Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: Wybór odpowiedniego systemu PBX dla Twojej firmy w 2023 roku
Nowoczesna komunikacja cały czas się rozwija, a jeśli masz małą firmę, niezwykle ważne jest, aby wybrać odpowiedni system telefoniczny lub ujednoliconą platformę komunikacyjną. Systemy telefonów biznesowych znacznie ewoluowały na przestrzeni lat, zapewniając dowolnej liczbie przedsiębiorstw szeroki zakres funkcji i funkcji usprawniających komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Masz przed sobą wiele opcji, od wymiany tradycyjnego systemu PBX, którego instalacja i zarządzanie może być dość kosztowne i czasochłonne, po bardziej nowoczesne opcje. Dlaczego nie omówimy kilku z tych typów, abyś mógł podjąć decyzję dzięki świeżym informacjom i nowemu wigorowi?
Co to jest centrala PBX?
Cóż, pierwsze pytanie brzmi oczywiście, czym jest centrala PBX? PBX lub Private Branch Exchange to biznesowy system telefoniczny, który umożliwia przekazywanie połączeń zewnętrznych i wewnętrznych między różnymi numerami wewnętrznymi w biurze lub podobnej nieruchomości. Więc jeśli szukasz telefonów stacjonarnych z hostowaną centralą PBX, to już jesteś we właściwym miejscu, jedno kliknięcie dzieli Cię od zaspokojenia potrzeb biznesowych.
Teraz PBX był używany prawie wyłącznie do połączeń wewnętrznych, ale z biegiem czasu ewoluował, aby być bardziej wszechstronny. Obecnie te systemy telefoniczne umożliwiają takie czynności, jak sprawdzanie poczty głosowej, zawieszanie połączeń, przekazywanie połączeń do innych numerów wewnętrznych i tak dalej. Teraz, gdy masz podstawowe pojęcie o tym, czym jest centrala PBX, przyjrzyjmy się niektórym systemom PBX dla małych firm.
Tradycyjna centrala PBX
Dawno temu, zanim wynaleziono cyfrowe platformy komunikacji biznesowej, większość firm musiała polegać na fizycznych systemach telefonicznych przechowywanych w pomieszczeniach, w pomieszczeniach technicznych, szafach telefonicznych itp. Korzystali z tradycyjnych miedzianych linii telefonicznych — starożytnych lub stacjonarnych — które wchodziły do budynku i łączyły się z centralą PBX, która zawierała różne przełączniki, które umożliwiały dystrybucję połączeń do wszystkich telefonów w biurze i do kilku linii zewnętrznych.
Te systemy były dość drogie, a firmy musiały ponosić bardzo wysokie koszty z góry za cały sprzęt i instalację, co oczywiście musiało być wykonane przez ekspertów. Nie tylko to, ale konsekwencją tej zależności od sprzętu i okablowania fizycznego było to, że rozszerzenie tego systemu wymagałoby wstrzymania firm, zorganizowania dedykowanego wsparcia i jakoś wyskrobania więcej miejsca na dodatkowy sprzęt, który ma nadejść in. Tak więc, jeśli kiedykolwiek chciałeś zwiększyć skalę lub rozwinąć swoją firmę, tradycyjna centrala PBX może Cię drogo kosztować, nawet dwukrotnie, jeśli jesteś małą firmą.
IP PBX
Przechodzimy teraz do centrali IP PBX, która wykorzystuje telefonię VoIP lub Voice over Internet Protocol do nawiązywania i odbierania połączeń za pośrednictwem bardzo przydatnego, nowoczesnego wynalazku sieci komputerowych zamiast korzystania z PSTN (Public Switched Telephone Network). Są to prawie kompletne ulepszenia w stosunku do tradycyjnych central PBX, ponieważ wszystkie mają tę samą funkcjonalność telefoniczną, a niektóre dodatkowo. Niektóre z nich udostępniają również współdzieloną pocztę głosową, nagrywanie rozmów i niestandardowe rozszerzenia.
