Podróże służbowe mogą być zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. Z jednej strony może stworzyć pracownikom możliwości poznania nowych pomysłów i kultur oraz stymulować współpracę w sposób, który nie jest możliwy w przypadku wideokonferencji lub połączeń głosowych. Z drugiej strony kosztuje to firmy dużo pieniędzy i czasu oraz często zakłóca produktywność.
Zarządzanie podróżami służbowymi musi uwzględniać te dwie strony, gdy firmy opracowują swoje korporacyjne zasady dotyczące kształtowania krajobrazu. Wiele osób potrzebuje pomocy w dopilnowaniu, aby zasady obowiązujące w ich firmie nie powodowały wycieku cennych zysków, a jednocześnie umożliwiały pracownikom wspólne poszukiwanie kreatywnych rozwiązań poza biurem.
W tym artykule omówię wyzwania i korzyści związane z dobrym zarządzaniem podróżami służbowymi oraz przedstawię wskazówki dotyczące równoważenia oszczędności i kreatywności.
Czym jest Zarządzanie Podróżami Korporacyjnymi
Zarządzanie podróżami służbowymi to proces, który pomaga firmom zarządzać kosztami i procesami związanymi z podróżami służbowymi pracowników. Obejmuje planowanie, budżetowanie, zarządzanie ryzykiem, przetwarzanie płatności i raportowanie kosztów podróży służbowych. Umożliwiając firmie efektywne zarządzanie zasobami związanymi z podróżami służbowymi, można zaoszczędzić czas podróżnych i administratorów, a także pieniądze organizacji.
Wyzwania podróży korporacyjnych
Organizacja podróży służbowych to zupełnie inne przedsięwzięcie niż organizacja wakacji. Podróże służbowe wymagają określonych tras i zakwaterowania, starannie zaplanowanego czasu, aby zapewnić pracownikom punktualność i relaks.
Niestety, zadanie to może być trudne, jeśli nie zostaną ustalone i przestrzegane rutynowe procedury. Problemy mogą pojawić się, gdy firmy umożliwiają pracownikom rezerwację własnych lotów, zakwaterowanie preferowanych przewoźników i wygodne siedzenia zwiększające produktywność pracy lub zajmowanie się późniejszym śledzeniem wydatków.
Dodatkowo zarządzanie wyjazdami grupowymi może być jeszcze bardziej złożone; wymaga właściwej komunikacji pomiędzy podróżnymi i ponownego sprawdzenia, czy wszystkie szczegóły zostały dopięte prawidłowo – od lotnisk po godziny odlotów i przylotów. Może to stać się uciążliwe, ponieważ niektórzy pracownicy mogą potrzebować specjalnych rozwiązań, takich jak praca zdalna podczas długich podróży lub dodatkowe udogodnienia, takie jak saloniki biznesowe.
Ponadto mogą pojawić się problemy z uzyskaniem faktur za zwrot kosztów podróży realizowanych za pośrednictwem firmy, szczególnie tych, w których uczestniczy wiele podmiotów. Biorąc pod uwagę te wyzwania, zapewnienie sprawnego planowania podróży służbowych ma kluczowe znaczenie dla zagwarantowania pożądanych rezultatów przy jednoczesnym zachowaniu kosztów.
Jak menedżerowie ds. podróży korporacyjnych pokonują te wyzwania
1. Podróżuj i pracuj wydajnie
Podróżowanie do pracy może być koniecznym, ale często frustrującym doświadczeniem. Jednak dzięki właściwej strategii zarządzania podróżami służbowymi Ty i Twój zespół możecie podróżować wydajniej i wykonywać więcej pracy.
Dobry zarządzanie podróżami służbowymi plan pomaga usprawnić proces planowania i rezerwacji wyjazdów oraz komunikację o nadchodzących wyjazdach służbowych. Zorganizowany system eliminuje stratę czasu na szukanie biletów czy porównywanie cen.
