Technologiczne, Gadżety, Telefony Komórkowe, Pobieranie Aplikacji!

Lista kontrolna wdrożenia klienta w 6 krokach dla agencji (+bezpłatny szablon)

Lista kontrolna wdrożenia klienta w 6 krokach dla agencji (+bezpłatny szablon)

SZYBKIE PODSUMOWANIE:

Wdrażanie klientów to kluczowy proces zapewniający płynne przejście i silne relacje robocze z nowymi klientami. Dobrze zorganizowana lista kontrolna wdrażania klienta jest niezbędna, aby agencje mogły zebrać niezbędne informacje, zrozumieć oczekiwania klientów i zmniejszyć ryzyko nieporozumień w komunikacji. Ten sześcioetapowy przewodnik zapewnia kompleksowe ramy skutecznego wdrażania klientów, dostosowane do różnorodnych potrzeb agencji i poprawy relacji z klientami.

Właśnie powitałeś nowego klienta w swojej agencji marketingowej. *przybijam piątki dookoła* 🙌

Zanim jednak zaczniesz nalewać szampana, czas wdrożyć nowego klienta, aby zapewnić mu sukces i rozpocząć relację z klientem od silnego, trwałego pierwszego wrażenia.

Zarządzanie oczekiwaniami klientów jest niezbędne do utrzymania klienta i zaczyna się już pierwszego dnia. Bez odpowiednich procesów przypadkowo zniweczysz cele rozwojowe swojej agencji.

Jeśli nie masz jeszcze szablonu listy kontrolnej wdrożenia klienta lub chcesz sprawdzić, czy maksymalnie wykorzystujesz tę krytyczną fazę relacji agencja-klient, trafiłeś we właściwe miejsce.

W tym artykule znajdziesz sześcioetapową listę kontrolną dotyczącą wdrażania klientów, która pomoże Ci sprawnie wdrażać nowych klientów i ograniczać odpływ klientów.

Zacznijmy…

Co to jest lista kontrolna wdrażania klienta?

Lista kontrolna wdrażania klienta (znana przez niektóre agencje jako lista kontrolna wdrażania klienta) to ustrukturyzowane narzędzie wykorzystywane przez agencje do skutecznej integracji nowych klientów ze swoimi systemami. Niniejsza lista kontrolna służy jako plan działania, przedstawiający każdy krok wymagany do osiągnięcia jasnego porozumienia między agencją a klientem od początku współpracy. Zwykle obejmuje kroki mające na celu zebranie kluczowych informacji na temat celów biznesowych klienta, określenie jasnych oczekiwań i zapewnienie wdrożenia wszystkich niezbędnych umów i procesów.

Podstawową funkcją listy kontrolnej jest usprawnienie procesu onboardingu, dzięki czemu jest on wydajny i spójny. Pomaga to uniknąć typowych pułapek, takich jak nieporozumienia w komunikacji lub przeoczenie istotnych szczegółów, co może prowadzić do niezadowolenia lub utraty klienta. Korzystając ze standardowej listy kontrolnej, agencje mogą zapewnić, że każdemu nowemu klientowi poświęcono ten sam poziom uwagi i dokładności, co sprzyja zaufaniu i profesjonalizmowi.

W istocie lista kontrolna wdrożenia klienta to coś więcej niż zwykła lista zadań. To strategiczne narzędzie, które wzmacnia zaangażowanie agencji w zrozumienie i zaspokajanie unikalnych potrzeb każdego klienta, kładąc podwaliny pod udaną, długoterminową relację.

Korzyści z listy kontrolnej wdrożenia klienta

Wdrażanie klienta – lub wprowadzanie klienta – to proces, dzięki któremu przyciągasz nowego klienta do swojej firmy.

Kiedy witasz nowego klienta w swojej agencji, potrzebujesz szczegółowego przepływu pracy, aby mieć pewność, że wszystko przebiegnie sprawnie. Każdy proces wdrażania nowego klienta powinien również zapewniać wszystkie informacje potrzebne do osiągnięcia celów biznesowych klientów, w przeciwnym razie ryzykujesz strzelanie na ślepo w celu osiągnięcia sukcesu podczas tego procesu wdrażania.

Lista kontrolna dotycząca wdrożenia klienta zapobiegnie także przeoczeniu ważnych szczegółów i popełnieniu błędów, które będą kosztować Twoją agencję zarówno czas, jak i pieniądze.

Nie tylko formalizuje Twoją umowę, ale także pozwala zebrać od klientów wystarczającą ilość informacji, aby:

  • Zapewnia formalny, powtarzalny krok w procesie wdrażania nowego klienta

  • Upewnij się, że rozumiesz oczekiwania swojego klienta.

