Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: 20 przykładów wiadomości o nieobecności, które Cię zainspirują
Jeśli kupisz coś za pośrednictwem naszych linków, możemy zarabiać pieniądze od naszych partnerów stowarzyszonych. Ucz się więcej.
Wiadomość poza biurem, w skrócie OOO, jest kluczową częścią komunikacji biznesowej. Gdy jesteś na wakacjach, jesteś chory lub z jakiegoś powodu nie ma Cię w biurze, możesz ustawić automatyczną odpowiedź, która będzie odpowiadała na każdą nową wiadomość e-mail, informując ich, że Cię nie ma. Są przydatne do komunikowania się informacje i poinformowanie odbiorcy, jak się z Tobą skontaktować.
Przyjrzymy się, czym są wiadomości poza biurem i podamy kilka przykładów, które pomogą Ci utworzyć automatyczną odpowiedź.
Co to jest wiadomość o nieobecności?
Wiadomość o nieobecności to automatyczna odpowiedź, którą możesz skonfigurować w kliencie poczty e-mail, jeśli jesteś poza biurem i nie masz możliwości sprawdzenia konta e-mail. Na przykład możesz założyć go z wyprzedzeniem, ponieważ kupiłeś bilet na konferencję na najtańszy dzień na lot i wiedz, że nie będziesz dostępny tego dnia.
Możesz uruchomić go przez określony czas i dodać dokładne daty, aby automatyczne odpowiedzi pojawiały się tylko w tych dniach. Wiadomość o nieobecności zostanie automatycznie wysłana do wiadomości przychodzących w dniach, w których zdecydujesz się uruchomić automatyczną wiadomość.
Kiedy potrzebna jest wiadomość o nieobecności?
Istnieje kilka powodów, dla których wiadomość o nieobecności jest potrzebna do komunikacji biznesowej. Przede wszystkim miło jest poinformować ludzi, że nie będziesz w stanie odpowiedzieć w określonych godzinach i jest to dobra etykieta e-mailowa.
E-mail poza biurem może również powiedzieć potencjalnym klientom, jak szybko powinni oczekiwać od Ciebie odpowiedzi, i dostarczyć im instrukcji, jak najlepiej się z Tobą skontaktować w nagłych przypadkach.
Oto kilka głównych powodów, dla których potrzebujesz OOM:
- Delegacje: Wiadomości poza biurem są potrzebne, gdy jesteś poza biurem w podróży służbowej. Dzięki temu ludzie wiedzą, że nie otrzymają natychmiastowej odpowiedzi, i dają im alternatywny punkt kontaktowy, na przykład współpracownika lub przełożonego.
- wakacje: Wzięcie wolnego na wakacje jest ważne, aby naładować baterie i zrelaksować się, ale równie ważne jest informowanie ludzi, że nie ma Cię w domu. Wiadomość o nieobecności może poinformować innych, że jesteś na wakacjach i kiedy wrócisz.
- Niedostępne: Jeśli musisz wziąć wolne z powodu choroby lub nagłego wypadku, wiadomość o nieobecności poinformuje Twoje kontakty o sytuacji i terminie Twojego powrotu.
- Spotkania z klientami: Wiadomości poza biurem świetnie nadają się do informowania innych, że jesteś na spotkaniu z klientem i kiedy możesz spodziewać się aktualizacji lub odpowiedzi od Ciebie.
- Kursy przygotowujące: Jeśli uczestniczysz w szkoleniu, poinformuj o tym swoich znajomych, aby nie myśleli, że ich ignorujesz
Jak wymyślić niesamowitą wiadomość OOO
Chcesz, aby wiadomość o nieobecności w biurze była ujmująca i zawierała wiele informacji. Oto kilka wskazówek, jak wyróżnić e-mail informujący o nieobecności:
Krok 1: Niech będzie krótko i słodko
Wiadomość o nieobecności w biurze powinna być krótka, zwięzła i przekazywać sedno sprawy. Nikt nie chce czytać długiej wiadomości tylko po to, aby dowiedzieć się, że nie odpowiesz natychmiast.
Krok 2: Bądź miły
Chcesz, aby Twoja wiadomość była uprzejma i profesjonalna, więc unikaj zwrotów takich jak „nieobecny w biurze do odwołania”, ponieważ może to brzmieć nieco lekceważąco.
Krok 3: Uczyń to osobistym
Jeśli jesteś na wakacjach lub imprezie, rozważ dodanie czegoś osobistego na temat tego, co będziesz robić. Dzięki temu Twoja wiadomość będzie się wyróżniać i pokaże, że pochodzi od prawdziwej osoby, a nie zautomatyzowanego systemu.