Ale zastrzeżenie polega na tym, że często trzeba dodatkowo zapłacić za te dodatkowe funkcje. Ten typ PBX nadal znajduje się na miejscu, więc pamiętaj, że Twoja firma musi mieć miejsce na obsługę całego sprzętu i być w stanie wziąć na siebie wszystkie wydatki związane z oprogramowaniem. Chociaż ten system IP PBX wymaga fizycznego sprzętu — telefonów IP, słuchawek itd. i tak dalej — oraz portów ethernetowych potrzebnych do działania, jest nadal bardziej opłacalny niż tradycyjny system PBX, ponieważ opłaty za usługi telefoniczne połączenia międzystrefowe są generalnie niższe.
Hostowana centrala PBX
Hostowana PBX to system IP PBX hostowany poza siedzibą przez dostawcę VoIP. Zapewnia wszystkie usługi oferowane przez poprzednie dwa systemy PBX, które były zlokalizowane lokalnie, ale ponieważ znajduje się poza lokalem, nie ma potrzeby organizowania pokoju tylko po to, aby przechowywać nieporęczny, duży system sprzętowy w lokalu biznesowym. Zamiast tego wybrany dostawca utrzymuje i zarządza całą technologią, co oczywiście oznacza, że znacznie obniżasz wszystkie koszty instalacji i konserwacji, które były ponoszone wcześniej.
Ponadto, ogólnie rzecz biorąc, hostowane systemy PBX będą pobierać comiesięczne opłaty, co ostatecznie jest bardziej przyjazne dla budżetu, zwłaszcza jeśli masz mniejszą firmę. Podobnie jak inne PBX, o których wspominaliśmy, hostowana PBX może przesyłać wszystkie dane za pomocą PSTN, Internetu lub zabawnej kombinacji obu. Należy pamiętać, że chociaż technologia w tych systemach PBX jest często reklamowana jako przechowywana „w chmurze”, często jest ona po prostu umieszczona w centrach danych, które nie są prawdziwymi systemami chmurowymi, ponieważ sygnalizacja, połączenia i funkcje wciąż przechodzą przez serwer IP PBX. Po prostu nie kucają w twojej szafce biurowej jak jakiś mały cyfrowy goblin.
Wirtualna centrala PBX
Może to być trochę mylące, ponieważ w zależności od tego, kogo zapytasz, otrzymasz różne odpowiedzi. Niektórzy twierdzą, że wirtualna centrala PBX to mniej więcej centrala PBX w chmurze, która umożliwia wykonywanie połączeń przez Internet, podczas gdy inni twierdzą, że wirtualna centrala PBX nie jest tak naprawdę pełnym systemem telefonicznym, ale raczej tylko częścią hostowanej centrali PBX, która po prostu obsługuje wszystkie przychodzące połączenia telefoniczne. W tym miejscu będziemy go po prostu nazywać systemem PBX, który po prostu nie ma sprzętu, ani w Twojej siedzibie, ani w innej nieruchomości.
Który jest dla Ciebie?
Jak określić, który system telefoniczny i dostawca usług jest najlepszy dla Twojej firmy? To jest pytanie, na które tylko ty możesz odpowiedzieć, ale wybór ostatecznie sprowadza się do twoich zasobów. Twój budżet, to, czy Twoja firma stale się rozwija, czy masz dedykowany zespół IT zdolny do obsługi i utrzymania wewnętrznego systemu oraz czy masz dostęp do szybkiego łącza internetowego, są ważne dla rozważać. Wybierając dostawcę, powinieneś dokładnie sprawdzić wszystkie jego usługi, a także to, czy oferuje wszystkie funkcje i narzędzia, których potrzebujesz w systemie telefonicznym, a także wymaganą jakość obsługi klienta.
System w chmurze, tak lub nie
Teraz, jeśli rozważasz system hostowany w chmurze, są inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę. Na początek czas pracy. Oto, jak często i jak długo system działa, więc gdy system nie działa, nie będziesz mieć dostępu do swoich usług telefonicznych. Najlepsi dostawcy mają wiele centrów danych na całym świecie, aby zminimalizować przestoje w ich usługach. Kiedy więc rozmawiasz z różnymi dostawcami, pamiętaj, aby zapytać ich o statystyki dostępności i czy istnieje gwarancja zwrotu pieniędzy w przypadku, gdy usługa będzie niedostępna dłużej niż gwarantowany okres każdego miesiąca.