  • Zmniejsz ryzyko nieporozumień w komunikacji, aby zapobiec przyszłym nieporozumieniom.

  • Udowodnij profesjonalizm swojej agencji, zwracając uwagę na szczegóły.

Poza tym posiadanie przejrzystego przepływu pracy związanego z wdrażaniem klientów pozwala każdemu członkowi rozwijającego się zespołu być na tej samej stronie podczas budowania relacji z klientami.

W końcu spójność jest niezbędna dla skalowalności.

Jak wdrożyć proces wdrażania klienta

Ta składająca się z sześciu kroków lista kontrolna dotycząca wdrażania nowego klienta obejmie kluczowe punkty kontaktu, aby pomóc usprawnić proces wdrażania klienta i zmniejszyć ryzyko rezygnacji. Obejmuje:

  1. Umowa i płatność

  2. Wewnętrzne spotkanie inauguracyjne

  3. Kwestionariusz wprowadzający

  4. Skonfiguruj raportowanie klienta

  5. Zarządzanie projektami

  6. Spotkanie wprowadzające klienta

Chociaż nie ma dwóch takich samych agencji, ten szablon wdrażania klienta pomoże Ci nawiązać silną relację roboczą od pierwszego dnia, pozostawiając Ci miejsce na personalizację i uczynienie z niego Twojego SOP w zakresie wdrażania klienta.

1. Zabezpiecz podpisaną umowę i ustal metody płatności

Choć wyraźne „tak” lub uścisk dłoni sprawia ogromną przyjemność, nie jest to oficjalne, dopóki nie dołożysz należytej staranności i nie umieścisz tego na piśmie.

Jasne ustalenia prowadzą do długotrwałych relacji.

Dlatego pierwszym krokiem w procesie onboardingu jest zapewnienie nowemu klientowi umowy.

Istnieje więcej niż jeden sposób udostępnienia umowy — i nie trzeba tego robić osobiście, aby była ona oficjalna. Wysyłaj i podpisuj umowy za pośrednictwem poczty elektronicznej lub nawet platform internetowych, takich jak DokumentDocuSign Lub Witam, znak.

Jeśli są podekscytowani współpracą z Twoją agencją, przejrzenie umowy, zadawanie pytań i odesłanie podpisanej kopii nie zajmie im dużo czasu.

W tym momencie pozostaje już tylko jedno: poczekać, aż klient dokona płatności. Jasno określ, z jakich usług finansowych chcesz skorzystać, aby otrzymać płatność, czy to przelewem bankowym, czekiem, kartą kredytową, czy też przelewem online za pośrednictwem systemu PayPal.

Wskazówka agencji: Chociaż żądanie płatności z góry jest opcjonalne, dobrą praktyką jest żądanie depozytu na początku umowy. Zaniedbanie tego naraża Cię na ryzyko braku płatności, co nigdy nie jest zabawną interakcją.

Pamiętaj, że umowa polega na ustaleniu jasnych oczekiwań i budowaniu solidnych relacji, które sprawią, że obie strony będą zadowolone.

2. Wewnętrzne spotkanie inauguracyjne

Teraz, gdy masz już za sobą pierwsze dwie główne przeszkody, czas przypisać zespół i przygotować się do projektu.

Tutaj możesz:

  • Zapoznaj się z zakresem projektu.

  • Przydzielaj role i obowiązki.

  • Zadawaj i odpowiadaj na kluczowe pytania.

  • Udostępniaj kluczowe informacje o klientach, takie jak adres URL witryny, uchwyty społecznościowe, kluczowe kontakty w ich firmie, dostęp do odpowiednich loginów i materiały marketingowe.

  • Ustal kolejne kroki.

Podobnie jak lista kontrolna wdrożenia, Twoje wewnętrzne spotkanie inauguracyjne powinno pozostać spójne w przypadku każdego klienta. Następnie Twój zespół powinien omówić, w jaki sposób będzie oceniał swoje postępy i osiąganie swoich celów.

Zanim jednak określisz KPI i wskaźniki oraz sposób ich osiągnięcia, będziesz potrzebować więcej informacji.

3. Wyślij swój kwestionariusz wprowadzający

Wyślij szczegółowy, ale zwięzły e-mail powitalny, który dostarczy klientowi informacji niezbędnych Twojej agencji do kontynuowania projektu.

I tu z pomocą przychodzi kwestionariusz onboardingowy klienta. Ma on na celu lepsze zrozumienie wymagań klienta i spełnienie jego oczekiwań.

