Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: Dlaczego standardowe procedury operacyjne mają kluczowe znaczenie dla firm e-commerce
Standardowe procedury operacyjne (SOP) to sekwencyjne instrukcje, które działają jako punkt odniesienia dla kierowania procesem pracy, który wykonują pracownicy. SPO umożliwiają firmom prowadzenie codziennych operacji w spójny i przewidywalny sposób. Wdrażanie standardowych procedur operacyjnych przynosi korzyści wszystkim rodzajom przedsiębiorstw, jednak największe korzyści odniosą te, które wymagają ścisłego przestrzegania standardowych procedur i zasad.
Standardowe procedury operacyjne zwykle nie są wdrażane w firmach, które rozwijają się dzięki kreatywności, jednak nie oznacza to, że firmy te nie mają pewnych powtarzalnych procesów, które mogłyby uzyskać stabilność dzięki wdrożeniu standardowych procedur operacyjnych.
Przyjrzyjmy się teraz powodom, dla których standardowe procedury operacyjne są kluczowe dla firm, zwłaszcza przedsięwzięć e-commerce…
Korzyści z SPO dla firm
SOP można napisać w formacie krok po kroku lub przedstawić w formie schematu blokowego. Niezależnie od formatu, SPO są jasno napisane i zaprojektowane w oparciu o wkład pracowników wykonujących pracę.
SPO oszczędzają czas i pieniądze
Dla firm korzystne jest tworzenie standardowych procedur operacyjnych dla zadań, które muszą być wykonywane przez różnych pracowników. Nieprzestrzeganie standardowych procedur może oznaczać, że pracownicy marnują zasoby i czas, ponieważ muszą powtarzać pewne kroki lub naprawiać błędy. SPO zapewniają, że zadania są wykonywane za każdym razem w ten sam sposób, co oszczędza czas i pieniądze Twojej firmy.
SPO ułatwiają monitorowanie wydajności pracowników
Ustandaryzowane procedury znacznie ułatwiają życie menedżerom. Dlaczego, możesz zapytać? Proces monitorowania wydajności pracowników jest jedną z wbudowanych zalet przestrzegania SPO. Pracownicy, którzy przestrzegają SPO, są świadomi zadań, które muszą wykonać, i potrafią zaplanować efektywną realizację celów. A jeśli wszyscy pracownicy na tym samym stanowisku wykonują te same kroki, dość łatwo jest zobaczyć, którzy błyszczą, a którzy mają problemy.
Ułatwia to menedżerom mierzenie wydajności pracowników w odniesieniu do ustalonych standardów i celów oraz nagradzanie tych, którzy osiągają najlepsze wyniki, zapewniając jednocześnie więcej wskazówek lub szkoleń pracownikom, którzy osiągają słabe wyniki.
SPO ułatwiają komunikację
Standardowe procedury operacyjne, które są jasno sformułowane, pomagają pracownikom zrozumieć ich obowiązki. Poprawia to komunikację, eliminując domysły i zmniejsza liczbę incydentów, w których słaba komunikacja powoduje, że pracownicy próbują dowiedzieć się, jak wykonać określone zadania.
SPO poprawiają odpowiedzialność pracowników
SPO zapewniają również, że pracownicy są odpowiedzialni, pokazując im wyraźnie, czego się od nich oczekuje, a także informując ich, że ich praca jest mierzona.
SPO pomagają organizacjom zwiększyć produktywność
Pracownicy z jasnymi kanałami komunikacji i wiedzą, czego się od nich oczekuje, są bardziej produktywni i są bardziej prawdopodobne, że zagrają na najwyższym poziomie. Standardowe procedury operacyjne zwiększają produktywność pracowników, zmniejszając dezorientację i jasno określając, czego się od nich oczekuje.
SPO pomagają zminimalizować wpływ rotacji pracowników
Doświadczeni pracownicy często pełnią rolę trenerów ze względu na ogromną wiedzę, którą zgromadzili przez lata. Jeśli jednak opuszczą firmę, ich doświadczenie i wiedza mogą zostać utracone na zawsze. Oto, gdzie SOP mogą uratować sytuację! Tworząc SOP w oparciu o doświadczenie tych pracowników, zapewniasz zachowanie tej wiedzy w firmie.