Krok 4: Podaj jasne instrukcje
Pamiętaj, aby podać jasne instrukcje, w jaki sposób ludzie mogą się z Tobą skontaktować w nagłym przypadku lub jeśli czegoś pilnie potrzebują.
Krok 5: Dodaj odrobinę humoru
Jeśli czujesz się kreatywny, dlaczego nie dodać trochę humoru do swojej wiadomości? Pomoże to wyróżnić się z tłumu, a nawet może zainicjować rozmowy z Twoimi kontaktami.
Nie zapomnij również dodać następujących informacji do wiadomości e-mail z autoresponderem:
- Dlaczego jesteś poza biurem
- Kiedy wrócisz, w tym zakres dat (data rozpoczęcia, data powrotu itp.) na czas nieobecności w biurze
- Inne sposoby skontaktowania się z Tobą, takie jak numer telefonu komórkowego, jeśli dotyczy. Możesz umieścić coś w stylu „Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się (numer komórki)” w wiadomościach e-mail z autoresponderem.
- Inne punkty kontaktowe, z którymi odbiorca może skontaktować się pod Twoją nieobecność w przypadku natychmiastowej pomocy, w tym inny kontaktowy adres e-mail, numer telefonu i/lub witryna firmowa.
Czego nie pisać w wiadomości o nieobecności
- Unikaj dodawania zbyt wielu szczegółów do odpowiedzi o nieobecności: Może być kuszące, aby dodać długie wyjaśnienie, na przykład jesteś w spotkanie przy lunchu, ale najlepiej unikać umieszczania n zbyt wielu szczegółów. Zamiast tego, wiadomości e-mail z auto-office powinny być krótkie i zwięzłe.
- Bez innych informacji kontaktowych: Jeśli to możliwe, w wiadomości należy zawsze podać inny punkt kontaktowy, aby wiedzieć, z kim należy się kontaktować w razie potrzeby.
- Rozpowszechnianie zbyt wielu danych osobowych: Umieszczanie nadmiaru informacji w wiadomościach e-mail utrudnia czytelnikom zebranie potrzebnych informacji. Ponadto dodanie zbyt wielu danych osobowych, aby świat mógł je zobaczyć, może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli poinformujesz ludzi, że będziesz z dala od miejsc takich jak biuro domowe.
- Nieuzyskanie pozwolenia na popełnienie współpracownika: Jeśli musisz zaangażować współpracownika pod swoją nieobecność, najpierw uzyskaj jego zgodę.
- Dodając, że odpowiesz, gdy tylko wrócisz do biura: Powiedzenie wszystkim, że odpowiesz, gdy tylko wrócisz, może być miną lądową. Chociaż jest to świetny wskaźnik tego, jak dbasz o swoich klientów i współpracowników, powrót do wszystkich, którzy kontaktowali się z Tobą podczas Twojej nieobecności, może zająć trochę czasu. Zachowaj realizm, aby nikt nie poczuł się zignorowany po powrocie.
20 niesamowitych przykładów wiadomości o nieobecności
Jeśli nie masz pewności, jak ułożyć wiadomość o nieobecności w biurze, przygotowaliśmy przykładowe wiadomości o nieobecności w różnych sytuacjach, które pomogą
1. Prosty przykład wiadomości o nieobecności
Ten jest krótki, słodki i na temat:
2. Profesjonalna wiadomość poza biurem
Profesjonalna wiadomość OOO jest świetna dla współpracowników, klientów i kontaktów biznesowych:
3. Śmieszne wiadomości poza biurem
Zabawna wiadomość o nieobecności może nadać osobisty charakter i pomóc Twoim kontaktom wiedzieć, że wciąż żyjesz i masz się dobrze, i nie traktuj siebie zbyt poważnie. Oto przykład:
4. Autoresponder wiadomości e-mail poza biurem
Jeśli chcesz wysłać autoresponder „poza biurem”, gdy jesteś na wakacjach lub gdy jesteś niedostępny z innego powodu, oto przykład:
5. Przykład wiadomości o zwolnieniu lekarskim poza biurem
Zwolnienie lekarskie to czas odpoczynku i regeneracji sił. Pamiętaj, aby powiadomić współpracowników i kontakty, że nie będziesz dostępny, wysyłając wiadomość taką jak ta:
6. Wiadomość o urlopie poza biurem
Jeśli wyjeżdżasz na wakacje, oto wiadomość e-mail z informacją o urlopie dla Twoich kontaktów:
Ponadto, jeśli chcesz podnieść poziom swojej wiadomości, dołącz specjalną automatyczną odpowiedź, aby uczynić ją bardziej zabawną dla czytelnika. Możesz to zrobić, umieszczając link do GIF-a w odpowiedzi na nieobecność.