2. Strategiczne podejście do zarządzania podróżami służbowymi
Zarządzanie podróżami służbowymi może być złożonym i czasochłonnym procesem. Zapewnia podróżującym służbowo bezpieczeństwo, wygodę i produktywność w podróży. Strategiczne podejście do zarządzania podróżami służbowymi może pomóc organizacjom zaoszczędzić pieniądze i zmaksymalizować zwrot z inwestycji.
Dobra strategia powinna obejmować opracowanie jasnych celów w zakresie bezpieczeństwa, komfortu i produktywności podróżnych, a także oszczędności. Firmy te często mają dostęp do specjalnych rabatów promocyjnych i ofert, które nie zawsze są dostępne dla osób fizycznych i małych firm.
3. Pomoc w zarządzaniu ryzykiem
Ryzyko może wynikać z różnych czynników, takich jak kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy, zagrożenia bezpieczeństwa i koszty finansowe. Menedżerowie ds. podróży służbowych są przeszkoleni w zakresie identyfikowania potencjalnych zagrożeń, zanim staną się większymi problemami, i podejmowania proaktywnych kroków w celu ich ograniczenia.
Dobry menadżer podróży potrafi ocenić ryzyko związane z planami wyjazdowymi firmy i opracować najlepsze rozwiązania. Mogą również zapewnić dodatkowe wsparcie w sytuacji awaryjnej, takie jak pomoc medyczna lub plany ewakuacji.
4. Popraw ROI swoich podróży służbowych
Podróże służbowe mogą być drogie, ale dzięki odpowiednim strategiom zarządzania podróżami służbowymi możesz znacznie poprawić zwrot z inwestycji (ROI) w podróże służbowe. Ustanawiając dobre praktyki i zasady dotyczące podróży służbowych, firmy mogą obniżyć koszty, zapewniając jednocześnie produktywność i sukces swoich podróży służbowych.
Jednym z najlepszych sposobów na poprawę ROI podróży służbowych jest zapewnienie każdemu bezpiecznego i sprawnego dotarcia do celu. Firmy zarządzające podróżami służbowymi mogą w tym pomóc, pomagając w zarządzaniu ryzykiem, przetwarzaniu wiz i zapewniając podróżnym dostęp do służb ratunkowych.
5. Sprawozdawczość skonsolidowana
Skonsolidowany system raportowania podróży służbowych jest niezbędny do maksymalnego wykorzystania budżetu na podróże. Skonsolidowane raportowanie zapewnia kompleksowy przegląd wszystkich powiązanych wydatków i umożliwia właścicielom firm podejmowanie świadomych decyzji dotyczących budżetu na podróże. Śledząc koszty za milę, średni czas lotu i średni czas pobytu w hotelu, firmy mogą uzyskać dokładny obraz całego swojego portfolio podróży.
Oprócz zapewnienia oszczędności finansowych skonsolidowana sprawozdawczość może również pomóc w zidentyfikowaniu obszarów możliwości usprawnienia i ulepszenia ogólnego procesu podróży służbowych.
6. Pomoc w zakresie zasad podróży
Dobry system zarządzania podróżami służbowymi może być niezwykle korzystny dla każdej firmy. Jedną z głównych zalet posiadania dobrze zarządzanej polityki podróży jest to, że pomaga ona w tworzeniu i egzekwowaniu jasnych, spójnych polityk podróży. Pomaga to upewnić się, że wszyscy pracownicy rozumieją swoje obowiązki podczas podróży w imieniu firmy i może pomóc w uniknięciu wszelkich potencjalnych problemów prawnych lub finansowych, które mogą się pojawić.
7. Spokój ducha
Może zapewnić firmom, pracownikom i klientom większy spokój ducha. Dla firmy oznacza to świadomość, że potrzeby zespołu w zakresie podróży są zaspokajane, że budżety są zarządzane w sposób odpowiedzialny i że wszelkie potencjalne zakłócenia w planach są szybko eliminowane.
Zarządzanie podróżami korporacyjnymi zapewnia pracownikom usprawniony proces planowania podróży i uzyskiwania niezbędnych zgód.
