Wirtualne biuro to nowy model przestrzeni pracy oparty na technologii. Istnieje już od jakiegoś czasu, ale ostatnio zyskuje na popularności. Dzieje się tak dlatego, że branże i przedsiębiorstwa przekonały się o korzyściach płynących z pracy w domu.
Praca zdalna sprawiła, że zakładanie i prowadzenie firmy stało się mniej uciążliwe. Zachęcamy małe firmy działające z domu do przyczyniania się do rozwoju małego przemysłu. Wirtualne biuro pomaga nie tylko firmom prowadzącym działalność w domu, ale także startupom i przedsiębiorstwom skalować i ograniczać koszty ogólne.
Nowy sposób pracy udowodnił, że pracownicy są bardziej produktywni, pracując w komfortowym środowisku i dotrzymując terminów. Kultura start-upów również ma do odegrania znaczącą rolę w tym podsumowaniu.
Nowa kultura przestrzeni pracy uświadomiła nam, że ludzie pracują lepiej na swoich warunkach. Wszyscy mamy swoje zegary biologiczne, niektórzy z nas śpią do późna, a inni ranne ptaszki. Praca według naszego zegara biologicznego przynosi lepsze rezultaty i satysfakcję osobistą.
Wirtualne biuro posiada wiele funkcji, które pomogą Ci efektywnie osiągać swoje cele. Największym powodem popularności wirtualnego jest to, że cię uwalnia. Jako właściciel firmy nie musisz martwić się rachunkami za media, personelem administracyjnym, udogodnieniami biurowymi i sprzętem biurowym.
Wszystko otrzymasz po prostu zapisując się do usługi. Wszystko, od mediów po obiekty biurowe, jest obsługiwane przez usługodawcę. Wirtualne biuro zapewnia najnowocześniejsze udogodnienia i nie ma sobie równych w biurowej przestrzeni do pracy. Poprzez swoje obiekty i wnętrza przenosi Cię do ligi dużych przedsiębiorstw.
Cechy wirtualnego biura:
- Pierwszą funkcją, jaką zapewnia wirtualne biuro, jest adres biura w popularnej lokalizacji, która jest komercyjnie powiązana z Twoją branżą. Adres ten jest zarejestrowany i całkowicie legalny do wykorzystania w materiałach i dokumentach biznesowych.
- Usługa obsługi połączeń to druga najpopularniejsza funkcja oferowana przez wirtualne biuro. Wyszkoleni i doświadczeni operatorzy telefoniczni profesjonalnie obsługują wszystkie połączenia służbowe. Osoba dzwoniąca nie jest w stanie rozróżnić, skąd pochodzi połączenie. Będzie miał wrażenie, że Twoja firma jest taka sama jak inne przedsiębiorstwa.
- Kolejną niesamowitą funkcją wirtualnego biura jest usługa przekazywania poczty. Twoja pilna i poufna poczta jest otwierana dyskretnie. Następnie jest on skanowany i wysyłany do Ciebie e-mailem, dzięki czemu możesz odbierać ważne wiadomości w dowolnym miejscu na świecie. Oczywiście gwarantujemy pełną prywatność i poufność.
- Nie ulega wątpliwości, że technologia jest bardzo ważna w pracy zdalnej. Instalowanie i aktualizowanie technologii wymaganej do bezproblemowej pracy. Samodzielne wykonanie tego wymaga pieniędzy i wysiłku.
Jeśli masz ograniczony budżet i nie jesteś dobrze zaznajomiony z technologią, aktualizacja będzie kłopotliwa. Będziesz potrzebować firmy technologicznej, która Cię poprowadzi, oraz wielu różnych aplikacji, aby to działało. Ale dzięki wirtualnemu biuru nie musisz martwić się kosztami, regularną aktualizacją i wiedzą techniczną.
- Nawet pracując zdalnie, musisz spotykać się fizycznie ze swoimi pracownikami i klientami. W tym celu wirtualne biuro oddaje do Państwa dyspozycji całkowicie wyposażone i umeblowane sale konferencyjne. W tych pokojach można organizować spotkania grupowe, telekonferencje i konferencje. Mają cały sprzęt, jakiego będziesz potrzebować, aby to zrobić.