SPO tworzą bezpieczne środowisko pracy
Standardowe procedury operacyjne poprawiają bezpieczeństwo, upewniając się, że pracownicy wykonują każde zadanie zgodnie z założeniami. Na przykład w środowisku produkcyjnym SOP nie pozostawi pracownikom miejsca na odwrócenie się od najbezpieczniejszej metody wykonywania danej czynności. Ponadto, SPO pomagają zmniejszyć odpowiedzialność prawną Twojej firmy, jeśli zdarzy się wypadek.
Korzyści z SPO dla przedsięwzięć e-commerce
Teraz, gdy już dobrze rozumiesz, w jaki sposób SOP mogą przynieść korzyści każdej firmie, przyjrzyjmy się konkretnie, w jaki sposób firmy eCommerce mogą czerpać korzyści z wdrażania SOP.
W przypadku firm zajmujących się handlem elektronicznym standardowe procedury operacyjne mogą pomóc w radzeniu sobie z wyzwaniami związanymi z przepływem pracy, poprawą współczynników konwersji i lepszym budowaniem relacji z klientami. Co więcej, standardowe procedury operacyjne mogą skuteczniej integrować systemy innych firm, co poprawia wydajność pracowników i ma bezpośredni wpływ na wyniki finansowe. Przyjrzyjmy się bliżej, w jaki sposób SPO mogą przynieść korzyści firmom handlu elektronicznego.
SPO standaryzują operacje
Dobrze zaprojektowane standardowe procedury operacyjne jasno określają, w jaki sposób należy wykonywać operacje dla Twojej firmy online, co prowadzi do wydajności i spójności. Dzięki temu Twój sklep internetowy zapewnia klientom takie same wrażenia, jakość i wyniki przez cały czas.
Jednym z takich przykładów jest opakowanie. Jeśli Twoje produkty są pakowane w ten sam sposób za każdym razem, Twoi klienci nie tylko docenią profesjonalizm, ale pozostawia to mniej miejsca na błędy ludzkie, takie jak przypadkowy brak elementu w pudełku.
SPO zachęcają pracowników do właściwego zarządzania swoimi obowiązkami i konsekwentnego wykonywania codziennych zadań.
SOP przenoszą zależność Twojej firmy od ludzi do systemów
Czas jest cenny dla wszystkich firm; przekłada się bezpośrednio na pieniądze. Dla biznesy e-commerceczas jest jeszcze cenniejszy, ponieważ większość operacji jest zautomatyzowana i zależna od czasu marże które często mogą być bardzo szczupłe. Wydajność jest kluczowa.
Typowe zadania w handlu elektronicznym, takie jak zapewnianie jakości, mogą być czasochłonne bez standardowych procedur operacyjnych. Na przykład sklepy internetowe często muszą sprawdzać jakość produktów przed ich wysyłką. Wdrażanie standardowych procedur operacyjnych, które jasno definiują wymagane kroki i ich automatyzacja, może zwiększyć produktywność i rentowność Twojego przedsięwzięcia e-commerce, ponieważ nie musisz polegać wyłącznie na wspomnieniach swoich pracowników.
Standardowe procedury operacyjne zapewniają zadowolenie klienta w trakcie i po sprzedaży
SPO mogą nie tylko pomóc w rozwoju biznes e-commerce, ale także ułatwiają realizację skomplikowanych projektów. Poprawia to doświadczenie klienta w Twoim sklepie internetowym, prowadząc do trwalszych relacji z klientami.
Standardowe procedury operacyjne mogą być stosowane do wszystkiego, w szczególności do uproszczenia komunikacji, logistyki, relacji z klientami, a nawet systemów rozliczeniowych w Twoim sklepie internetowym. Ich wdrożenie zapewnia podobne doświadczenie dla klientów za każdym razem, gdy zatrzymają się w Twoim sklepie. Twoi klienci z pewnością to docenią i wrócą po pozytywne doświadczenia.
