Dawno przestarzałe praktyki biznesowe polegające na rozdzielaniu obowiązków pomiędzy pracownikami w każdym dziale podczas opracowywania inteligentnego produktu należą już do przeszłości. A zespół wielofunkcyjny implikuje system zarządzania, w którym wszyscy uczestnicy projektu komunikują się ze sobą w czasie rzeczywistym, aby osiągnąć wspólny wynik, niezależnie od hierarchii pionowej. Poniżej możesz szczegółowo przestudiować, czym jest Międzyfunkcyjna Praca Zespołowa, do czego służy, jakie są główne zalety i wady takich praktyk biznesowych.
Co charakteryzuje pracę zespołową międzyfunkcyjną?
Międzyfunkcyjna Praca Zespołowa, niezależnie od rodzaju działalności przedsiębiorstwa, charakteryzuje się następującymi cechami wyróżniającymi:
- Zespół tworzą pracownicy i eksperci z różnych działów firmy.
- W charakterze konsultantów mogą być zaangażowani specjaliści z innych firm, po indywidualnych ustaleniach.
- Każdy specjalista bierze udział w dyskusji i tworzeniu produktu na wszystkich etapach.
- Obowiązki większości uczestników mogą się pokrywać, niezależnie od ich specjalizacji i doświadczenia.
- Menedżer może wziąć pod uwagę wartościowe pomysły dowolnego pracownika.
Taka metodologia biznesowa pozwala nie tylko stworzyć wysokiej jakości produkt intelektualny, ale także znacząco jednoczy zespół, co zwiększa poziom pracowników i produktywność, a w konsekwencji zysk.
Jakie problemy kryją się za takim systemem zarządzania?
Wielu specjalistów IT od dawna uznaje takie techniki za nieskuteczne z kilku ważnych powodów:
- Nieskuteczne pomysły osób nieprofesjonalnych mogą zostać wzięte pod uwagę.
- Wynik jest zawsze wynikiem zbiorowej dyskusji.
- Efektywność spada, gdy pomiędzy członkami zespołu występują nieporozumienia.
- Ostateczna decyzja może się opóźnić, co wpłynie na przychody ze sprzedaży przyszłego produktu i naruszy biznesplan.
Jednocześnie, pomimo mankamentów, Cross-Funkcjonalna Praca Zespołowa jest szeroko stosowana na całym świecie, a popularność tego podejścia do prowadzenia biznesu dopiero rośnie.
Kluczowe korzyści z pracy zespołowej międzyfunkcyjnej
Pomimo krytyki ze strony wielu ekspertów, Międzyfunkcyjna Praca Zespołowa ma wiele pozytywnych aspektów, takich jak:
- W zespole nie ma wyraźnego lidera, co pozwala każdemu uczestnikowi odważnie wyrażać swoje pomysły i korygować błędy kolegów.
- Wymienność niemal każdego członka zespołu, zdecentralizowany proces realizowany jest do skutku bez żadnych naruszeń harmonogramu.
- Przyjazny zespół będzie skuteczniej przejawiał się w kolejnych, przyszłych projektach.
- Najwyższe kierownictwo może nadzorować proces rozwoju produktu z zewnątrz, bez konieczności analizowania wydajności każdego działu.
Organizując taki system zarządzania przedsiębiorstwem, menedżer musi posiadać specjalne umiejętności rekrutacji personelu o podobnych pomysłach i zainteresowaniach, aby osiągnąć najszybszy i najskuteczniejszy wynik.
Przyjęcie podejścia międzyfunkcyjnego
W zależności od ilości uczestników w zespole, przy opracowywaniu produktu intelektualnego z zakresu technologii informatycznych kluczowymi ogniwami są następujący specjaliści:
- Ostateczną decyzję podejmuje najwyższy menedżer firmy, będący formalnym liderem, koordynuje i łączy pomysły.
Może to być osoba posiadająca certyfikaty z zakresu zarządzania projektami.
- Z reguły osoba ta nie wnika w szczegóły i szczegóły, a jedynie interesuje ją zorganizowanie przepływu pracy w celu uzyskania wyniku.