- Kolejną wyróżniającą cechą, która robi wrażenie zarówno na klientach, jak i pracownikach, jest atmosfera panująca w biurze. Jest urządzony i umeblowany w profesjonalny, a zarazem modny sposób. Całe otoczenie zostało zaprojektowane tak, aby sprawiało dobre wrażenie.
- Cała praca i brak zabawy mogą sprawić, że Ty i Twoi pracownicy znudzicie się. Nowa kultura startupów opiera się na ciężkiej pracy i twardej strategii. Pracownicy stają się zmotywowani, jeśli dają im szansę na chwilę relaksu. Dla ich rekreacji wirtualne biuro oferuje udogodnienia, takie jak baseny, sale gier, kawiarnie i restauracje.
Jakie są podstawowe procesy biznesowe i jak pomaga w nich wirtualne biuro:
Podstawowe lub podstawowe procesy biznesowe, które są częścią każdej firmy, to:
- Zarządzanie projektami
- Zarządzanie zasobami ludzkimi
- Rachunkowość i finanse
- Sprzedaż i marketing
- Rozwój biznesu
Wirtualne biuro oferuje wiele funkcji i aplikacji, które pomogą Ci sprawnie i przy minimalnym poziomie trudności realizować procesy biznesowe. Przyjrzyjmy się punkt po punkcie, jak to się robi:
- Do zarządzania projektami wirtualność oferuje narzędzia do współpracy i bezpiecznego udostępniania danych. Bez problemu możesz zarządzać swoim zespołem i współpracować z nim na każdym etapie rozwoju projektu.
Poza tym masz również dostęp do sal konferencyjnych na spotkania związane z planowaniem projektu. Wirtualne biuro oferuje Państwu planowe korzystanie z pomieszczeń biurowych i ich wyposażenia m.in. telefony, Wi-Fi, skanery, drukarki, faksy itp.
- Zasoby ludzkie to ważny problem dla każdej firmy, ale są również istotne. Wirtualne biuro odciąża większość obowiązków w tym dziale. Cały personel administracyjny i personel recepcji są zarządzane i opłacane przez dostawcę usług biura wirtualnego.
Nie musisz ich zatrudniać, zarządzać ani płacić. Odpowiadasz tylko za swój zespół. Wirtualne biuro sprawia, że zarządzanie zespołem staje się prostsze i łatwiejsze. Istnieją narzędzia programowe, które pomagają zapewnić obecność i wydajność pracowników.
- Rachunkowość i finanse wymagają regularnego prowadzenia ewidencji wydatków i zarobków. Istnieje wiele programów księgowych, które ułatwiają zarządzanie finansami. Jeżeli nie masz pojęcia o księgowości, to warto zatrudnić do tego księgowego.
Możesz zatrudnić niezależnego księgowego, ponieważ nie będzie to skomplikowane zadanie; większość Twoich wydatków pokrywasz z opłat abonamentowych. Jeżeli posiadasz podstawową wiedzę z zakresu księgowości to wystarczy prosta aplikacja księgowa.
- Kolejnym ważnym procesem biznesowym jest sprzedaż i marketing. Wirtualne biuro również Ci to ułatwia. Daje Ci legalny adres firmy, który możesz wykorzystać w swoich materiałach marketingowych. Otwiera także dla Ciebie rynek globalny.
Otrzymujesz dostęp do rynków innych niż rynek lokalny. Zapewnia obsługę klienta poprzez obsługę recepcji.
- Najważniejszą częścią rozwoju biznesu jest skalowalność. Wirtualne biuro pomaga w rozszerzeniu działalności na inne regiony poprzez prostą subskrypcję. Skalowanie firmy to trudne wyzwanie dla każdej firmy, dużej i małej.
Głównym powodem jest to, że otwarcie nowego oddziału w innym regionie i zarządzanie nim jest nie tylko trudne, ale także szybko wyczerpuje Twoje środki. Dzięki wirtualnemu biuru możesz wypróbować nowe wody bez większych wydatków i wysiłku.