SPO mogą zwiększyć wartość Twojej marki i pozycjonowanie Twojego produktu
SPO zachęcają do pracy zespołowej i zapewniają kroki i zasady współpracy. Może to być przydatne w kampaniach marketingowych. Na przykład SPO mogą określać podejście, które będzie stosowane w kampaniach marketingowych oraz sposób, w jaki różne działy będą współpracować, aby osiągnąć określone cele. Być może chce tego Twój dział marketingu zbudować Instagram następny. Korzystając ze sprawdzonej procedury SOP, możesz to osiągnąć szybciej i skuteczniej, niż gdybyś próbował „uskrzydlić” (z braku lepszego określenia).
Innym przykładem może być konieczność współpracy eksperta ds. optymalizacji pod kątem wyszukiwarek z projektantem lub programistą stron internetowych. Będą współpracować, aby poprawić SEO Twojej witryny. Obejmuje to między innymi poprawę jakości treści w sklepie internetowym poprzez wstawianie odpowiednich linków, aktualizowanie treści w celu uwzględnienia określonych słów kluczowych oraz przeprowadzanie technicznej analizy SEO na stronie. Ten proces współpracy może przebiegać płynnie tylko wtedy, gdy Twoja firma ma jasno zdefiniowaną SOP, która określa zadania i obowiązki każdego członka.
Jeśli zdarzy ci się być w Amazon sprzedaży biznesowej, poprzez wdrożenie istniejącej SOP dotyczącej zalecanego użycia Amazon Reklamy produktów sponsorowanychmożesz wyprzedzić konkurencję i wycisnąć z niej jak najwięcej zysków Amazonpotężna platforma reklamowa.
Standardowe procedury operacyjne dają Twojej firmie przewagę nad konkurencją
Internetowe środowisko biznesowe jest bardzo konkurencyjne ze względu na łatwość, z jaką przepływa informacja, a także niskie ryzyko związane z wejściem w tę przestrzeń. W większości przypadków nie potrzebujesz nawet fizycznego biura ani magazynu, aby uruchomić swój startup. Konsumenci są często bombardowani reklamami różnych firm oferujących podobne lub konkurencyjne produkty i usługi.
Wdrażając standardowe procedury operacyjne, Twoja firma może dostarczać produkty i usługi wyższej jakości oraz wyprzedzać konkurencję. Te SPO powinny w idealnym przypadku zawierać jasne instrukcje krok po kroku, a także zawierać procesy biznesowe, które okazały się skuteczne.
Jak zacząć pisać SOP
Możesz od razu zacząć korzystać z SOP. Chociaż dostępnych jest wiele narzędzi programowych, które pomagają tworzyć standardowe procedury operacyjne i zarządzać nimi, wystarczy użyć czegoś tak prostego, jak edytor dokumentów, taki jak Microsoft Word lub Dokumenty Google. Następnie możesz udostępnić dokumenty elektronicznie swoim pracownikom lub wydrukować je i rozprowadzić w segregatorach.
Kto jest odpowiednią osobą do pisania tej SOP?
Powinien to być pracownik posiadający największą wiedzę na temat dokumentowanego procesu. Być może nie jest to jedna osoba i będziesz musiał zaangażować wiele osób.
Co uwzględnić w SOP?
Krążą różne opinie nt podstawowa struktura SOPjednak większość z nich zawiera:
- Strona tytułowa (zawiera datę publikacji/rewizji oraz nazwiska autorów)
- Spis treści (opcjonalnie, w zależności od długości SOP)
- Cel lub zakres SPO
- Definicje terminologiczne (jeśli używa nietypowej terminologii)
- Procedury (ta sekcja powinna zajmować większą część dokumentu – wymień wszystkie wymagane kroki, podając tyle szczegółów, ile potrzeba)
Streszczenie
Prawdopodobnie już zdajesz sobie sprawę, że SOP to nie tylko podstawowe instrukcje dla pracowników. W rzeczywistości są to kluczowe dokumenty strategiczne, które odgrywają znaczącą rolę w sukcesie każdej firmy, czy to w Internecie, czy w świecie stacjonarnym.
Jeśli jeszcze nie wdrażasz standardowych procedur operacyjnych w swojej firmie, powinieneś poważnie to rozważyć.