- Bardzo doświadczony specjalista techniczny, który doradza całemu zespołowi, uzasadnia lub odrzuca podjęte decyzje pośrednie.
- Twórca produktu intelektualnego jest bezpośrednim wykonawcą, który obiektywnie ocenia termin realizacji pomysłu, a także udziela wyjaśnień.
- Projektant stron internetowych lub inny kreatywny specjalista, który wyjaśni członkom zespołu potrzebę opracowania i dostosowania interfejsu dla wygody korzystania z przyszłego produktu.
Z reguły organizując Międzyfunkcyjną Pracę Zespołową kierownictwo celowo nie bierze pod uwagę niedoświadczonych specjalistów.
Twórcami i autorami głównych rozwiązań są specjaliści z wieloletnim doświadczeniem w rozpatrywanej dziedzinie. Aby osiągnąć sukces, zespół stoi przed kilkoma krytycznymi zadaniami:
- Po omówieniu szczegółów lub etapów pracy należy ustalić priorytety wszystkich poziomów.
- W zespole nie powinno być mowy o jakichkolwiek projektach obcych – cała uwaga przy tym sposobie zarządzania skupia się na konkretnym produkcie.
- Najwyższe kierownictwo nie powinno ograniczać pracy zespołu, gdyż może to prowadzić do spadku nieefektywności.
- Każdy problem, który może pojawić się na etapie tworzenia produktu, należy rozwiązać wspólnie.
Przed rozpoczęciem pracy wszyscy członkowie zespołu powinni spotkać się, aby się poznać, a także omówić priorytetowe zadania. Niezwykle ważne jest, aby wziąć pod uwagę, że wszyscy współpracownicy muszą utrzymywać ze sobą relacje „od drzwi do drzwi”, co zapewni osiągnięcie pożądanego rezultatu.
Jakie rezultaty może przynieść międzyfunkcyjna praca zespołowa?
Oczywiście firmom, które mają już ustaloną hierarchię ładu korporacyjnego, nie będzie łatwo przejść na nowy, liberalny poziom relacji między pracownikami. Jednocześnie taka transformacja systemu zarządzania przedsiębiorstwem może szybko przynieść pozytywne rezultaty:
- Prawie zawsze opracowywany jest nowy produkt i wprowadzany na wolny rynek z innowacyjnymi rozwiązaniami, co daje przewagę konkurencyjną. Biorąc pod uwagę wysoki poziom konkurencji i szybki rozwój technologii informatycznych na świecie, obecność przewag nieuchronnie prowadzi do natychmiastowego wzrostu zysków.
- Przyjazna atmosfera w każdym zespole powoduje, że wszyscy członkowie zespołu są skupieni na jednym wyniku, co nie może nie zadowolić kierownictwa, ponieważ biznes zaczyna przynosić szybkie rezultaty.
- Zbiorowa motywacja pracowników – najwyższe kierownictwo może przyznać jedną premię dla całego zespołu, tak aby żaden z członków zespołu nie pozostał bez nagrody, gdyż wymagana wysokość lub inny rodzaj nagrody zostanie sprawiedliwie rozdzielony pomiędzy uczestników.
- Pracownicy posiadający mniejsze doświadczenie szybko uczą się poprzez działanie i rozwój, co wzmacnia pozycję kadrową przedsiębiorstwa.
- Dzięki wspólnej dyskusji i odpowiedniemu zadaniu pomysł rodzi się znacznie szybciej.
Wielu menedżerów dużych firm zauważa, że Cross-Functional Team Work to swego rodzaju wstrząs dla pracowników. Polega to na tym, że każdy członek zespołu pracuje efektywnie i żaden z nich nie będzie w stanie ukryć się przed ścisłym nadzorem współpracowników. Takie problemy w obrębie konkretnego działu są znacznie trudniejsze do rozwiązania, co prowadzi do spadku wydajności lub przekroczenia terminów, a także do niskiej jakości produktu informatycznego na skutek zaniedbań.