Oto kilka wskazówek, jak najlepiej wykorzystać kwestionariusz procesu onboardingu:

  • Nie zamieszczaj zbyt wielu pytań – od 15 do 20 powinno wystarczyć.

  • Zastanów się, w jaki sposób najlepiej rozpowszechnisz kwestionariusz – czy to w Arkuszach Google, czy w aplikacji.

  • Zaproponuj termin, np. „Chcielibyśmy otrzymać kwestionariusz w ciągu 10 dni roboczych”.

  • Zaoferuj swoją pomoc w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości i podaj odpowiednie dane kontaktowe.

Dobrze przemyślana ankieta dostarczy informacji przydatnych zarówno w procesie onboardingu, jak i do wykorzystania w przyszłości.

4. Skonfiguruj raportowanie klienta

Kiedy już wiesz, jakie kampanie będziesz prowadzić, najlepiej zacząć crackować i zacząć śledzić! Pomoże Ci to nie tylko porównać cele z celami, ale także pomoże Ci porównać postępy. I to wygląda dobrze.

Kiedy wdrażamy klienta, pytamy, jakie są jego KPI, a następnie prosimy o pomoc w podłączeniu jego kont do naszego systemu. Pokazujemy im, co będziemy śledzić, jak to będziemy śledzić i czego mogą się spodziewać.

Ruben Roel, Prezes, Marketing badaczy

Zgłaszanie klientów jest tradycyjnie uciążliwe. Ale po zautomatyzowaniu jest to radość i bogactwo wiedzy. Oszczędza to dziesiątki, a nawet setki godzin każdego miesiąca, w zależności od liczby klientów.

Dlatego Twoja agencja marketingowa musi przestrzegać najlepszych praktyk w zakresie raportowania – kompleksowego i zautomatyzowanego systemu raportowania, który pozwoli Twoim klientom być na bieżąco i śledzić Twoje postępy w czasie rzeczywistym, bez konieczności logowania się i wylogowywania z wielu platform.

Na przykład samo SEO obejmuje kilka kluczowych wskaźników potrzebnych do optymalizacji kampanii:

  • Rankingi słów kluczowych

  • Analityka linków zwrotnych

  • Analiza konkurencji

  • Analityka strony internetowej

  • Strony z najwyższymi rankingami

Agencje oferujące więcej usług będą miały naturalnie na swoich listach dziesiątki kolejnych.

Zamiast ręcznie sprawdzać Semrush, Hubspot, Google Analytics, Facebook i wszystko pomiędzy, platforma raportowania Twoich klientów powinna zintegrować się z unikalnymi kanałami marketingowymi Twoich klientów i umieścić je wszystkie pod jednym parasolem.

W ten sposób Twoje dane są wizualizowane w pulpitach nawigacyjnych i raportach gotowych dla klienta, a Ty możesz skupić się na kreacji marketingowej.

Przeciągnij i upuść KPI swoich klientów za pomocą SimplyTrends Automatyczne raportowanie Platforma. Wypróbuj za darmo przez 14 dni!

Aby zapewnić spójność raportów, musisz także wiedzieć, jak często i jak często Twoi klienci chcieliby przeglądać swoje wyniki.

  • Czy będziesz wysyłać raporty okresowe czy dashboard na żywo?

  • Jaka jest częstotliwość raportowania?

  • Kto jest odpowiedzialny za dodanie podsumowania raportu i spersonalizowanego komentarza do każdego raportu?

Po skonfigurowaniu wstępnych szablonów raportów lub pulpitów nawigacyjnych ustaw swoje preferencje za pomocą oprogramowania do automatycznego raportowania, aby nie musieć ponownie zastanawiać się nad terminami. A w miarę dalszego rozwoju Twojej agencji i częstszego pozyskiwania klientów możesz z łatwością powielić tę konfigurację, korzystając z szablonów kampanii, które zawierają wstępnie wypełnione pulpity nawigacyjne i raporty, z których Twój zespół wielokrotnie korzysta.

Tworzy to szybki i spójny proces wdrażania raportów dla klientów. Już nigdy więcej nie będziesz musiał tworzyć od zera konfiguracji raportowania dla nowego klienta!

5. Wstępna konfiguracja projektu

Dobre zarządzanie projektami jest niezbędne do zarządzania kontami klientów. A wszystko zaczyna się na etapie konfiguracji. Dlatego tak ważny jest wybór i używanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami.

Jeśli chcesz zaktualizować swój stos technologiczny i szukasz oprogramowania do zarządzania projektami, ta lista z Capterra obejmuje platformy, które obecnie dominują w sektorze zarządzania projektami.