7. Wiadomość dotycząca urlopu macierzyńskiego poza godzinami pracy
Bierzesz urlop macierzyński i nie chcesz się denerwować? Automatyczne odpowiedzi, takie jak ta przykładowa wiadomość OOO poniżej, mogą pomóc Twoim kontaktom wiedzieć, kiedy wrócisz do biura, zmniejszyć presję odpowiadania na wiadomości i zapewnić spokój ducha:
8. Wiadomość dotycząca podróży służbowej poza biurem
Jeśli wyjeżdżasz w podróż służbową, ta przykładowa wiadomość o nieobecności może pomóc Ci zakomunikować swoją nieobecność i podać dane kontaktowe:
9. Sabbatyczny poza biurem
Sabbaticals to świetny sposób na naładowanie baterii i powrót ze świeżymi pomysłami. Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w poinformowaniu o nieobecności:
10. Wiadomość poza biurem w nagłym przypadku
Życie może rzucać nieoczekiwane podkręcone kule. Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w powiadomieniu o nagłych sytuacjach osobistych:
11. Szkolenie poza biurem
Wybierasz się na szkolenie? Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w przekazaniu szczegółowych informacji kontaktom:
12. Nieobecność na czas powołania
Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w poinformowaniu o nieobecności, gdy wybierasz się na spotkanie:
13. Wiadomość o wyprowadzce z biura
Przeprowadzka do nowego biura lub domu? Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w poinformowaniu o nieobecności podczas przeprowadzki:
14. Spotkanie poza biurem
Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w poinformowaniu osób o nieobecności podczas spotkania:
15. Wiadomość o wyjściu zespołu z biura
Ta nieobecność jest idealna na wycieczki zespołowe, ponieważ może pomóc w przekazaniu istotnych informacji, które ludzie muszą znać:
16. Konferencja Wiadomość o nieobecności
17. Krótkoterminowa wiadomość o nieobecności w biurze
Wiele razy wiadomości OOO są dostosowane do dłuższego okresu czasu. Z drugiej strony ten jest tworzony na wypadek, gdybyś był poza biurem przez krótki okres czasu i zawiera rzeczy, które można umieścić dla każdego, kto może mieć pilną sprawę, która nie może czekać:
18. Poza zasięgiem Poza biurem
Ta jest przeznaczona dla tych, którzy są poza biurem i nie mogą odpowiedzieć, zazwyczaj z powodu ograniczonego dostępu:
19. Urlop poza biurem Komunikaty
20. Wiadomość dotycząca pracy zdalnej poza biurem
Ten przykład wiadomości OOO jest przeznaczony dla osób, które nie są w biurze, ale nadal pracują zdalnie:
Skorzystaj z tych przykładów wiadomości o nieobecności, aby utworzyć własne
Podane powyżej komunikaty o nieobecności to tylko punkt wyjścia do stworzenia własnych. Pisząc własną wiadomość, zastanów się, co klienci i członkowie zespołu będą potrzebować wiedzieć i kto byłby najlepszą osobą w zespole, która poprowadzi ich pod Twoją nieobecność.
Te przykłady mogą dać wyobrażenie o tym, ile informacji należy uwzględnić (lub wykluczyć) oraz jakie ważne elementy składają się na tworzenie wiadomości.
Nie zapomnij też aktualizować wiadomości o nieobecności zaraz po powrocie do biura, aby Twoi klienci otrzymywali odpowiedzi na czas.
Co to jest dobra automatyczna odpowiedź e-mail? Taki, który będzie generował leady
Zapewniamy, że w krainie internetowej istnieje doskonała automatyczna odpowiedź na wiadomość biurową. Jednak naprawdę dobrze jest pomyśleć o dostosowaniu wiadomości o nieobecności w biurze do generowania leadów. Po pierwsze, stworzenie wiadomości e-mail z autoresponderem poza biurem jest ważne, a nawet ważniejsze dla marketingu e-mailowego.