VoIP
Jak pokrótce omówiliśmy, technologia Voice-over-IP to w zasadzie możliwość wykonywania połączeń przez Internet i jest główną, opłacalną technologią. Ten system współdzieli jeden numer telefonu na wielu urządzeniach, co oznacza, że każdy wolny pracownik może odebrać połączenie, więc szansa na nieodebrane połączenia i sfrustrowanych klientów jest znacznie zmniejszona. Ponadto nie ma opłat za połączenia międzystrefowe ani dodatkowych kosztów za parkowanie połączeń lub kolejki, funkcje, na których polegają firmy z dużą liczbą połączeń przesyłanych strumieniowo.
Automatyczne recepcjonistki
Ten może być świetnym dodatkiem do Twojej firmy, pomagając jej płynnie działać, a Twoi klienci nigdy nie będą musieli przegapić połączenia. Automatyczna recepcjonistka to w zasadzie wirtualna recepcjonistka lub, jeśli jesteś trochę starszy, operator centrali telefonicznej, jak za dawnych czasów. Może odbierać połączenia i przekierowywać je na właściwy numer wewnętrzny, a także odbierać wiadomości i wiadomości głosowe.
Pomaga to również nadać Twojej firmie profesjonalny, elegancki wizerunek, zwiększając wydajność. Ponadto nie musisz już płacić pracownikowi za tę rolę, więc oszczędzasz pieniądze. Funkcja automatycznej obsługi ma o wiele więcej zalet, takich jak poprawa ogólnego zadowolenia klientów dzięki szybkiemu i łatwemu rozwiązywaniu ich zapytań.
Tradycyjny system stacjonarny
Być może nadal korzystasz z tradycyjnego systemu stacjonarnego i zastanawiasz się, dlaczego powinieneś przestać to robić i jakie są wady korzystania z takiego połączenia. Cóż, głównym problemem z nimi nie jest ich funkcjonalność lub jej brak; faktycznie nadal działają na dość wysokim poziomie.
Największym problemem z nimi jest po prostu fakt, że nie buduje się już żadnych nowych opcji, więc nie opracowuje się dla nich żadnej nowej technologii. Nie ma więc też nowej aktualizacji oprogramowania, co oznacza, że nie będziesz mieć dostępu do wielu nowoczesnych funkcji. Znalezienie ekspertów, którzy zapewnią wsparcie i obsługę klienta w zakresie systemów stacjonarnych i którzy mają części do ich utrzymania, również staje się coraz trudniejsze.
Chociaż nadal możesz technicznie korzystać z systemu stacjonarnego, w dzisiejszych czasach istnieje znacznie więcej wad niż tylko aktualizacja do nowoczesnego systemu telefonicznego. Jak już zapewne zauważyłeś, istnieje wiele opcji do wyboru, w zależności od wielu zmiennych. Mamy nadzieję, że masz teraz przynajmniej pojęcie o tym, czego szukasz i czego potrzebujesz.
Często zadawane pytania
Pytanie 1: Dlaczego nie skorzystać z tradycyjnego telefonu stacjonarnego?
Ponieważ faktem jest, że jeśli próbujesz prowadzić nowoczesny biznes, tradycyjny telefon stacjonarny nie jest już opłacalną opcją, jest przestarzały i ma lepsze wyniki.
Pytanie 2: Co to jest centrala PBX?
Prywatna centrala telefoniczna to biznesowy system telefoniczny, który umożliwia przekazywanie połączeń zewnętrznych i wewnętrznych między różnymi numerami wewnętrznymi w ramach jednej nieruchomości, na przykład biura.
Pytanie 3: Czy PBX służy tylko do połączeń wewnętrznych?
Kiedyś tak było, ale w dzisiejszych czasach dodano wiele nowych funkcji, takich jak poczta głosowa, zawieszanie połączeń lub przekazywanie ich, dzięki czemu masz dostęp do znacznie większej liczby niż kiedyś.
Pytanie 4: Co to jest system w chmurze?
Mówiąc prościej, system w chmurze zasadniczo oznacza korzystanie z Internetu do wykonywania i odbierania połączeń i jest z pewnością jednym z najbardziej dostępnych i łatwych w obsłudze systemów telefonicznych, z bardzo kilkoma wadami.