Gdy już posiadasz oprogramowanie do zarządzania projektami, możesz:

  • Dodaj nowego klienta,

  • Zaproś członków zespołu do projektu,

  • Prześlij wszystkie istotne informacje, takie jak dane kontaktowe, umowy i zakres prac oraz

  • Wyznaczaj kamienie milowe, aby utrzymać zaangażowanie zespołu i posuwanie się do przodu.

Oprogramowanie do raportowania klientów idzie w parze z oprogramowaniem do zarządzania projektami, aby zapewnić bezbłędną realizację na każdym etapie. Skorzystaj z oprogramowania do raportowania klientów, aby uzyskać przydatne narzędzia do zarządzania klientami, które pomogą Ci przydzielać zadania i być na bieżąco z analityką kampanii.

Oczywiście ważne jest, aby bieżące informacje w narzędziu do zarządzania projektami były aktualne, aby mieć pewność, że Twój zespół będzie na bieżąco z wszelkimi nowymi zmianami. Oprogramowanie do zarządzania projektami wykonuje całą ciężką pracę za kulisami, więc nie pomijaj tego kroku. Organizacja jest kluczem do trwałego sukcesu Twojej agencji.

6. Spotkanie inauguracyjne klienta

Gdy będziesz już gotowy, a wszystkie zespoły i systemy będą już gotowe, czas zorganizować spotkanie inauguracyjne z klientem.

To ostatni element układanki pierwszego wrażenia. Dlatego nie przystępuj do pierwszego spotkania, dopóki:

Klient powinien spotkać się z zespołem ekspertów, którzy mają jasny plan działania i narzędzia, aby go osiągnąć. Po uporządkowaniu tych szczegółów nadszedł czas, aby zaplanować pierwsze spotkanie.

Oto jak to będzie wyglądać:

  • Przedstaw wszystkich członków swojego zespołu.

  • Poproś o krótkie wprowadzenie wszystkich po stronie klienta.

  • Szybko przejrzyj kwestionariusz wprowadzający, szczególnie jeśli Ty (lub klient) masz pytania lub wątpliwości.

  • Jasno określ kolejne kroki.

Głównym celem pierwszego spotkania wprowadzającego klienta jest doprowadzenie wszystkich do tego samego poziomu. Bez tego Twój zespół mógłby obrać jeden kierunek, podczas gdy Twój klient oczekuje, że pójdziesz inną ścieżką. A tego na pewno nie chcesz.

Po pierwszym spotkaniu zbierz się ponownie ze swoim zespołem, aby załatać wszelkie luźne końce.

Niektóre z głównych punktów dyskusji będą dotyczyć:

  • Pytania, na które musisz odpowiedzieć klientowi.

  • Wątpliwości lub potencjalne punkty sporne.

  • Wszystko, co nie jest zgodne z ustalonym zakresem pracy – wskazówka: często wtedy rozpoznajesz coś po raz pierwszy pełzanie zakresu.

  • Informacje, które należy dodać do systemu zarządzania projektami, takie jak nowe kontakty

  • Kolejne kroki (czas faktycznie zabrać się do pracy nad projektem).

Wskazówka agencji: Twój klient bierze udział w spotkaniu, ale Ty je prowadzisz. Przejmij kontrolę, kieruj ją we właściwym kierunku i dbaj o to, aby wszystkie strony działały zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Oczywiście przyjacielski e-mail uzupełniający po pierwszym spotkaniu, podsumowujący najważniejsze punkty i proszący o zachowanie otwartych kanałów komunikacji, nie zaszkodzi.

Teraz możesz zacząć stukać okularami.

Podsumowanie i najważniejsze wnioski

Każdy cykl życia klienta obejmuje wdrażanie nowych klientów, działania następcze i obsługę. Często to pierwsze doświadczenie w procesie wdrażania klienta wyznacza grunt pod resztę relacji roboczej.

Nad 80% dyrektorów stwierdziło, że usprawnienie wdrażania klientów „ma znaczący lub umiarkowany pozytywny wpływ na cały okres obowiązywania umowy w zakresie przychodów, odnowień klientów i poleceń klientów”.

Znaczący czy umiarkowany pozytywny? Weźmiemy to!

Dzięki liście kontrolnej wdrażania klienta, niezawodnemu narzędziu do automatyzacji raportowania i narzędziom do zarządzania projektami Twoja agencja ma wszystko, czego potrzebuje, aby wspierać swoich pracowników i klientów w długotrwałej relacji z klientem. Włącz raportowanie klientów na autopilocie i skaluj swoją agencję za pomocą SimplyTrends. Rozpocznij 14-dniowy bezpłatny okres próbny już dziś.