Dobrą wiadomością jest to, że zaskakująco łatwo jest stworzyć możliwość generowania potencjalnych klientów, która zbierze potencjalnego klienta w osobie odpowiadającej. Ponadto kluczowe są przykłady wiadomości biurowych, które zbierają potencjalnych klientów, zawierają poczucie pilności, zawierają wyraźne wezwanie do działania i wywołują uśmiech czytelnika.
Czy istnieją szablony, których można użyć do wiadomości e-mail poza biurem?
Tak, można uzyskać rozsądną cenę OOO szablony wiadomości w miejscach takich jak Etsy. Mają nawet konfigurowalne wersje, które możesz dostosować do pożądanego przesłania Twojej firmy. Ponadto istnieje wiele zasobów online z bezpłatnymi szablonami lub przykładami sformułowań, które pomogą Ci stworzyć doskonałe wiadomości OOO na każdą okazję.
Jak usunąć status ze stanowiska?
Aby ustawić status „Nieobecny”, musisz włączyć odpowiedź „Nieobecny”. Jeśli korzystasz z internetowego klienta poczty e-mail, takiego jak Gmail lub Outlook, możesz to zrobić, przechodząc do Ustawień i włączając funkcję Poza biurem.
Możesz także mieć dostęp do automatycznej odpowiedzi w ustawieniach poczty e-mail, która jest doskonałym narzędziem do konfigurowania statusu Poza biurem. Jeśli używasz stacjonarnego klienta poczty e-mail, musisz uzyskać dostęp do ustawień tego konkretnego programu, aby włączyć komunikat o nieobecności.
Jak skonfigurować wiadomość o nieobecności w Gmailu?
Konfigurowanie wiadomości e-mail o nieobecności w Gmailu jest łatwe! Po prostu otwórz ustawienia Gmaila, wybierz kartę „Osoby odpowiadające na wakacje” i zaznacz pole, aby włączyć tę funkcję. Następnie po prostu wprowadź żądaną odpowiedź, ustaw datę początkową i końcową, kiedy nie będziesz mieć dostępu do skrzynki odbiorczej i wrócisz, a następnie zapisz zmiany.
Możesz także dostosować wiadomość „Poza biurem”, aby zawierała konkretne informacje kontaktowe w przypadku pilnych zapytań, a także wszelkie inne istotne szczegóły, takie jak oczekiwany czas odpowiedzi.
Jak skonfigurować wiadomość o nieobecności w programie Outlook?
Konfigurowanie wiadomości e-mail o nieobecności w programie Outlook jest również proste! Wystarczy otworzyć zakładkę „Plik” i wybrać opcję „Wyślij odpowiedzi automatyczne”. Następnie zaznacz pole, aby je włączyć, wprowadź żądaną odpowiedź i zapisz zmiany. Możesz dostosować wiadomość „Poza biurem”, aby zawierała konkretne informacje kontaktowe w przypadku pilnych zapytań, a także wszelkie inne istotne szczegóły, takie jak oczekiwany czas odpowiedzi.
Ostatnie kontrole dla pracownika odpowiadającego na urlop
Przed wyjazdem sprawdź następujące kwestie:
- Dostępność: Wszystko w Twoich automatycznych odpowiedziach, w tym odpowiedź na urlop i ramy czasowe, takie jak daty rozpoczęcia i zakończenia, są dla Ciebie niedostępne.
- Formatowanie: W zależności od klienta poczty e-mail wiadomość z automatyczną odpowiedzią może czasami zawierać problemy z formatowaniem.
- Wygląd: Pamiętaj, aby sprawdzić i zobaczyć, jak wiadomości z automatycznymi odpowiedziami wyglądają na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych, zanim trafią do klientów i członków zespołu.
- Treść: Sprawdzaj i sprawdzaj ponownie swoje automatyczne odpowiedzi, aby upewnić się, że są dokładne, jasne i profesjonalne.
- Pilne sprawy: W pilnych sprawach pamiętaj o podaniu alternatywnych informacji kontaktowych, takich jak numer telefonu komórkowego lub adres e-mail.
Gdy wiadomość o nieobecności jest już skonfigurowana i gotowa do wysłania, możesz się zrelaksować, wiedząc, że na wszystkie e-maile wysłane do Twojej skrzynki odbiorczej otrzymasz odpowiedź w odpowiednim czasie. Dzięki tym 20 przykładowym wiadomościom o nieobecności w biurze z Small Business Trends na pewno stworzysz idealną wiadomość i zaczniesz zdobywać potencjalnych klientów! Powodzenia i szczęśliwego czasu poza domem!
CZYTAJ WIĘCEJ:
