Jeśli można coś powiedzieć o współczesnym miejscu pracy, to to, że Twój harmonogram będzie Cię dominował, jeśli nie przejmiesz nad nim kontroli. Jak znaleźć równowagę pomiędzy czasem skupionym na rzeczach, na których naprawdę Ci zależy, a nieuniknionym złem, jakie stanowią konferencje, e-maile, rozmowy grupowe i „zajęta praca”?
Potrzebujemy praktycznych metod wspierania naszej uwagi w świecie, który ma nas odwrócić, ponieważ większość z nas nie może zostać cyfrowym pustelnikiem. Konieczne jest zatem stosowanie blokowania czasowego.
Odzyskanie kontroli nad czasem jest łatwe, ale skuteczne, dzięki zastosowaniu blokowania czasu (i powiązanych technik, takich jak grupowanie zadań, przedziały czasowe i motywy dnia). Jeśli chcesz, spróbuj blokowania czasu, szczególnie jeśli zauważysz, że:
- Łącz różne zadania i obowiązki
- Spędzaj zbyt dużo czasu w „trybie reaktywnym”, odpowiadając na e-maile i SMS-y.
- Zauważ, że spotkania pochłaniają cały dzień.
- Walka z rozproszeniami przez cały dzień
- Trudno jest Ci wygospodarować czas i przestrzeń mentalną na myślenie całościowe
W tym artykule opisano najlepsze sposoby wykorzystania harmonogramu i organizatora zadań do rozpoczęcia planowania czasu dla siebie, wraz z wprowadzeniem blokowania czasu, grupowania zadań i motywów dnia. Dowiesz się także, jak połączenie tych taktyk może pomóc w skutecznym odzyskaniu harmonogramu.
Kawałek czasu
Technika zarządzania czasem zwana blokowaniem czasu polega na odkładaniu bloków czasu w ciągu dnia. W każdym bloku skupiamy się na pojedynczym zadaniu lub zestawie zadań, właśnie tych konkretnych czynnościach.
Zaczniesz każdy dzień od szczegółowego planu wyjaśniającego, nad czym będziesz pracować i kiedy, zamiast mieć niekończącą się listę rzeczy do zrobienia, do których dojdziesz, kiedy tylko będziesz mógł. Kluczem do tej strategii jest ustalenie priorytetów listy zadań z wyprzedzeniem; niezbędny jest cotygodniowy przegląd.
Zrób przybliżony plan zaplanowanych fragmentów czasu na każdy dzień po podsumowaniu wydarzeń w nadchodzącym tygodniu. Na zakończenie każdego dnia roboczego przejrzyj wszelkie prace, których nie wykonałeś, a także wszelkie nowe zadania, które zostały przydzielone, i wprowadź wszelkie zmiany w zaplanowanym przydziale czasu na pozostałą część tygodnia.
Nie będziesz musiał ciągle decydować, na czym się skoncentrować, jeśli Twoje dni zostaną przydzielone z wyprzedzeniem. Wystarczy trzymać się planu ograniczonego czasowo. Jeśli coś Cię rozproszy lub zepnie z drogi, przejrzyj swój harmonogram, a następnie wróć do zadania, na które przeznaczyłeś czas.
Spójrz dalej
Szczegółowe instrukcje dotyczące ustalania dogodnego dla Ciebie harmonogramu znajdziesz w osobnym, szczegółowym artykule, który przygotowaliśmy na potrzeby cotygodniowych przeglądów.
Grupowanie zadań
Grupowanie zadań to proces planowania określonych bloków czasowych w celu wykonania zbioru powiązanych (często mniejszych) działań jednocześnie. Możesz ograniczyć liczbę przełączań między kontekstami, które musisz wykonywać w ciągu dnia, pracując w grupach nad porównywalnymi czynnościami.
Pomoże Ci to zaoszczędzić cenną siłę mentalną i czas. Na przykład skuteczniejsze jest zaplanowanie dwóch 20-minutowych bloków w ciągu dnia na obsługę poczty elektronicznej, niż sprawdzanie skrzynki pocztowej co 15 minut. Grupowanie zadań i blokowanie czasu dobrze ze sobą współgrają, ponieważ obydwa rozwiązania pozwalają uniknąć konieczności planowania każdego zadania z osobna.
Po prostu wyznacz czas każdego dnia lub tygodnia na określoną grupę zadań, takich jak poczta elektroniczna, fakturowanie, treningi, konferencje, pisanie, kodowanie, poważna praca, sprawy do załatwienia i przygotowywanie posiłków.
Dni tematyczne
W przypadku osób o kilka obszarów odpowiedzialności konkurujących o ich uwagę motywy dzienne są poważniejszą odmianą podziału zadań na grupy. Na przykład przedsiębiorca często musi zrównoważyć wiele zadań na raz, w tym marketing, sprzedaż, rozwój produktów, obsługę klienta i HR. Kliknij Tutaj aby uzyskać więcej informacji na temat rozwoju produktu.
Tematyka dnia przydziela do każdego obowiązku cały dzień w tygodniu, zamiast przydzielać przedziały czasowe każdemu z nich każdego dnia.
Kalendarz na dany dzień
Odłożenie jednego tematu na cały dzień ustala niezawodny rytm pracy i zmniejsza obciążenie poznawcze związane ze zmianą kontekstu. Jesteś zmuszony pracować szybko w tym uwewnętrznionym „oknie czasowym”, ponieważ masz tylko krótki czas na wykonanie zadania. Wyznaczanie sobie celów lub grywanie w ten sposób swojej pracy może być przyjemne.
Dlaczego blokowanie czasu działa tak dobrze?
Ta metoda na pierwszy rzut oka wydaje się prosta, ale ma znaczący wpływ na Twoją zdolność do wykonywania zadań:
Zachęca do skoncentrowanej „głębokiej pracy”
Zamiast dzielić swoją uwagę pomiędzy wiele projektów, możesz skupić wszystkie swoje zasoby poznawcze na jednym projekcie, zagadnieniu lub zadaniu, jeśli ustalisz okres koncentracji na nim. W miarę wykonywania „jednego zadania” częściej rozwijasz zdolności umysłowe niezbędne do dogłębnego myślenia i łatwiej ci jest utrzymać koncentrację.
Walczy z perfekcjonizmem.
Największym wrogiem perfekcjonisty jest niejasny harmonogram. Zawsze jest miejsce na ulepszenia i ulepszenia. Wiedza o tym, kiedy niedokończona praca została ukończona, może być wyzwaniem, szczególnie jeśli dążysz do perfekcji.
W pewnym momencie musisz chcieć powiedzieć „wystarczająco dobrze” i kontynuować. Wyznaczając terminy dla swoich inicjatyw, boks czasowy może być korzystny. Jeśli często odkładasz prace wykończeniowe, aby wszystko było idealnie, wyznacz sobie sztywny termin i trzymaj się go.
Dzięki niemu osiągniesz swoje cele.
Wydawać się mogło, że ludzie z większym prawdopodobieństwem osiągną swoje cele, jeśli zanotowali dokładną lokalizację, datę i limit czasowy działania, począwszy od trzymania się planu ćwiczeń po rezerwację szczepionki przeciw grypie. Jednak większość osób bardziej opiera się na mglistych intencjach niż na konkretnych planach:
Ale jak blokowanie czasu może wpasować się w mój dzień pracy?
Blokowanie czasowe było ostro krytykowane za to, że nie uwzględniało zadań reaktywnych, w przypadku których trudno przewidzieć, co się wydarzy w danym momencie. Czy blokowanie czasu jest praktyczną taktyką dla: Przedstawiciel Biura Obsługi Klienta czyim zadaniem jest odpowiadanie na zgłoszenia? A może menedżera kont, który musi być dostępny, aby odpowiadać na zapytania klientów?
Kiedy czynniki zewnętrzne kontrolują Twój dzień pracy, łatwo zapomnieć o własnych celach. Nawet najbardziej niekonsekwentny harmonogram może wydawać się łatwiejszy w zarządzaniu, jeśli zastosujesz blokowanie czasu.
Niektóre typowe błędy blokowania czasu i sugestie, jak ich unikać
Chociaż blokowanie czasowe jest w zasadzie dość proste, w rzeczywistości może stanowić wyzwanie.
Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skutecznie wdrożyć strategię (i uniknąć w ten sposób przekształcania się w niewolnika swojego harmonogramu):
Nieuwzględnienie czasu
Z biegiem czasu staniesz się bardziej biegły w obliczaniu, ile czasu zajmie wszystko, ale do tego czasu kieruj się bezpieczniejszą stroną planowania za dużo czasu, a nie za mało. Zaplanuj wystarczającą ilość czasu na dokończenie obowiązków i przełączanie się między nimi. Co więcej, możesz zaplanować „warunkowe bloki” czasu, które będziesz mógł wykorzystać, jeśli spóźnisz się z harmonogramem.
Skorzystaj z tych zasobów
Z monitorami czasu lub modułami śledzącymi KPI (https://www.kpi.org/KPI-Basics/), jak RescueTime lub Toggl, możesz lepiej zrozumieć, ile czasu faktycznie spędzasz na zajęciach.
Bycie bardzo nieelastycznym
Pojawią się pewne rzeczy, które pokrzyżują Twoje plany. Pamiętaj jednak, że Twoja strategia to plan działania, który pomoże Ci skoncentrować wysiłki na tym, co najważniejsze, a nie na prawnie egzekwowalnym porozumieniu.
