dochodowych w tym stanie. Kwota podatku zależy od tego, w jaki sposób całkowity dochód firmy jest przydzielany do tego stanu. Każdy stan ma własne zasady dotyczące podziału dochodu dla celów podatkowych.
Przedyskutuj tę kwestię ze swoim CPA lub doradcą podatkowym i, w razie potrzeby, pracuj nad zminimalizowaniem przydziału do stanów o wyższym opodatkowaniu.
Kontynuuj odszkodowania pracownicze
Musisz objąć pracowników, nawet jeśli pracują zdalnie i nawet jeśli pracują we własnych domach. OSHA nie będzie przeprowadzać inspekcji w ich domach dla bezpieczeństwa i nie oczekuje tego od pracodawców, ale musisz mieć ochronę ubezpieczeniową, a pracownicy zdalni mogą zgłaszać roszczenia z tytułu urazów lub chorób w miejscu pracy.
Omów kwestie bezpieczeństwa z pracownikami zdalnymi. Przedyskutuj również kwestie odszkodowań pracowniczych z agentem ds. odszkodowań pracowniczych, jeśli go masz, lub z prawnikiem zajmującym się prawem pracy.
Postępuj zgodnie ze stanowym podatkiem od zatrudnienia dla pracowników zdalnych
Przepisy stanowe mają zastosowanie do pracowników w ich granicach, nawet jeśli są na liście płac firmy poza stanem. Oznacza to, co następuje:
- Podaj przepisy dotyczące płacy minimalnej i godzin nadliczbowych
- Zasady świadczeń państwowych (np. urlop rodzinny i lekarski; czas wolny na głosowanie, zajęcia szkolne itp.)
- Płacenie państwowego podatku od bezrobocia
Zapoznaj się z przepisami stanowymi dotyczącymi wszystkich lokalizacji, w których masz pracowników zdalnych.
Wniosek
Posiadanie zdalnej siły roboczej może być dziś rzeczywistością. Obowiązki pracodawcy zwiększają się wraz z liczbą lokalizacji, w których pracują pracownicy. Uzyskaj dobre porady, co robić.
